淺談現代企業怎樣提高秘書的綜合素質

摘 要：企業秘書在現代企業管理中發揮著服務領導、輔助決策、溝通協調、督促檢查、中介樞紐等高度復雜的綜合性職能，其工作能力和工作效率在很大程度上影響著企業決策和管理運行的質量與效率。本文主要探討現代企業如何提高秘書的專業素質，從而更好地為企業發展提供有力支持。

關鍵詞：企業秘書；專業素質

企業秘書是辦公室這個樞紐部門的核心管理人員。隨著現代經濟社會的飛速發展，知識經濟、信息經濟等新經濟形態層出不窮，企業所面臨的發展環境、競爭形勢瞬息萬變，需要學習的各類知識、需要管理的各類信息、需要做出的各種決策、需要處理的各類事務、需要協調的各種關系日益龐雜，企業秘書的工作職能已經從傳統的“辦文、辦事、辦會”發展為服務領導、輔助決策、溝通協調、中介樞紐、督促檢查和信息反饋等高度復雜的綜合性職能。特別是在服務領導、輔助決策方面，既要當好領導的助手，又要當好領導的參謀，其工作能力和工作績效在很大程度上影響著企業決策和管理運行的質量與效率，因此，對秘書的專業素質有著很高的要求。下面本人從管理的角度對現代企業如何提高秘書的專業素質談一點粗淺的看法。

1 企業秘書應該具備的綜合素質

秘書的綜合素質是指秘書人員的知識水平、道德修養以及各種能力等方面的綜合素養。

1.1 現代企業秘書必須要有扎實的理論功底。毛澤東認為：“有了學問，好比站在山上，可以看到很遠很多的東西，沒有學問，如在暗溝里走路，摸索不著，那會苦煞人。”因此，毛澤東選秘書一個重要標準，就是要有學問。所謂有學問，就是要有扎實的理論功底。一是基礎理論知識要扎實。企業秘書一定要懂政治、識經濟、知管理、善思考，才能有良好的洞察力和分析能力，才能把握宏觀政策，看清發展趨勢，工作才能有預見性、超前性和創造性。因此，要掌握黨的基本理論和方針政策，要掌握現代市場經濟、現代企業管理的基本理論，還要掌握科學的世界觀和方法論。二是專業知識要扎實。企業秘書必須通曉本企業的主要業務、熟悉本企業的經營活動規律和發展戰略，了解與本企業生產經營活動密切相關的法律知識。只有成為生產、經營和管理的行家里手，才能把握企業發展的階段性重點，抓住解決問題的主要矛盾和主要方面。三是知識面要寬廣。企業秘書工作涉及面廣，不論哪個方面的知識都要懂一些，這樣在工作中才能才思泉涌，游刃有余。

1.2 現代企業秘書必須有較強的綜合工作能力。現代企業秘書除了要具備基本的文秘專業技能外，還要善于調查研究，善于了解實情，能夠抓住真情，這是對企業秘書的基本要求；還要求有改革意識和創新創造能力，在輔助決策時能夠啟發思路、諫言獻策，在綜合服務時，能夠創新創造，提高效率；還要有較高的綜合協調能力，善于抓住關鍵，能夠堅持原則，靈活高效完成任務。

1.3 現代企業秘書必須具備嚴苛的職業道德修養。現代企業秘書雖然站在幕后，干的是服務性質的工作，但卻身居中樞要害部門，選拔任用秘書必須“德才兼備，以德為先”。如果沒有嚴苛的道德修養，縱有經天緯地之才，對企業、對個人也只能是有害而無益。現代企業對秘書的職業道德修養主要包括忠于職守、廉潔奉公；服從領導、任勞任怨；嚴守機密、誠信做人；謙虛謹慎、和以待人；熱情服務、辦事公道；勇于創新，勤于學習。

2 現代企業秘書職業素質存在的主要問題

現代企業對秘書的理想要求是全能型和創新型。但是，無論秘書是出身專業科班，還是來自生產經營一線，由于知識結構的缺陷，在秘書職業素質的方面都可能存在不足。

2.1 理論功底不厚實。辦公室是集文秘、服務、文化、接待等職能于一體的綜合性部門，秘書整日埋頭于繁瑣復雜的日常事務，往往疏于理論知識的學習。沒有厚實的理論積淀，就難以在實際工作中從理論層面上思考問題，分析問題缺乏深度，擬定文件缺乏思路，工作上分不清主次，理不出頭緒，忙不到關鍵，難以發揮領導的助手和參謀的作用。

2.2 知識體系不健全，工作能力有欠缺。首先是專業知識欠缺。有些企業的秘書人員是半路出身，沒有系統學習過文秘專業知識；有的秘書是科班出身，直接從學校分配上崗，沒有經過基層工作的鍛煉，沒有系統學習過企業業務知識、管理知識，知識體系不夠完善，不能滿足實際的工作需要。其次，有些秘書學習積極性不高，不能主動去學習新知識和新技能，來滿足社會和企業發展對人才的越來越高的要求。另外，秘書外出學習培訓機會少，視野不開闊，知識更新慢，綜合素質下降，工作水平和質量不能滿足企業發展的需要。

2.3 對秘書工作的服務性質、參謀性質認識不足。受社會不良風氣的影響，有些辦公室秘書人員管理觀念強烈，服務意識淡薄，嚴重影響著辦公室工作的效率。實際上，在辦公室工作當中，服務和管理是不可分割的，但一些辦公室秘書缺乏服務意識，認為辦公室是機關部門，是領導部門，對下級態度差，不能起到很好的橋梁作用，導致上下級之間溝通出現問題。

3 怎樣提高秘書的職業素質

從企業層面來說，提高秘書的職業素質是人力資源的 管理問題。秘書的職業特殊性和現代企業對秘書職業素質的高要求，決定了秘書的來源必須主要立足企業的內部培養。因此，組織人事部門必須建立秘書人才的培養、選拔、任用和考核機制。要著眼秘書的個人基本素質和道德品質，發現優秀的秘書潛質，建立人才庫。要有意識地制定培養計劃，在不同崗位的歷練中，培養秘書的綜合素質。要加強秘書的業務交流和業務培訓，接受新的觀念、新知識、新理論，擴充秘書的知識面，提高其工作水平。要從正反兩個方面加強人生觀和價值觀的正確引導，建立制度化的秘書工作機制，防止秘書出現職業道德風險。全才、通才實際上是可遇不可求的，因此秘書職務也要進行分工，做到量才使用，在知識和能力的互補中，發揮最大的效用。

從個人層面來說，提高職業素質是個人的努力問題。

要堅持學習，學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學現代市場經濟、科學技術和管理知識，吸收吸納最新的理論、最新知識，不斷豐富知識體系，增強自身的理論基礎。

要樹立大局意識、服務意識。辦公室作為綜合職能部門，是為領導決策服務的中樞機構，必須要樹立牢固的大局服務意識，工作上要從大局著想，任何時候都把企業的工作放到第一位。

要提高協調、溝通能力。協調、溝通工作是企業辦公室秘書的一項重要工作，如接待來訪、組織活動、辦理各種會議、對外聯系等。一旦溝通協調不暢，就可能給企業帶來負面影響，甚至給企業經營帶來不可估量的損失。因此，辦公室秘書要認真做好不同人員、不同部門、以及企業內外部的協調、溝通工作，正確處理各類關系，為企業營造良好的生產、經營環境。

要提高應變能力。應變能力是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然的辦事能力。它要求辦公室秘書擁有豐富的知識、敏捷的思維能力，以及良好的心理素質，這些都需要辦公室秘書在日常的工作中不斷學習，積累經驗。這樣才能在面對突發狀況時迅速做出反應，正確的分析事件發生的原因，并及時找到解決對策。

要嚴守紀律，克己奉公。辦公室秘書作為企業上下級之間的樞紐職位，要求秘書人員必須嚴于律己，信守本分。對于領導人員的決策要嚴格執行，不得偽托領導之意，假冒領導之名辦事；有政策可循的事，一定要按政策辦事，堅決杜絕職位之便謀取私利。此外，辦公室秘書人員必須自覺做好保密工作。秘書人員和領導聯系密切，知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象，因此，一個合格的辦公室秘書必須做到嚴于律己，克己奉公，嚴守秘密，努力提高自身綜合素質，才能更好的為領導和企業的發展服務。

要不斷提高文字表達能力。寫作能力是辦公室秘書的一項基本功，在一定程度上代表著辦公室的工作水平，和企業形象。辦公室文秘人員要加強文字綜合能力培養，必須做到勤寫、勤練，力爭做到文字準確、內容精煉、表達正確。平時要加強學習，多多研讀各種材料，豐富自身的知識和理論體系，在實踐中總結寫作技巧和經驗，提高文字表達能力，切實提高撰寫材料的水平。

參考文獻：

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作者簡介：王愛民（1965-），男，安徽省淮北市，漢族，政工師，淮北礦業集團工程建設公司黨委辦公室。