縣級黨校檔案管理現代化思考

郭小紅

摘 ?要：檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢。實現檔案管理現代化，是檔案事業生存和發展的內在要求，也是擺在全體檔案管理工作者面前的一個緊迫的課題。縣級黨校檔案管理現代化的思想障礙突出表現在觀念僵化、看法片面、管理放任。破除這些障礙，應當樹立現代化的檔案管理觀念，解決計算機應用方面存在的問題，提高檔案管理工作者的素質。

關鍵詞 ?縣級黨校 ?檔案管理 ?現代化

我國經濟社會的快速發展，為檔案管理工作創造了良好的機遇，同時也對檔案管理的現代化工作提出了新的要求。作為縣級檔案管理部門和工作者，如何適應這種新的要求，努力促進檔案工作現代化，是亟待研究和解決的問題。

1.縣級黨校檔案管理現代化的必然性

自從1946年美國制成第一臺電子計算機以來，計算機經歷了電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路等階段，時至21世紀，電子計算機已經全面走向檔案管理事業，相關系統軟件數量和品種眾多，都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現計算機管理，已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優越性。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了管理效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域，將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然。目前，縣級黨校檔案管理已經具備現代化的基本條件，也要順應檔案管理現代化的趨勢。

2.檔案管理現代化的界定

對檔案管理的現代化的認識主要有三種觀點：第一種觀點強調檔案管理中的方法的現代化與手段的現代化。第二種觀點強調檔案管理方法與組織的現代化，但也重視檔案管理技術與設備的現代化。第三種觀點強調檔案管理與現代市場經濟的形勢相結合，強調檔案信息的服務社會化。筆者認為，檔案現代化是一個動態的概念，是變化發展的，與動態的管理需求相適應、相統一。具體來說，檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導，運用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。

3.縣級黨校檔案管理現代化的思想障礙

長期以來，由于受計劃經濟體制影響，加上一般人對檔案工作重要性了解有限，特別是一些領導干部對檔案工作缺乏應有的正確認識，直接導致了檔案工作的困難?？h級黨校檔案管理現代化的思想障礙突出表現以下幾個方面：

3.1觀念僵化

人們不能將檔案工作與市場經濟體制的需要聯系起來，看不到檔案工作對市場經濟體制運行的所能形成的巨大影響和作用。一般人將檔案看作是經濟發展的包袱，很難將檔案看作是市場經濟運行中必不可少的信息資源，更看不到它的巨大的經濟與社會效益。因而也就更難談什么建立檔案工作市場，把檔案工作推向市場，建立起諸如勞務檔案市場、技術檔案市場和其他的檔案市場了，至于建立起系統、全面、細微的檔案大市場的目標要么沒有，要么就是陷入空談。

3.2看法片面

人們認為檔案工作僅僅是一些紙紙片，與單位其他工作如經濟、人事等相比是次要的，因而也只能居于次要地位，在會議中講重視，但在實際的工作中輕視。

3.3管理放任

尤其是領導人對單位的檔案管理工作缺乏計劃于目標，得過且過，完全放任檔案工作毫無活力與效率的進行，對檔案現代化更是沒有什么想法。

4.破除縣級黨校檔案管理現代化障礙的建議

4.1樹立現代化的檔案管理觀念

自然經濟、計劃經濟和小農經濟的背景使檔案管理工作長期處于落后的客觀環境里，因此，檔案管理的現代化首先是實現觀念的現代化。所謂觀念的現代化是要以現代的管理科學觀念與成果來評價人事檔案工作的地位和作用。檔案工作是一門科學，必須運用管理科學來指導它?，F代管理科學是建立在自然科學和社會科學之上的并且運用系統論、信息論、控制論、運籌學、現代經濟計量學以及最優化技術、計算機技術等最新的科學成就而形成的。

檔案管理要在管理科學理論的指導下，大膽探索，改變一切不適應的管理方式與方法，遵循檔案和檔案工作的客觀規律進行科學管理。不僅如此，觀念的現代化還包括檔案管理運行的市場化機制的引入，如果缺乏市場化的管理觀念的引入，檔案管理就始終難以擺脫計劃經濟的觀念的束縛，也就難以走上檔案管理完全靠財政或單位的經濟效益來發展的道路，其結果是檔案管理工作越走越窄。

4.2解決計算機應用方面存在的問題

在計算機的開發試驗中，出現兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業技術人員去研制。因為這些專業人員對檔案管理業務缺乏了解，以致開發的產品實用性差。二是主要由檔案工作者去研制，以致產品的功能低。只有對檔案管理業務有著足夠的了解，熟悉計算機軟件知識，才能設計研發出檔案管理軟件，二者缺一不可。因此，為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，需要檔案業務與計算機應用兩種知識的結合，檔案管理人員要主動進取，不斷提高應用技能，才能運用現代化技術手段，提高工作效率和質量，提高檔案管理現代化水平。

4.3提高檔案管理者的素質

當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護。要保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，必須做到：在現有基礎上積極創造條件，想方設法引進急需人才;從提高整支隊伍素質著手，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

參考文獻：

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