數字化檔案管理工作淺析

王宇雷　張峰

摘 要：本文首先闡述了數字時代對檔案管理工作產生的影響，詳細分析了數字化檔案的優點和缺點，針對數字化檔案存在的不足，提出了完善數字化檔案管理的措施。

關鍵詞：數字化檔案；管理；問題；對策；

文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

進入數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。

一、數字時代對檔案管理工作的影響

（一）數字化電子檔案應運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著數字化、網絡化的不斷發展進步，檔案的物質載體表現形式也發生了翻天覆地的變化，由原來的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數字化檔案管理模式所取代，數字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數字化的目的是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。

（二）檔案館形態發生變化。檔案館形態由傳統型檔案館向數字型檔案館轉變， 這種轉變將傳統型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數字化手段和互聯網技術的應用，實現了數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及信息資源共享化。這種轉化帶來的還有檔案實體保管模式的轉變；之前的紙質檔案管理是相對集中的，進入數字時代后，紙質檔案逐步向電子檔案過渡。

二、數字化檔案的優缺點

（一）數字化檔案的優點：一是數字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數字化檔案的網絡化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數字化檔案歸檔的網絡化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。

（二）數字化檔案的缺點：一是數字化檔案容易失真。數字化檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數字化檔案極易失真，這不是數字化文件本身的缺陷，而是在形成數字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。二是數字化檔案安全性有待提高。數字化檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電， 直接影響信息再現，出現不安全問題 。三是數字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數據保存長久性問題有時候相當脆弱。當網絡突然癱瘓或者電腦出現故障等問題時， 很容易導致文件數據丟失。

三、完善數字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

（二）增強防寫技術措施。目前，在許多軟件中可將數字化文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從數字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數字化檔案。接入網絡的電腦應當注意使用防火墻，以防止網上用戶對該機構信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網絡上非法輸出，保護網上數字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。

（三）加強對光盤、磁盤等存儲介質的保護。一是要加強對磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，加強病毒防范，要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存數字化檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。二是要加強對光盤的保護。光盤要十分注意避光。保持良好的溫度、濕度環境至關重要。在使用過程中，應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。

（四）檔案管理工作人員要加快業務能力的提升。 首先，檔案管理工作人員要加強學習，提高創新能力和對新時代檔案管理方式變化的適應能力。檔案管理人員如果不加強學習，加快業務能力的提升，不及時了解檔案管理現代化的現狀及趨勢，很有可能不能適應社會發展對檔案管理提出的諸多新要求，就不能勝任日趨多樣化的檔案服務要求。唯有不斷的主動學習、及時掌握信息技術和現代管理等相關知識，不斷提升數字技術的能力和水平，才能適應現代檔案管理的要求。

數字化檔案管理是數字時代對檔案管理工作的基本要求。在新的時代背景下，傳統檔案管理工作模式與工作方法也遠遠不能滿足時代的發展要求，更加使檔案管理數字化建設具有迫切性。不斷創新數字化檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術方法，保證數字化檔案的真實性、客觀性與完整性，使數字化檔案管理工作適應現代社會發展需求。