神奇的Excel

蔣莉

摘 要：Excel是辦公自動化中非常重要的一款軟件，它不僅能夠方便地處理表格和進行圖形分析，強大的功能體現在對數據的自動處理和計算。通過多個Excel實例，來體現的“神奇”功能

關鍵詞：Excel；實用例題；解決應用問題；

文章編號：1674-3520（2015）-09-00-02

Excel是辦公自動化中非常重要的一款軟件，它的數據處理功能在現有的文字處理軟件中獨占鰲頭，在生活和工作實踐中得到重要應用。它不僅能夠方便地處理表格和進行圖形分析，強大的功能體現在對數據的自動處理和計算。通過多個Excel實例，來體現的“神奇”功能。

一、對齊姓名格式

在Excel中，當制作的表格有姓名列時，由于姓名的字數不一樣，所以為顯得不整齊、不協調，若在姓名中輸入空格進行調整，會浪費時間和精力，而且空格的位置不確定，空格的數量也不確定。可通過“分散對齊”使姓名自動左右對齊，輕松搞定姓名對齊。選中姓名所在的列，在姓名列任意單元格右擊，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”對話框，單擊“對齊”選項卡，單擊“水平對齊”列表框右側的下拉按鈕，在彈出的列表中選擇“分散對齊（縮進）”，單擊“確定”，如下圖所示。

二、固定輸入區間

各種EXCEL表格中填寫數據信息時，我們在操作中往往會出現錯誤，一旦出現后，又因信息數據量太大，給最后的核對帶來很大的工作。特別是表格下發給別人填寫時，數據的正確率和有效性會大大降低，所以我們可以利用EXCEL中的數據有效性這一功能，事先限定數據的填寫有效范圍，來解決這一問題。

如上圖中要填寫的2008年期間的北京降雨情況，我們以降雨時間段為例，來介紹數據有效性的使用。鼠標點中填寫“降雨時間”的C列中的C3單元格，再在“數據”中找到“數據有效性”。如下圖，我們限定輸入格式是“日期”，再限定一個數據輸入區間是“2008-1-1”至“2008-12-31”，然后“確定”。再進行復制填充單元格的操作，使整個C列都完成有效性的設置。那么再向C列中填寫信息時，就必須符合上述的設置條件，一出現問題，EXCEL就會自動提示輸入錯誤。

三、簡單函數應用

（一）日常財務工作經常遇到的四舍五入問題，大多數人都會使用Excel“格式欄”里的“增加小數位數”和“減少小數位數”來處理，雖然處理的數據表面上看起來已經四舍五入了，但實際數據并未發生變化，當進行數據運算時就會發生運算結果出現小的偏差，導致結果錯誤。選擇“插入函數”中的“round”函數，就可以輕松解除這一問題。直接在B1單元格中輸入“=ROUND（A1，1）”，B1中會出現A1保留一位小數后的數據。將鼠標移到B1單元格的右下角的小黑方塊上，這時鼠標就會變成一個黑色十字形，按住鼠標左鍵向下拖動，B列數據就為A列四舍五入后的數據，經的起數據運算的檢驗。

（二）學校每到學期結束時， 教師的一項重要工作就是要統計學生的成績，，我們這時就可以使用EXCEL函數功能輕松地完成這些工作。

首先我先做一個表格，如下圖：

多數的教師都會簡單的使用合計的函數（SUM）和（∑）來計算學生成績的總分，但學生們的平均分和名次用什么的函數來完成計算呢？

填入學生的基本信息和各門課程分數情況，在H3的單元格中輸入“=AVERAGE（E3：G3）”，然后“確定”，最后在H3中得出就是該學生的三門課程的平均分。這里是一個“相對引用”，接下的平均分名次計算中運用的函數就有一個“絕對引用”的應用，我們可以從例題中查到它們的相同點和不同點，從而使我們的函數公式應用得心應手。

上圖11名學生的平均分名次排名中，I3中輸入“=RANK（H3，$H$3：$H$13，0）”，然后“確定”，在I3中得到了張楊同學在這11名同學中的平均分名次，為什么在函數公式中“$”呢？它的主要功能就是為下面我們復制單元格起作用的，在H前加“$”是為固定這一列，在3和13前加“$”是為固定這一行。將鼠標移到I3單元格的右下角的小黑方塊上，這時鼠標就會變成一個黑色十字形，按住鼠標左鍵向下拖動，會發現每一個學生的平均分排名情況一瞬間都完成了。本題RANK函數中的“$H$3：$H$13”是將名次比較的范圍一直限定在這個區域內，在這11名同學中進行比較，它不會隨著復制單元格而隨之改變，這樣就達到了我們的期望值。