淺談教務(wù)管理工作中學(xué)籍管理存在的問題及對策

【摘要】：各高等院校的學(xué)籍管理是學(xué)校的重要組成部分。是一項(xiàng)規(guī)章制度很強(qiáng)的工作。本文分析了學(xué)籍管理中存在的現(xiàn)狀及問題。為了使高校學(xué)籍管理更規(guī)范、更有效地發(fā)揮作用并督促提高高等院校的教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)也更好的為高校教育做好教學(xué)服務(wù)工作。

【關(guān)鍵詞】：學(xué)籍管理;問題;對策

學(xué)籍管理是高等院校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)繁瑣細(xì)致、規(guī)章制度及責(zé)任重大的工作。同時(shí)也是建立和維護(hù)高等院校教學(xué)工作的重要條件之一，更能有效的促進(jìn)并提高教學(xué)質(zhì)量。它包括學(xué)生錄取信息、注冊信息、成績檔案、獎懲信息、學(xué)籍異動（留降級）、休（復(fù)）學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等等。因此如何做好學(xué)籍管理工作，搞好學(xué)校與學(xué)生關(guān)系成為一個(gè)非常重要的問題。

1學(xué)籍管理中存在的問題

1.1信息更新不及時(shí)

例如學(xué)生成績、學(xué)生違紀(jì)記錄、學(xué)校各種通知等。如這些基本要求不能提供給學(xué)生及時(shí)共享查閱和了解學(xué)校最新動態(tài)的話，會造成信息更新不及時(shí)。從而影響學(xué)生及時(shí)知曉最新成績情況、處分情況及各類重要活動等。

1.2學(xué)籍管理相關(guān)知識宣傳不到位

現(xiàn)普遍高校對學(xué)籍管理相關(guān)知識的認(rèn)識和理解不夠重視。而且大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的人員沒有把這個(gè)作為一個(gè)專門的學(xué)科進(jìn)行研究及重視。大多數(shù)人的理念是學(xué)籍管理是一項(xiàng)簡單性、機(jī)械性及重復(fù)性很多的繁瑣日常事務(wù)工作。因而在這種思想理念下日漸形成了，對學(xué)籍管理研究的不重視，對學(xué)籍管理創(chuàng)新不跟進(jìn)。

1.3學(xué)籍管理人員的整理素質(zhì)有待提高

高等院校學(xué)籍管理有兩個(gè)重要組成部分：第一是日常事務(wù)的處理工作;第二是對學(xué)生思想行為的教育工作。針對這兩項(xiàng)重要組成部分，所暴露出來的問題是，絕大多數(shù)學(xué)籍管理人員沒有參加過《教育學(xué)》、《教育心理學(xué)》、《教育管理》等方面的學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)。每天忙于日常事務(wù)，沿用的是傳統(tǒng)管理模式，極少數(shù)有對學(xué)籍管理進(jìn)行過更深層次的探究。從而，學(xué)籍管理人員的整體素質(zhì)、知識層面和高等院校教育理念等等遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)學(xué)校的快速發(fā)展和需求。

1.4高等院校教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、使用操作性有待進(jìn)一步提高

在各個(gè)高等院校中，教務(wù)管理系統(tǒng)的重要性不言而喻。但在實(shí)際情況中，教務(wù)管理系統(tǒng)的最初設(shè)計(jì)與實(shí)際操作中，有很多出入。教務(wù)管理系統(tǒng)力求方便，并能夠服務(wù)于學(xué)生和教師。但現(xiàn)在很多高校自己沒有研發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)的能力，一般都委托給校外某些軟件設(shè)計(jì)公司進(jìn)行設(shè)計(jì)研發(fā)，而自己學(xué)校的教務(wù)部門又不能積極的參與其中，從而使教務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)用操作性打了很大折扣。有些功能模塊開發(fā)不夠完善，最后只能擱置不再使用;有些真正需要的功能，卻在系統(tǒng)里面找不到，致使教務(wù)管理人員需用最傳統(tǒng)的方法去完成。另一方面，許多高校的教務(wù)管理系統(tǒng)都是一次性投入，幾乎沒有日后的維護(hù)和升級，更使得教務(wù)管理系統(tǒng)存在嚴(yán)重的呆滯性及滯后性，很難及時(shí)適應(yīng)高校教務(wù)管理工作的需求。

2.加強(qiáng)高等院校學(xué)籍管理的對策與探索

2.1信息更新有利于規(guī)范教務(wù)學(xué)籍管理

隨著信息化平臺的強(qiáng)大，傳統(tǒng)的手工模式不僅效率低，還極容易出錯(cuò)甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)不便于保管等諸多弊端。采用信息化平臺后，不僅能實(shí)時(shí)的知曉最新動態(tài)，發(fā)布的重要通知、活動等。最重要的一點(diǎn)是學(xué)生本人能夠準(zhǔn)確的掌握自己的學(xué)籍狀態(tài)，處分狀態(tài)及學(xué)分狀態(tài)等。這樣不僅大大減少了很多麻煩，學(xué)生對自己的學(xué)業(yè)狀態(tài)也可以起到負(fù)責(zé)作用。教務(wù)管理人員也減輕了很多重復(fù)性的通知工作。信息化平臺能更好的讓學(xué)生本人、學(xué)生家長、輔導(dǎo)員、任課教師、教務(wù)管理人員等掌握最新的學(xué)生動態(tài)。避免了因信息不及時(shí)、信息不完善等原因造成不必要的麻煩。做到學(xué)生知曉自己的學(xué)籍狀態(tài)，學(xué)生家長知曉自己孩子的學(xué)習(xí)動態(tài)，輔導(dǎo)員知曉自己學(xué)生的情況，任課教師知曉授課情況，教務(wù)管理人員能更快捷的完成教學(xué)工作。

2.2學(xué)籍管理相關(guān)知識宣傳不到位

目前學(xué)校對學(xué)籍管理相關(guān)知識的重要性不夠重視，從而在宣傳上也不夠到位。針對這一情況，學(xué)校應(yīng)結(jié)合自己院校的特點(diǎn)與校院宣傳部取得聯(lián)系，在學(xué)校內(nèi)進(jìn)行宣講，各學(xué)院在新生入學(xué)時(shí)進(jìn)行第一次學(xué)籍管理入學(xué)教育。平時(shí)在學(xué)校網(wǎng)站上面，及時(shí)更新學(xué)籍管理相關(guān)知識，還可以制造動態(tài)視頻，這樣能更加生動的讓學(xué)生理解何為學(xué)籍管理及學(xué)籍管理的重要性。

2.3提高教務(wù)學(xué)籍管理人員的整理素質(zhì)

定期對教務(wù)管理人員進(jìn)行多種形式的培訓(xùn)，提高教務(wù)管理人員的管理水平，增強(qiáng)責(zé)任心并能自如的操作教務(wù)管理系統(tǒng)。切實(shí)做好日常繁雜的教務(wù)工作并能服務(wù)好學(xué)生和教師。通過專題研討學(xué)習(xí)，找出工作中遇到的難題，大家群策群力對典型事例進(jìn)行討論，并探討出最佳的解決方案。平時(shí)也要自覺鉆研業(yè)務(wù)，提高工作能力、工作效率。學(xué)校還應(yīng)該定期給學(xué)籍管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全方面的培訓(xùn)，避免學(xué)籍、學(xué)歷電子信息泄露，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)適時(shí)的告知學(xué)生要學(xué)會保護(hù)自己的隱私，提高防范意識。

2.4合理規(guī)劃及設(shè)計(jì)教務(wù)管理系統(tǒng)

各個(gè)高等院校務(wù)必把規(guī)劃和設(shè)計(jì)教務(wù)管理系統(tǒng)作為重點(diǎn)來抓。學(xué)校教務(wù)管理直屬部門必須根據(jù)本校教務(wù)管理工作的實(shí)際特點(diǎn)、實(shí)際情況等對教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行整體合理的規(guī)劃，同時(shí)要全程參與程序的設(shè)計(jì)與研究，對各個(gè)功能板塊的構(gòu)建起到指導(dǎo)與監(jiān)督作用。還可以邀請教務(wù)管理一線操作人員提出自己的建議并提出修改意見。如果條件允許的話，可以要求學(xué)校專門配備一名從事教務(wù)管理系統(tǒng)的后期維護(hù)和升級等。這樣不僅從硬件和軟件都儲備了技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。從而才能將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于教務(wù)管理中來，使得教務(wù)管理工作更科學(xué)化、合理化和現(xiàn)代化。也更好的減輕了人力、物力及財(cái)力。使得信息資源更流暢，管理更規(guī)范。

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