專職秘書在教學醫院臨床科室中的作用

摘 要：在我國，各大醫院尤其是教學醫院的專家大都有社會和行政職務，既要開展臨床工作，又要進行科研、教學，處理行政事務，非臨床事務占用了他們在臨床上的時間，造成醫療資源浪費。為了減少臨床科室的非醫療性工作，本院組建了一支專門從事非醫療性質工作的人員體系——專職秘書。該體系的建立及應用，為臨床科室、部門及醫院減少了大量的事務性工作，醫護人員更有效合理地利用自己的時間，醫院內部和醫院之間信息可以更快速便捷地傳達，為醫院的持續穩定發展起到了重要作用。

關鍵詞：專職秘書;教學醫院;臨床;醫院管理

一、概述

1.醫學秘書的概念

在歐美國家，醫學秘書是指受聘于各類醫院、醫生個人、政府醫療保健部門、大公司的衛生部門、生活醫藥醫療用品的大公司、醫學科研機構和醫藥圖書出版布部門等處的秘書。這類秘書主要的職責和任務是：與病人預約就診時間，辦理病人的就診手續，為醫生制定的就診病人聯系會診醫院，醫療文件書寫，審核醫療保險等，醫學秘書要具備良好的醫德、較多的醫學知識和熟悉工作程序，并掌握會計、保險方面的知識和技能，到專門的培訓學校學習，通過考試取得合格證書。

2.本院專職秘書情況

本院是大型綜合型教學醫院，年門診量達250萬人次，年住院量達100萬人次，近十年來，患者需求不斷增多，醫院規模不斷擴大，床位達5000張，醫護人員的工作量日益增加，工作時間處于飽和狀態，醫患需求失衡。除了處理臨床業務之外，還有大量事務性工作需要處理，一些非醫療性質的工作占了一定的比例，這些工作增加了醫護人員體力和精神上的負擔。為了給臨床醫護人員減壓，為臨床科室專門承擔非醫療性質工作，使其有更多的精力和時間投入到醫療、教學、科研和管理工作中，減少繁瑣的行政事務性工作的壓力，提高管理質量和業務水平，實現人才效益的最大化，為專家配備專職秘書，代其處理可替代性工作的需求應運而生。然而受醫院人事編制、職業發展空間的影響，醫生秘書這個職業需求旺盛但推廣難。結合自身特點，本院于2002年建立了有自身特色的專職秘書體系，部分臨床科室配備了專職秘書，到目前為止，所有臨床科室均配備了專職秘書。

二、功能職責

醫院專職秘書定位于科室秘書，從服務對象來說，有別于私人秘書或者辦公室秘書，除了主要服務于專家教授、科室主任、技術骨干外，同時也需要協助科室其他醫護人員，以及配合醫院和各個行政職能部門，一起做好協調管理工作。

1.科室管理方面

（1）幫助收集整理科室各類各級人員的信息資料，建立科室人力資源檔案資料并定期進行維護。

（2）認真地做好科室內部、院內和院外會議準備工作，并做好記錄，會后及時整理。

2.醫療、教學、科研方面

（1）幫助科室收集病人資料、入院病人的登記預約和出院病人隨訪。

（2）建立患者投訴、醫療糾紛記錄本，收集、整理意見和建議，協助科室負責人和相關部門及時處理，并記錄處理結果。

（3）協助科室負責人和教學辦公室安排科內教學場地，提前準備教具，制作相應教學課件，協助安排研究生論文答辯工作，并負責教學檔案和各種教學資料的日常整理和維護。

（4）及時發布科研信息，提醒醫護人員申報各級各類基金課題和科研成果獎，安排好科室各項學術活動，收集整理科室重點學科建設和申報資料。

3.科室日常工作和考勤

（1）協助科室負責人做好醫護人員考勤記錄，記錄休假及補休時間，定期向科室負責人報告缺勤事件。

（2）協助科室負責人書寫申請、報告及收發通知，科室負責人審核簽核后，送至醫院相關部門或領導，及時向科室負責人反饋。

（3）及時向科室負責人和相關部門匯報科室發生的突發事件，按時完成醫領導、相關部門和科室負責人臨時交辦的各項工作和任務。

4.信息交流、傳遞及反饋

（1）協助醫院行政部門發布各種信息。

（2）建立文件收發登記本，負責科室信件的收發、登記和管理。

（3）公務電話登記，及時聯系相關人員。

（4）協助護士長對患者進行滿意度調查，及時對信息分析反饋。

三、作用及效果

1.根據臨床科室需求合理安排秘書入職

本院招收的專職秘書來自不同的專業，包括醫學、計算機、電子商務、信息管理、外語等。在秘書招聘之前，由科室向人事科提出申請，人事科根據每個科室需要專職秘書的專業、業務技能等進行調研，由醫院對秘書進行統一培訓、考核，將條件相符的秘書合理地分配到相應科室，既滿足了臨床科室的特殊需求，又充分發揮專職秘書的專業特長和各項技能，對科室的發展和專職秘書的價值體現都有很大的幫助。

2.優化臨床科室事物流程，保證更優質的醫療護理

醫院尤其是教學醫院，作為高技術、高人才密集型單位，一方面醫護人員要面對患者，要保證醫療質量;另一方面又要進行教學和科研，還有其他行政工作，醫護人員需要更多的時間、更大的空間。因此，專職秘書體系應運而生，從臨床科室反饋，醫護有更多的時間與患者溝通，不僅可以較少醫療糾紛，同時有更多的時間進行學術研究。

3.信息傳達及反饋質量，提高效率

隨著醫院的不斷擴大，醫院各臨床科室床位擴張，科室人員增加，各種新技術新業務逐步開展，各科室之間有了更多的聯系和交流，專職秘書將科室內部信息和醫院下達的各項政策及決定快速、準確、有效地傳遞給科室人員，使科室人員及時了解科室醫院各項政策和規定，加快了信息的傳遞和反饋速度，保證了醫院各項政策精神在臨床科室的透明化，讓科室人員及時了解醫院動向和發展，保證醫療護理工作的正常進行，加大醫院行政部門的執行力。

四、體會

我院建立專職秘書體系十余年，完成了大量的行政事務性工作，如科室人員信息檔案管理、醫院文件傳遞、科室各種數據整理、出院病人隨訪等，尤其在全國百佳醫院評審、三甲醫院評審、醫療質量管理年、國家重點學科申報、各專科學術年會、科研、教學、職稱評審等工作中起到非常重要的作用，真正把學科學術領頭人、教授及科室領導等從繁瑣的行政非臨床事務中解放出來，實現了人力資源專業化的目的。專職秘書在工作過程中逐漸形成一套專門的工作流程，行動快、效率高，起到事半功倍的效果，在科室與科室人員之間、各科室之間、科室與醫院行政部門之間起到橋梁作用。

專職秘書體系的建立，確實為醫院和科室的快速發展，起到了很大的輔助作用。但專職秘書的工作和效果量化，是否可以引進職業經理人的培訓模式或其他管理模式，尚需要進一步探討研究。臨床專職秘書并不是一件簡單的工作，它不僅要求從業者有醫學背景，還需要有較強的協調和溝通能力，再加上這個“新生事物”的出路和發展空間仍不明朗，造成諸多醫學專業人才對此不感興趣，因此要提升醫生秘書的專業性和穩定性，合理量化專職秘書工作，有效建立考評激勵機制，對專職秘書的工作量化評分，將量化考核和績效獎金掛鉤，激發專職秘書的工作熱情，推動專職秘書的發展。

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