高職院校固定資產信息化管理探析

（北海職業學院 廣西北海536000）

長期以來高職院校固定資產的使用、維修等情況大多是通過手工記錄，耗時費力，且工作效率低，管理不到位，不利于固定資產的合理利用，而且這種管理模式已不適應當前高職院校固定資產管理的要求，隨著網絡信息技術的不斷發展，固定資產信息化管理提上了日程。

一、固定資產信息化管理及其特點

（一）固定資產信息化管理。固定資產信息化管理就是要依托現代信息技術通過建立固定資產管理信息系統來獲取固定資產全面的信息，從而實現以信息為中心的固定資產管理模式。信息系統應詳細記錄固定資產從申請、審核、批準、采購、使用、報廢的整個過程的全部信息，在固定資產日常管理中，各部門的管理人員可以通過固定資產信息系統實現信息鏈接和共享，實時動態地掌握固定資產情況，并相互配合和監督，使資產管理更加科學、規范、透明，最大限度地減少賬實不符、固定資產流失、固定資產閑置、固定資產重復投資的情況。

（二）固定資產信息化管理的特點。（1）信息量大。固定資產信息管理系統能反映每一項固定資產（包括已淘汰、報廢的固定資產）的全面信息，且信息的保存時間長，方便使用單位隨時掌握固定資產的詳細情況，有利于對固定資產的管理。（2）工作效率高。實行固定資產信息化管理除了初建信息系統時需要輸入每一項固定資產的全面詳細數據外，信息系統的日常管理一般只需要輸入少量的固定資產變動數據，資產清查時，通過手持與信息系統連接的掃描儀對資產上的標簽條碼進行掃描，可以及時發現資產的變動和流失情況，相對傳統的固定資產手工管理方法而言，大大提高了工作效率。（3）信息實時化。固定資產信息系統能實時反映固定資產增減情況，確保數據的準確性和及時性，使各部門實時掌握資產動態情況，強化對資產處置的動態管理。（4）信息資源共享。固定資產信息系統往往通過網絡有效鏈接，通過不同的用戶輸入接口，實現數據的采集和存儲，實現資產信息的共享。各固定資產管理部門通過信息系統可以了解現有固定資產的使用情況和閑置情況，從而更好地調劑內部的固定資產，實現物質資源的共享，大大提高了固定資產利用率。（5）管理科學。固定資產信息系統具有很多功能模塊，通過功能設置，建立健全數據庫資料，按照“責任到人”的管理要求，從資產的采購、審核、入庫、調轉、處置到記賬都有明確的責任人，而且資產的管理人、使用人、存放地點、使用狀況等信息在信息系統中一目了然。一旦資產在某一個環節出問題，通過管理系統模塊可以查出管理責任人，追究其相應的責任。科學的管理，堵住了資產管理漏洞，有效地防止了國有資產的流失。

二、高職院校實行固定資產信息化管理的必要性

（一）高職院校固定資產快速增長的要求。目前，高職院校的固定資產規模快速增加，有的高職院校擁有幾億元甚至幾十億元的固定資產，每一項固定資產（包括已報廢的固定資產）的信息都必須記錄，固定資產卡片很多，且隨著固定資產折舊制度的引入，固定資產核算工作大大增加，用手工記錄的方式十分耗時且容易出錯，已不能滿足快速增長的固定資產管理的要求，建立固定資產信息系統既能快速完成記錄和計算工作，也提高了核算的準確性。

（二）高職院校實現固定資產信息資源共享的要求。目前，高職院校的固定資產管理存在各自為政，信息相對封閉，各使用單位信息不對稱，對存量資產的情況掌握不足的情況，不利于資產合理利用。建立固定資產信息系統能很好地解決這些問題，實現資源共享。

（三）高職院校實現固定資產的科學管理的要求。目前，高職院校的固定資產一般是由財務部門負責統一價值核算，固定資產實物則由資產管理處和具體使用部門負責管理，管理責任不夠明晰，沒有責任到人，一旦遇到管理中的問題，部門之間容易產生互相推諉、推卸責任的情況。而運用固定資產信息化管理系統能明確固定資產管理責任，操作方便，具有很強的透明性。

三、高職院校固定資產信息化管理的有效實施途徑

（一）建立健全固定資產管理制度。健全的固定資產管理制度是固定資產信息化管理工作有效開展的必要保證。高職院校應完善固定資產的各項規章管理制度，建立健全固定資產管理崗位責任制和內部審計制度，確保信息化管理工作順利開展。

（二）選擇適合本校實際的信息管理軟件。每所高職院校固定資產管理都有自身的特點，不能使用完全相同的信息管理系統，因此，高職院校應與軟件公司合作，在了解本校固定資產管理要求的基礎上，吸收先進的管理理念，綜合運用各種現代化的信息技術與手段，開發出一套適合本校情況的開放性強、透明度高、滿足學校信息化管理的需要可行的信息化管理系統。

（三）做好固定資產信息化管理的基礎工作。（1）做好固定資產條形碼的編制工作。高職院校的固定資產很多，要將眾多的固定資產信息錄入系統，就必須給固定資產合理分類編碼，高職院校應該按照會計準則規定的固定資產分類標準和條形碼的編碼規則，對固定資產進行編碼。同時在信息系統上設置自動編碼程序，即使管理人員變動、新增固定資產也不會出現編碼混亂或錯誤的問題。（2）建立健全固定資產管理數據庫。首先，進行固定資產的全面清查工作，反復核對存量固定資產的實物名稱、數量、金額、保管人、存放地點、使用人和使用狀態，并做到賬實相符，根據清查結果建立固定資產全面的基礎性信息檔案。并在此基礎上，將所有固定資產數據按使用部門進行錄入，并根據前期制定的條形碼編制方法編制出一一對應的條形碼，將條形碼貼到對應的固定資產實物上。（3）做好資產軟件的安全設置和權限設置。首先，設置各種安全管理手段，如設置登錄密碼，對重要數據進行加密等。其次，將用戶劃分為不同等級，確定不同等級用戶對系統使用權限，確定不同用戶各自應履行的職責，根據不同權限確定不同的操作方法。再次，做好備份和審核工作，由資產管理部門及時錄入系統并生成 “驗收單”，然后按次序進入財務、使用部門后，再回到資產管理部門。

（四）加強管理人員的信息管理業務知識培訓。目前，高職院校大多固定資產管理人員缺乏基本的信息化管理的專業知識，這直接影響資產管理信息系統軟件的有效運行，制約了固定資產信息化管理水平的進一步提高。因此高職院校應重視對管理人員的信息管理業務知識培訓，加強各高校之間資產信息管理工作的交流與溝通，提高管理人員業務能力。