試論機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

【摘要】：機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理，是機(jī)關(guān)重要的無(wú)形資產(chǎn)，記載了機(jī)關(guān)不同職能部門(mén)的歷史以及相關(guān)人員的重要信息。為了更好地發(fā)揮檔案管理工作的有效性，筆者闡述了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題和對(duì)策，以期能幫助機(jī)關(guān)工作人員出色地完成文書(shū)檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】：機(jī)關(guān);文書(shū)檔案管理;問(wèn)題分析;對(duì)策

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案是政府機(jī)關(guān)在行政管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中形成的有關(guān)黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)的真實(shí)原始記錄。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案既是一個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)工作歷程的縮影，又是管理建設(shè)現(xiàn)狀的記錄，在整個(gè)機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮著不可忽視的重要作用。檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)干部而言是一項(xiàng)基礎(chǔ)但又重要的工作，是保證他們其他工作有條不紊進(jìn)行的基礎(chǔ)，檔案管理工作的質(zhì)量也在一定程度上決定了其他工作的效率，所以機(jī)關(guān)必須做好文書(shū)檔案管理工作。

一、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作中存在的問(wèn)題

（一）少數(shù)部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

雖然文書(shū)檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展有著不可替代的作用，但在少數(shù)部門(mén)的檔案管理的實(shí)踐中卻缺乏科學(xué)性與實(shí)效性。因此對(duì)檔案管理工作的重視不夠，認(rèn)識(shí)上存在很大誤區(qū)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為文書(shū)檔案管理人員的工作就是保存好文字資料，抄抄寫(xiě)寫(xiě)和處理相關(guān)事務(wù)，沒(méi)有在單位主要工作范疇內(nèi)。而且在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作不能給單位帶來(lái)明顯的利益，導(dǎo)致一些檔案管理人員對(duì)自己的工作也采取了忽略的態(tài)度，僅僅做一些檔案管理的表面工作，例如保證不泄密文字，不丟失資料，通過(guò)外調(diào)檢查，查檔資料齊全等等就可以。這無(wú)疑中也影響了檔案管理工作的質(zhì)量，造成了文書(shū)檔案管理工作的困難。

（二）機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的管理制度有待于進(jìn)一步完善

當(dāng)前，多數(shù)機(jī)關(guān)單位在文書(shū)檔案管理的制度方面還不是非常的完善，需要進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，導(dǎo)致目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想。這種模式從一定程度上來(lái)說(shuō)，具有濃厚的機(jī)關(guān)檔案管理性質(zhì)，非常不利于檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化建設(shè)。因此，需要我們轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立新思想。

（三）檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)人員

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員多是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，因此缺少檔案管理工作中必要的文書(shū)管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，甚至有部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、收集、裝訂等工作認(rèn)識(shí)不夠，缺乏必要的文書(shū)歸檔的經(jīng)驗(yàn)，直接影響其機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平。

（四）檔案信息化程度不高

現(xiàn)代化社會(huì)，隨著計(jì)算機(jī)科技融入到工作、生活中，它能方便、快捷的幫助人們。隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化管理越來(lái)越顯示其方便、快捷的優(yōu)勢(shì)。但是在一些機(jī)關(guān)單位中，信息化技術(shù)并沒(méi)有普遍運(yùn)用在檔案管理中，造成單位的檔案管理效率低下，同時(shí)也缺乏對(duì)現(xiàn)有的電子文件的監(jiān)督手段，無(wú)法運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)施檔案管理。

二、提高機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理水平的對(duì)策

（一）檔案管理員從思想上提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

文書(shū)檔案管理需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，才能夠?yàn)楣ぷ魈峁┝己玫闹敢蛯?dǎo)向。文書(shū)檔案管理工作者也應(yīng)將自己的工作情況及時(shí)匯報(bào)給單位的管理者，將文書(shū)檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)傳達(dá)給單位領(lǐng)導(dǎo)，使單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更深入地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而全力支持此項(xiàng)工作。將文書(shū)檔案管理列入單位的重點(diǎn)工作之中，加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的支持力度，從而使文書(shū)檔案管理工作的水平得以提高。

（二）強(qiáng)化機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的制度建設(shè)，提高檔案管理能力

檔案工作制度化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要保障和必要條件。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，以及相關(guān)的政策規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，是機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作必須遵循的規(guī)范準(zhǔn)則。在文書(shū)檔案檔案制作產(chǎn)生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個(gè)過(guò)程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度。具體來(lái)說(shuō)，單位要在原有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，對(duì)這些制度進(jìn)行重新梳理和完善。在遵循法律的基礎(chǔ)上，從機(jī)關(guān)文書(shū)管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，建立統(tǒng)一的操作流程，廢除原有規(guī)章制度中不相宜的規(guī)則，修繕不完善的相關(guān)制度，從而制定出符合實(shí)際的機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度，如文字檔案要符合《歸檔文件整理規(guī)則》，照片檔案要符合《照片檔案管理規(guī)范》，音像檔案整理要符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》，各就各位，對(duì)號(hào)入座，從細(xì)節(jié)入手，真正確保檔案資料的完整性、安全性、規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

一是要求機(jī)關(guān)各部門(mén)充分重視檔案工作，配齊配強(qiáng)專(zhuān)兼職檔案員，選拔文化水平功底過(guò)硬，業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的工作人員擔(dān)任各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員;二是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。為建設(shè)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍，檔案部門(mén)要有計(jì)劃、有步驟、分層次地開(kāi)展檔案人員崗位培訓(xùn)，完善檔案教育體系，為檔案人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)創(chuàng)造條件和提供平臺(tái)。對(duì)于剛剛從事檔案工作的檔案人員，可以系統(tǒng)講述檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和掌握實(shí)際操作技能為主，著重解決應(yīng)知、應(yīng)會(huì)問(wèn)題，使他們能夠盡快具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，迅速勝任自己從事的檔案工作。對(duì)于從事檔案工作時(shí)間較長(zhǎng)，具有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案人員，應(yīng)著重提高檔案理論素養(yǎng)和更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，豐富新知識(shí)、新技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展需要。三是加強(qiáng)檔案人員繼續(xù)教育。加強(qiáng)對(duì)檔案人員的檔案編研、檔案信息開(kāi)發(fā)、檔案保護(hù)、檔案法制和檔案人員職業(yè)道德等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)教育，切實(shí)保持檔案人員知識(shí)的連續(xù)性，促使檔案人員的整體素質(zhì)有明顯提高。

（四）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案科學(xué)化管理

計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，改變了傳統(tǒng)的手工操作式文書(shū)檔案管理。隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)化管理越來(lái)越普及，文書(shū)從形成、運(yùn)行，到積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)，基本上實(shí)現(xiàn)了全程計(jì)算機(jī)化，文件的起草、修改、刪減、檢索、登記、流轉(zhuǎn)、匯集、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)入了無(wú)紙化流程。傳統(tǒng)的文檔管理以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案整理依靠手工操作，程序繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，收藏占地大，保管難度大，立卷難、管理難、效率低。利用現(xiàn)代化技術(shù)整理文書(shū)檔案，發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，則可以收到事半功倍的效果，既減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，又提高了歸檔效率，不僅形成檔案省時(shí)省力，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，而且利用計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化整理、深化檢索，方便快捷。為此，作為機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理部門(mén)一定要運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)化的、專(zhuān)業(yè)化的手段，按統(tǒng)一的、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和保存。把文書(shū)檔案的整理和保存納入機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中。力爭(zhēng)形成本地區(qū)、全系統(tǒng)形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、一個(gè)模式，以便于整理、保存和利用。

文書(shū)檔案管理工作在各個(gè)機(jī)關(guān)單位管理工作中占據(jù)著舉足輕重的重要地位，對(duì)于單位的發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及檔案管理改革的不斷深入，對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作提出了更新更高的要求。這就要求文檔管理工作必須由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，在工作實(shí)踐中不斷創(chuàng)新、不懈努力，以文書(shū)檔案管理的實(shí)際成效來(lái)服務(wù)機(jī)關(guān)工作，探索更多地利于文書(shū)檔案管理水平得以提高的良好途徑和方式，促進(jìn)文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出更大的價(jià)值，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。