連環(huán)追問解決郵件合并難題

楊春芳

編者：郵件合并是Word中的一項(xiàng)有很強(qiáng)實(shí)用性但操作比較復(fù)雜的高級(jí)功能，常用來批量制作名片卡、成績(jī)單、請(qǐng)?zhí)葍?nèi)容多數(shù)相同的文本。本文介紹了更加好用的操作辦法。

一、正本清源

（一）工具：

Word中單擊“郵件”菜單，出現(xiàn)“郵件合并”工具欄，運(yùn)用各組工具欄完成郵件合并，可以更自由地處理合并過程中遇到的問題，效果要優(yōu)于“開始郵件合并”按鈕中的“郵件合并分步向?qū)А痹S多。

（二）郵件合并“三劍客”：

文檔1為主控文檔；文檔2為數(shù)據(jù)源文件，即含有合并命令的文檔；文檔1對(duì)文檔2執(zhí)行“合并”操作，生成文檔3，也即合并文檔。

二、連環(huán)追問解決一紙生成多個(gè)記錄的難題

（一）通過設(shè)置主控文檔實(shí)現(xiàn)

從大家最熟悉的信函類型入手。要想解決這個(gè)難題，首先，必須對(duì)主控文檔進(jìn)行屬性設(shè)置，是信函、目錄、標(biāo)簽中的哪一種。屬性不同，導(dǎo)致占頁(yè)結(jié)果不同。設(shè)置屬性在“開始郵件合并”一欄選取。

1.信函類型

此類型默認(rèn)的合并文檔是一條記錄占一頁(yè)。分析一下主控文檔，一個(gè)完整的主控文檔文本只控制了一條記錄。因此，將插有合并域的這段主控文檔文本復(fù)制幾份（2份以上），是否就可以控制幾個(gè)記錄了呢？事實(shí)證明，在每份主控文檔文本前再插入NextRecord域，發(fā)號(hào)一個(gè)命令就可以嘍！

學(xué)生準(zhǔn)考證主控文檔如下所示：

對(duì)于像準(zhǔn)考證這樣小型表格樣式的合并文檔，每行只有一個(gè)會(huì)浪費(fèi)大量的紙張，為了更有效地橫向利用紙張，只能進(jìn)行錯(cuò)行處理，文檔才能辨清下一條記錄的記錄號(hào)，否則會(huì)出現(xiàn)一行2條相同的記錄。

2.標(biāo)簽類型

有沒有自動(dòng)化程度更高的辦法呢？——“標(biāo)簽”就具備一頁(yè)控制幾條記錄的“氣質(zhì)”，且橫向縱向兼顧！

在“開始郵件合并”一欄中，指定主控文檔的屬性為“標(biāo)簽”之后，進(jìn)入“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框，用“詳細(xì)信息”按鈕進(jìn)行標(biāo)簽的設(shè)置和修改，包括標(biāo)簽的大小、每頁(yè)的標(biāo)簽數(shù)、標(biāo)簽之間的間距等參數(shù)。做出若干個(gè)空白標(biāo)簽后，選擇收件人后，在各個(gè)標(biāo)簽中就自動(dòng)出現(xiàn)了《Next Record》。在第一個(gè)標(biāo)簽內(nèi)插入合并域，再?gòu)?fù)制到同頁(yè)的其他標(biāo)簽，同步點(diǎn)擊“更新標(biāo)簽”，一頁(yè)幾個(gè)標(biāo)簽便可大功告成！

學(xué)生作品標(biāo)簽主控文檔和合并文檔如下：

可見，《Next Record》所包含的深意顯示出了無(wú)限的威力。它告訴我們，以上兩種類型的主控文檔都是將記錄逐條處理的。難道沒有將所有記錄整體處理的辦法嗎？

3.目錄類型

目錄，顧名思義，是將所有內(nèi)容一覽無(wú)余之意。在“開始郵件合并”一欄中鎖定主控文檔的屬性為“目錄”，再制作出目錄的外觀，如一個(gè)表格，再插入合并域。注意在這個(gè)表格的下方一定要插入若干個(gè)空行，用以將不同的記錄隔開。

工資條主控文檔如下：

合并文檔如下：

（二）刪除分頁(yè)符實(shí)現(xiàn)一頁(yè)多條

通過觀察短小合并郵件發(fā)現(xiàn)，每個(gè)記錄對(duì)應(yīng)的合并郵件后其實(shí)都有一個(gè)“分頁(yè)符”，導(dǎo)致下一個(gè)郵件被指定到另一頁(yè)。所以，將合并文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）即可將不同記錄拉回到一頁(yè)上來！

三、格式設(shè)置方面的優(yōu)勢(shì)

由此可見，主控文檔相當(dāng)于一個(gè)母版。是不是修改主控文檔的域的格式，合并文檔的格式全部修改呢？答案是肯定的。對(duì)于標(biāo)簽，則可在第一個(gè)標(biāo)簽中做格式修改，然后點(diǎn)擊“更新標(biāo)簽”按鈕，即可更新主控文檔中后面的標(biāo)簽。

四、連環(huán)追問解決域的難題

（一）組合域——地址域和問候域

因?yàn)橛辛擞颍骺匚臋n才得以和數(shù)據(jù)源合并生成新文檔。而更具人性化的是，Word將幾個(gè)風(fēng)格相投的合并域進(jìn)行了組合，形成了一個(gè)“組合域”，這個(gè)組合的名字叫做“地址域”。那它是由哪些成員組成的呢？

如果你的數(shù)據(jù)源采用的是系統(tǒng)預(yù)定義的字段名，如圖所示：

在“插入地址塊”對(duì)話框中，不妨先按下“匹配域”按鈕觀察一番，左側(cè)“必選信息”即是這個(gè)組合的“席位”！而預(yù)定義的字段成員們恰好同這些“席位”匹配，所以全部顯示出來，如果哪個(gè)成員想“出局”不顯示，只要點(diǎn)擊“不匹配”即可。

由此想開去，如果沒有采用系統(tǒng)預(yù)定義的地址字段名，又怎樣創(chuàng)建你的“組合”呢？只需要將你已有的字段同地址塊的“席位”去匹配好了！能匹配上的成員即形成你的地址塊“組合”，就可以最終顯示在你的合并文檔中！

“問候語(yǔ)”同“地址塊”用法相近，不再贅述。

從合并結(jié)果來看，數(shù)據(jù)源的每一個(gè)記錄的值對(duì)應(yīng)唯一的信函（標(biāo)簽/目錄），這部分文字不妨稱之為“記錄的函數(shù)”，其他非域部分文字不妨稱之為“常規(guī)文字”。那么，有按規(guī)則出現(xiàn)的文字嗎？以某個(gè)域的取值構(gòu)成條件，符合條件出現(xiàn)一種文字，不符合條件則出現(xiàn)另一種文字，不妨稱之為“雙向選擇文字”。

（二）“規(guī)則”文字

使用“編寫和插入域中的”中的“規(guī)則”中的“如果…那么…否則”這個(gè)工具完成。示例如圖所示：