從大數據視域，提升檔案管理的現代化理念

黃瑋

摘 要：從檔案管理向大數據的主流范式演進和大數據檔案超越傳統的優越性兩個方面論述了提升檔案管理現代理念的必要性和重要性。指出從數據可視性、數據快捷檢索、數據分析等等方面提供更好的檢索服務和科學服務。只有這樣，才能真正地服務大眾，激發生產力，完成信息強國的重任。

關鍵詞：大數據視域；檔案管理；現代化理念

隨著時代的發展，大數據的價值應用日益成為信息科學的主流范式。所謂大數據，指的是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。可見，大數據已經成為主流的信息來源和數據之源，這也必然引起檔案管理理念的同步變革。以前的檔案管理只是單向地保存紙質資料，這些隨著時間不斷暴漲的紙質載體的信息存儲方式造成巨大的庫存壓力、耗費人力監管，查閱上的地域性和局限性，也無法實現信息的真正共享，造成極大的資源浪費。正是基于這種尷尬現狀，大數據的廣泛應用，給檔案管理界帶來了真正的發展機遇以及嶄新時代課題，檔案人只有順應時勢，掌握新的信息處理技術才能掌握大數據的核心價值，提升檔案管理的水平和科學性，使檔案管理步入科學時代。

一、檔案管理正向大數據的主流范式演進

檔案的根本就是信息，它是一種具有鮮明行業性的信息資源。而信息的最大價值就在于挖掘共享性，這種屬性必然衍生到檔案身上。也就是說，檔案不應被深藏在庫房，而應把它的價值和豐富內在性共享給所有需要這種信息的人使用，這就是檔案管理的實踐意義所在。

縱觀檔案發展的幾千年歷史。檔案之初，只是結繩記事的符號，對時間、事件作以簡單的標明，供私人記錄。隨著歷史的推進，從建立史官制開始，檔案成了帝王的御用工具和權力象征，檔案就是帝王的權力游戲，極具私密性，是“插在君主鞘中的劍”，平常百姓很難管窺其一。隨著時代的發展進步，尤其是清朝中后期人們認識到了檔案的寶貴性，它是歷史的一面銅鏡，具有承上啟下的歷史傳承意義。史料記錄方式上也相對真實和客觀很多，在史料保管上也更加注意保護，有意識地把這種史料傳承后世。檔案管理在歷史上具有了最初的實踐性。

隨著新中國的建立發展，檔案管理的認識理念不斷飛越。檔案不再是和私密、權力、政治這些頂層話語有關，它更是一種可以全民共享的信息資源。正如小平同志在改革開放后關于“開發信息資源，服務四化建設”提綱挈領的題詞一樣，詮釋了檔案即信息，需要全面開發，服務大眾的新理念。但是，技術上的制約，單一的紙張存檔方式，單一的庫房存儲方式，無法真正實現檔案管理現代化的本質理想。

直至2008年，大數據的概念第一次被維克托·邁爾·舍恩伯格提出， 真正的檔案管理現代化成為可能，大數據檔案日益成為檔案管理的主流范示。

二、大數據檔案超越傳統的優越性

（一）數字化處理方式，提高原始記錄性。以前的檔案管理方式比較單一，都是紙質收集后進行倉儲式管理。這種方式，需要大量的人力管理，庫存空間的有限性也為歸檔工作帶來了難以解決的問題。沒有存放檔案的庫房，就只能不繼續收存新的檔案，或者只有銷毀一些舊檔案或不重要的檔案，才能騰出新空間。這種局限無疑會使一些有歷史價值的檔案信息流失。而利用計算機的數字化處理方式，再結合云技術等，一臺計算機的存檔容量可以說就超越了成千上萬個庫房。

（二）挖掘信息，實現對信息資源的管理。大數據的重要價值就在于，它不僅僅是信息的海洋，還能通過軟件工具整合、分析、提煉信息。以前的檔案管理工作，把檔案分類保存，基本上就是檔案管理的最后步驟，至于歸檔的海量信息，是無法進行整合或分析的。再有價值的檔案也會沉入史料的海洋。而大數據檔案，通過軟件工具，可以進行無限次檢索與數據分析，整合相關同類數據，進一步挖掘信息，形成更高級的有效信息和數據庫。

（三）服務大眾，激發生產力。阿里巴巴創始人馬云認為：“人類正在從IT時代走向DT時代，以服務大眾、激發生產力為主的技術將占據主導地位”。檔案學作為國家應用科學體系的一種，肩負著信息強國的重任。在廣泛運用仿真計算機技術的前提之下，整個檔案界的管理模式將發生翻天覆地的變革。檔案界擁有豐富的信息資源，這些資源應無償地提供檢索，為人類共享。這種管理理念的實現歸根結底需要大數據技術支撐。從數據可視性、數據快捷檢索、數據分析等等方面提供更好的檢索服務和科學服務。只有這樣，才能真正地服務大眾，激發生產力，完成信息強國的重任。

結論：我國的檔案事業經歷了漫長的歷史發展時期，終于進入了無紙化的電子管理時代。檔案人應該用一種與時俱變的思維理念，與大數據時代的思維方式接軌，不斷地學習計算機等相關技術，掌握多種軟件和數據分析工具，強化服務意識，提高公眾檔案意識，用現代的思維方式去迎接檔案界的機遇與挑戰。讓檔案人這種傳統職業由國家模式走向社會開放模式，并成為社會記憶的主建筑師。

參考文獻：

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