辦公室涉密文件管理制度研究

文/航天精工股份有限公司 姚媛

辦公室涉密文件管理制度研究

文/航天精工股份有限公司 姚媛

隨著當前我國科學技術的快速發展，社會法律制度體系的進一步完善，如何進一步加強涉密單位辦公室的文件管理制度建設成為當前辦公室文件管理人員要著力解決的問題。涉密文件不僅關系著單位內部的管理機制建設，在某些領域甚至影響著國家和社會安全。因此健全涉密單位辦公室的保密制度不僅是時代任務，也是新的發展要求。鑒于此，本文就現代涉密單位辦公室機密文件管理制度建設進行分析，并提出研究思路，以供廣大讀者借鑒。

涉密文件；管理制度建設；問題研究；建設策略

一、涉密單位文件管理制度建設存在的主要問題

（一）管理環節的缺乏。從目前我國涉密單位辦公室機密文件管理制度的執行情況來看，其存在的主要問題是文件管理人員的制度意識薄弱，沒有按照相應的保密制度對涉密文件進行妥善整理。具體而言，辦公室涉密文件管理制度的制定與實施是對涉及到各種關乎核心利益文件進行特殊化整理與存儲而形成的一種管理模式，詳細規定了涉密文件的管理步驟、管理環節、管理內容及工作人員的具體職責。但目前很多涉密單位辦公室文件管理人員的制度意識明顯匱乏，既沒有按照制度流程對涉密文件進行整理與保存，也沒有相應的崗位意識，不清楚自身的具體責任，隨意將涉密文件放置，沒有相應的分類整理與電子化備份，導致單位內部涉密文件的管理秩序極為混亂，沒有形成標準化的管理機制。

（二）管理制度缺少技術性防范措施規定。當前影響辦公室涉密文件進一步完善化建設的另一個主要因素是管理制度缺少技術性防范措施的規定，忽視了對電子性涉密文件的技術防范。伴隨著當前互聯網技術的快速發展，網絡平臺已經實現互聯互通，計算機不再是獨立的個體，通過網絡空間，獨立的計算機可與全世界任何一個角落的計算機實施聯通和數據共享。因此在計算機技術快速發展的趨勢下加強電子涉密文件的技術防范已迫在眉睫，不僅要建立科學完善的制度措施對電子文件進行加密處理，還要構建網絡防火墻嚴防技術犯罪，切實保護好電子涉密文件的安全。

二、針對當前文件管理制度存在問題的控制策略

（一）加強技術防范。在新技術的發展下要注重技術防范，通過建立有效的涉密文件管理制度對技術防范體系予以明確規定，通過使用計算機加密技術、運行獨立網絡等來切實保障涉密文檔的安全。這就要求在信息技術的影響下，涉密單位要著重加強文件管理人員的知識、專業技術的培養，切實讓文件管理人員掌握信息技術，能夠運用信息技術對涉密文件進行加密處理，通過有效備份、合理歸檔、技術存儲等方式來加強涉密文件的管理。此外，涉密單位還應當安排專業的網絡技術管理員進入涉密辦公室，對涉密文檔的網絡環境進行凈化，對其存儲網站和服務器進行有效維護，通過合理地運用計算機技術建立防火墻來預防網絡病毒和網絡黑客，防止互聯網文件泄密事件的發生。此外，涉密單位還要通過建立完善的文件管理制度強化網絡管理員和文件管理人員的保密意識，要立足實際，有效運用制度對每一位涉密文件處理人員的職責進行詳細規定，以此來加強文件處理人員及網絡管理員的保密意識，切實維護好涉密文件的安全。

（二）完善管理制度建設。涉密單位應在國家相關法律法規的具體規定下，建立科學完善的涉密文件管理制度，加強對涉密文檔的管理。一般而言，涉密文檔的管理制度包含多方面內容，如文檔的歸檔制度、涉密文檔的保密制度、保密條例及借閱權限制度等。涉密文檔的管理制度建設應當按照單位內部組織模式，從文檔收集開始一直貫穿到整個文檔分類整理的過程中，對文檔管理的每個環節、每一個步驟、具體流程作出詳細規定，制定相應的管理標準，讓文件保管人員按照相應的制度標準對涉密文檔進行分類整理，建立標準化的涉密文檔管理模式，從而促進文檔管理效率的提升。

三、辦公室涉密文件管理制度框架下的檔案歸檔整理

在對涉密文件進行分類歸檔過程中，首先要按照時間單位對不同年度的檔案卷宗進行詳細的分類處理，不同年度的歸檔材料不能放在一起組卷，但請示與批復可放在復文年立卷。其次要分問題，同一問題的歸檔材料組合在一起立卷，不同問題的歸檔材料分開立卷。同時要注重成套性，有些材料是成套、成體系、成系列的，不可分散開來，如重要的會議記錄及各種秘密報告材料等，要分門類放在不同的檔案主題單元當中。最后，不同保管期限的歸檔材料原則上應分開組卷，永久的組合在一起，定期的組合在一起，不能把永久和定期混合在一起，要根據保管期限的不同，對其進行細化處理，定期屬性的一類，永久保存的一類。另外，在檔案歸檔過程中要注重歸檔時間和歸檔移交手續，歸檔時間要按照相應的時間節點進行詳細記錄，歸檔移交手續一般一式兩份，保管方一份，移交人一份，要針對檔案移交人進行清點核對，保證材料信息的準確無誤，同時要注明移交時間，確定檔案保存期限。檔案材料要分開保管，移交人一份，檔案保管方一份，要在涉密文件管理制度的框架內，進行相應的卷宗歸檔和文件整理分類，充分保障檔案卷宗的信息安全。

四、結語

加強辦公室涉密文件管理制度建設就要切實加強管理人員的制度意識培養，要有效運用技術措施來預防泄密事件，通過建立完善的管理制度對人員的崗位職責進行細化，詳細規定其工作內容，切實做好保密工作。

[1]趙冉.新形勢下我國政府保密工作研究[D].南京大學,2014.

[2]潘鳳杰.涉密文件信息管理系統研究[D].東北石油大學,2015.