試論檔案信息資源利用的制約因素及其對策

席楠楠

摘 要：社會的檔案意識以及檔案部門的社會意識淡薄，是導致全社會對檔案信息資源利用需求的嚴重不足，進而大大制約了檔案事業(yè)發(fā)展步伐的重要因素。因此，在全球經(jīng)濟與社會發(fā)展日益信息化的今天，檔案工作者必須與時俱進，更新觀念，開拓進取，創(chuàng)造性地、扎實有效地開展工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的獨特優(yōu)勢，才能更好地服務于大眾、服務于社會、服務于祖國的現(xiàn)代化建設事業(yè)。

關鍵詞：檔案信息；資源利用；制約因素；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-02

改革開放30多年來，隨著經(jīng)濟和各項社會事業(yè)的快速推進，我國的檔案事業(yè)也同樣得到了全面的恢復和發(fā)展。然而，由于種種原因，檔案利用工作在 20世紀80 年代后期曾經(jīng)出現(xiàn)過短暫的繁榮之后，便很快步入了淡靜期。特別是進入 90 年代以后，無論是檔案利用人次，還是檔案查閱數(shù)量都開始呈現(xiàn)出明顯的下滑趨勢，檔案館最不濟的時候，與昔日人氣旺盛的景象相比，用“門可羅雀”來形容毫不為過。這種蕭條冷落的狀況，與社會信息化高速發(fā)展的現(xiàn)實形成了巨大的反差。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因雖然是多方面的，但其中一個非常重要的原因無疑就是社會的檔案意識、檔案部門的社會意識淡薄，從而導致了全社會對檔案信息資源利用需求的嚴重不足，進而大大制約了檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

筆者在此僅就產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因進行簡要的分析，并提出相應的對策，以期對促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展有所裨益。

一、制約檔案信息資源利用的主要因素

首先，是歷史原因影響利用需求。回顧檔案事業(yè)發(fā)展的歷史，我們可以清楚地認識到，檔案從產(chǎn)生伊始就被蒙上了神秘的色彩——專供統(tǒng)治者個人享用，檔案的利用受到極其嚴格的封鎖與控制。尤其是我國封建社會經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展階段，使檔案與檔案機構深深地打上了封建社會的封閉性、私人占有性的烙印。在人們的心目中，利用檔案是一種特權，而不是一種權利。新中國成立后，檔案開發(fā)利用工作曾一度有所加強，但是，“文革”期間檔案利用工作的扭曲，又使檔案被重新蒙上濃厚的政治色彩，人們對檔案、檔案機構望而卻步。直到十一屆三中全會以后，隨著改革開放以及經(jīng)濟和各項社會事業(yè)的發(fā)展，社會各界才出現(xiàn)了較大規(guī)模的利用檔案的現(xiàn)象。因此，可以說是歷史的原因，使人們對檔案及其利用產(chǎn)生了種種偏見，給檔案的需求造成一定的障礙。隨著社會的發(fā)展、檔案信息開放政策的不斷完善、檔案宣傳工作的日益加強，社會各界對檔案和檔案機構的作用也有了一定的認識，但是，從整體上說，這種障礙還沒有完全消除，人們對檔案信息的需求仍然沒有達到一個理想的程度。

其次，是信息素質(zhì)影響利用需求。長期以來，我國教育事業(yè)相對落后，從而造成了人口的文化素質(zhì)，尤其是信息素質(zhì)普遍偏低，特別是在我國以往的教育中，缺乏信息素質(zhì)教育。信息素質(zhì)教育所包含的內(nèi)容是多方面的，其中信息意識教育尤為重要，它包括信息主體意識、信息更新意識、信息獲取意識、信息傳播意識、信息保密意識、信息守法意識等等。而這些又直接影響著人們強烈信息意識的產(chǎn)生和獲取信息的能力。據(jù)有關媒體報道：美國四年級的小學生，為了完成老師布置的作業(yè)，會想到去圖書館借書，從中挑選收集信息，最終完成自己的作業(yè)。同樣，美國每年大約有 100 萬利用者去檔案館查找檔案，獲取信息。在法國、澳大利亞、加拿大、英國、新加坡等許多發(fā)達國家，通過檔案館向中小學生介紹檔案，讓他們從中了解自己國家的發(fā)展歷史，早已作為國家教育計劃的一個重要組成部分。因此，信息意識從小就深深植根在他們幼小的心靈中，同時教會他們從哪里、怎樣才能獲得自己所需要的信息。相比之下，我們的一些大學生在寫作業(yè)、做論文時，不知如何搜集資料的事例卻屢見不鮮，更何談在整體教育水平較低的情況下，人們會產(chǎn)生敏銳的信息意識、大量的信息需求和很強的信息能力。因而，在大多數(shù)人還不解檔案信息為何物的情況下，談開發(fā)利用檔案信息資源、提供信息服務，就顯得有些空洞乏力。

另外，就是檔案部門社會意識影響利用需求。我國傳統(tǒng)的檔案管理模式，是以檔案的保管為目的，忽視了將檔案作為重要的信息資源而開發(fā)和利用。其主要表現(xiàn)為：注重檔案的保存，追求館藏的數(shù)量和規(guī)模，而對檔案信息在多大程度上滿足社會各界的需求，以及是否得到充分利用等方面的研究還遠遠不夠。再加上服務方式的被動性和單一性，以及缺乏活力，服務效率不高，利用不方便等等，使杜會公眾缺乏對檔案信息的重視和依賴。

二、扭轉檔案信息資源利用被動局面應采取的對策

近幾年來，經(jīng)過檔案界同仁的不懈努力，檔案館在轉變思想現(xiàn)念、開發(fā)檔案信息資源方面做了不少工作，并取得了一定的成效。但就整個檔案部門而言，尚沒有從根本上樹立面向社會提供全方位高效優(yōu)質(zhì)服務的思想。陳舊的觀念、計劃經(jīng)濟體制下的機制與工作方法，至今仍然束搏和困擾著檔案部門的各項工作。因此，檔案部門對自身的社會意識也有待進一步的提高。面對檔案信息市場存在的缺陷和市場需求不足客觀現(xiàn)實，作為檔案工作者有責任引導、激發(fā)全社會的檔案意識，擴大社會的需求，增強社會對檔案的依賴度，努力營造一個讓社會了解檔案、重視檔案、利用檔案、支持檔案事業(yè)發(fā)展的良好氛圍。為此，應采取以下措施來改善檔案信息利用方面的被動局面：

第一、加強宣傳，重塑形象。現(xiàn)代社會中，一個企業(yè)要提高知名度，需要借助于強大的廣告宣傳攻勢，將其優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、周到的服務、良好的信譽等推向市場，只有這樣，才能使其產(chǎn)品在市場上占有一定份額。同樣，檔案工作要提高知名度，也需要借助大眾傳媒，樹立良好的公眾形象，將其豐富的館藏資源、便利而周到的服務、良好的信息環(huán)境，向社會展示。其目的是為了使社會了解、認識檔案、檔案館和檔案工作，從而在社會上樹立檔案館和檔案工作的良好形象。這是創(chuàng)造需求必不可少的重要條件。這種宣傳活動不應該是短期行為，而要經(jīng)過精心策劃，形成系列，制定近期和遠期規(guī)劃，不僅為今天，也要為將來的檔案工作打下堅實的基礎。要投入專門的人力和物力，密切注視檔案需求的變化趨勢，針對市場經(jīng)濟的多層次性、多變化性，及時捕捉來自各方面的信息，適時地面向社會開展宣傳活動，引起社會的廣泛關注，爭取更多的利用者。

第二、強化服務職能，樹立利用者第一的觀念。創(chuàng)造需求的過程是一個主動服務的過程。強化服務職能，就是要強化全員的服務意識，開展形式多樣的信息服務。其中強化全員的服務意識尤為重要。這里所要強調(diào)的不僅僅只是檔案利用部門或信息服務部門的成員需要強化服務意識，而是檔案部門的全體成員都要樹立服務意識，積極探索激發(fā)、引導、促進檔案利用者需求實現(xiàn)的有效途徑。在檔案管理機構內(nèi)部引進激勵機制，激勵全體檔案工作者以飽滿的熱情投入到服務工作之中，自覺而努力地提高服務效率和利用者的滿意度。通過形式多樣的信息服務，架起檔案部門與社會各界聯(lián)系的橋梁，使檔案部門在社會生活中占有應有的地位。

樹立利用者第一的觀念，即從利用者的角度來分析、理解、滿足其對檔案信息服務的要求。它需要主動地深入社會，了解利用者的信息需求及其變化規(guī)律，有針對性地開發(fā)檔案部門所控制和管理的檔案信息資源，形成能夠反映和滿足利用者需求的各種信息產(chǎn)品，為社會提供豐富、準確、便利、快捷的信息服務。要從利用者的實際出發(fā)，在程序上盡量簡化手續(xù)，建立迅捷有效的檢索系統(tǒng)，以縮短利用者的查找時間。在服務時間上，盡可能的根據(jù)利用者的需要增加或延長服務時間。還可以印發(fā)一些檔案信息服務指南方面的小冊子，介紹有關信息的基本知識、服務時間、服務項目、在檔案館中的方位等，將它們放置在一些公共場所，以便利用者了解檔案，從而產(chǎn)生利用需求。

第三、豐富優(yōu)化館藏，再現(xiàn)社會記憶。創(chuàng)造需求要有豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源作為依托。因此建立完整、科學、實用的館藏體系與結構，是創(chuàng)造需求的物質(zhì)保證。在實際工作中，要正確處理好豐富與精煉的關系，樹立精品意識，提高鑒別檔案價值的能力。加大珍品檔案、特色檔案的收藏力度，以此突顯檔案的獨特價值，發(fā)揮檔案館再現(xiàn)社會記憶的功能，體現(xiàn)檔案館的不可替代作用。

第四、依靠科學技術，實現(xiàn)利用需求。創(chuàng)造需求一定要與科學進步相聯(lián)系，依靠現(xiàn)代科學技術開拓新的服務方式，吸引、方便利用者實現(xiàn)其利用需求。科學技術的迅速發(fā)展，大大促進了經(jīng)濟和社會的發(fā)展，也為檔案工作的發(fā)展注入了新的生機和活力，檔案部門可以提供更為優(yōu)質(zhì)、多樣的信息服務，人們也可以較以往更為便利的接近、利用檔案信息。特別是計算機多媒體技術的應用，以圖、文、聲、像并茂的生動形式介紹檔案館的館藏、利用方式，以及存儲和自動檢索多種載體的檔案信息，從而使人們能以更加自然、直觀和更易于接受的方式來索取和利用各種檔案信息資源。與此同時，網(wǎng)絡技術的應用，做到了跨越時空遠距離傳輸電子化的檔案信息，真正實現(xiàn)了資源共享。因此，檔案工作要獲得進一步的發(fā)展，必須緊緊依靠現(xiàn)代科學技術。

總而言之，在全球經(jīng)濟與社會發(fā)展日益信息化的今天，檔案工作者必須與時俱進，更新觀念，開拓進取，創(chuàng)造性地、扎實有效地開展工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的獨特優(yōu)勢，才能更好地服務于大眾、服務于社會、服務于祖國的現(xiàn)代化建設事業(yè)。