涉外電力工程項(xiàng)目檔案管理之實(shí)踐

楊茂碧

[摘要]土耳其ATLAS電力工程項(xiàng)目是中電投工程有限公司第一個(gè)海外EPC總承包項(xiàng)目，通過該公司海外電力工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，分析海外項(xiàng)目檔案管理，思考和總結(jié)涉外EPC總承包項(xiàng)目檔案資料管理特點(diǎn)，提出涉外總承包項(xiàng)目檔案管理思路和方法。

[關(guān)鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理

工程總承包是國(guó)際通行的工程建設(shè)項(xiàng)目組織實(shí)施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工各階段工作合理交叉，科學(xué)銜接，并對(duì)工程質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面負(fù)責(zé)。

項(xiàng)目文件資料管理是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作。對(duì)此，做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理，對(duì)各類文件資料進(jìn)行分析歸類，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準(zhǔn)確翔實(shí)地反映國(guó)際工程總承包項(xiàng)目真實(shí)面貌和有價(jià)值的信息，從中總結(jié)出有利于項(xiàng)目順利實(shí)施的做法和經(jīng)驗(yàn)，使我們的項(xiàng)目管理逐步與國(guó)際接軌，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。自我國(guó)入世以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步融入國(guó)際經(jīng)濟(jì)，越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入了國(guó)際市場(chǎng)。近幾年來(lái)，中電投電力工程有限公司在國(guó)外的工程業(yè)務(wù)增長(zhǎng)較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項(xiàng)目，越南項(xiàng)目，巴基斯坦等火電項(xiàng)目，采用國(guó)際慣用的通用方式，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備和材料的采購(gòu)供應(yīng)、建筑安裝施工、指導(dǎo)試車和生產(chǎn)考核等實(shí)行全過程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發(fā)時(shí)留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項(xiàng)目總包工程的檔案管理問題，進(jìn)行粗淺的探討。

1國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料形成的特點(diǎn)

第一，語(yǔ)言特點(diǎn)。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件以國(guó)際通用語(yǔ)言英語(yǔ)為主。英語(yǔ)是國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的工作語(yǔ)言，如招投標(biāo)、合同文件、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備安裝運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、各類檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、重大節(jié)點(diǎn)完成證明文件以及與業(yè)主之間的來(lái)往信函、電子郵件、傳真、會(huì)議紀(jì)要等。第二，文本特點(diǎn)。由于承接國(guó)外總包工程，除在工程前期、設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生大量紙質(zhì)合同文本、技術(shù)資料及圖紙等，隨著工程的進(jìn)行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子信息，還產(chǎn)生大量的電子郵件、光盤、U盤等。

此外一些設(shè)計(jì)變更問題，出現(xiàn)同一名稱、同一件號(hào)、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，形成替換頻率高的特點(diǎn)。

2做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔前的必要準(zhǔn)備工作

第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內(nèi)容，形成文件的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)。從國(guó)際工程總承包項(xiàng)目形成的文件材料文本的特殊性看，國(guó)際工程總承包技術(shù)文件、圖紙多以英文為主，對(duì)檔案人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。檔案人員需要學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目專用術(shù)語(yǔ)，了解技術(shù)資料、圖紙規(guī)范格式。了解學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目流程，掌握技術(shù)資料、圖紙的特征等。同時(shí)還要了解掌握與國(guó)際接軌的工程總承包內(nèi)涵，了解本企業(yè)開展工程總承包構(gòu)架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項(xiàng)目文件資料，包括從項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機(jī)械設(shè)備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收、考核評(píng)價(jià)等各方面狀況的真實(shí)記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統(tǒng)整理打好基礎(chǔ)。

第二，制度保證。制定國(guó)際工程總承包項(xiàng)目檔案管理細(xì)則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責(zé)任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導(dǎo)各承包單位（分包單位）將項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

第三，重視現(xiàn)場(chǎng)。重視完善項(xiàng)目在安裝、調(diào)試、生產(chǎn)考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄、來(lái)往文電，以及財(cái)務(wù)支付憑證等重要材料。如會(huì)議紀(jì)要、承包單位與業(yè)主、國(guó)內(nèi)外分包單位之間往來(lái)的各類文件、供貨商提供的產(chǎn)品設(shè)備文件資料、動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的日?qǐng)?bào)周報(bào)月報(bào)、施工技術(shù)程序文件、技術(shù)檢查文件、項(xiàng)目管理文件、驗(yàn)收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場(chǎng)文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無(wú)法補(bǔ)救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴(yán)格履行簽批手續(xù)，管理人員應(yīng)按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實(shí)性。

第四，網(wǎng)絡(luò)安全。國(guó)外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)專人管理電子文件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子文件傳輸、動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充、存儲(chǔ)管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴(yán)肅性和服務(wù)性，保證文件管理真實(shí)、可靠、保證對(duì)內(nèi)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)信息安全。

3檔案管理的具體實(shí)施

土耳其阿特拉斯項(xiàng)目是中電投電力工程有限公司貫徹落實(shí)中電投集團(tuán)公司“走出去”戰(zhàn)略第一個(gè)海外EPC總承包項(xiàng)目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項(xiàng)目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，本著服從和服務(wù)于施工生產(chǎn)，進(jìn)行了積極的探索與實(shí)踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進(jìn)行分析，思考和總結(jié)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)。

3.1招標(biāo)文件管理

阿特拉斯項(xiàng)目雖然是海外項(xiàng)目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項(xiàng)目，所有設(shè)備均由中國(guó)進(jìn)口。因此，招標(biāo)工作在國(guó)內(nèi)進(jìn)行。

3.2合同管理方面

所有設(shè)備合同、工程合同、物資及材料采購(gòu)合同、服務(wù)性合同、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議由PAP軟件進(jìn)行管理，電子版已上傳ATLAS項(xiàng)目PAP合同管理模塊中，便于項(xiàng)目部人員查詢及利用。每份合同均進(jìn)行了合同評(píng)審及會(huì)簽。分公司設(shè)備、材料采購(gòu)合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國(guó)內(nèi)相同。

3.3施工圖紙管理方面

根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設(shè)計(jì)院項(xiàng)目經(jīng)理上傳服務(wù)器，在服務(wù)器中建立并上傳初步樣圖。經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，再由項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理在服務(wù)器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場(chǎng)。需要查閱圖紙既能通過紙質(zhì)版查詢，也能通過電子版進(jìn)行查詢。

3.4設(shè)備圖紙管理方面

項(xiàng)目設(shè)備圖紙與設(shè)備都是通過海運(yùn)同時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并經(jīng)EPC物資部門清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行開箱驗(yàn)收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設(shè)備資料移交申請(qǐng)單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點(diǎn)后移交資料室，經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對(duì)無(wú)誤后，資料室方可接收設(shè)備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家補(bǔ)供。

由于海外項(xiàng)目PAP網(wǎng)絡(luò)版剛開發(fā)，存在網(wǎng)絡(luò)差、開發(fā)不全，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)資料管理困難。經(jīng)與各單位溝通，達(dá)成一致意見。EPC收到設(shè)備圖紙資料后，運(yùn)用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫明設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱、設(shè)備型號(hào)及編號(hào)，同時(shí)須有中英文對(duì)照，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關(guān)單位，同時(shí)將電子版上傳至服務(wù)器中。

3.5文檔管理方面

目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統(tǒng)一發(fā)布，施工單位將須報(bào)審文件送至EPC，經(jīng)EPC專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進(jìn)行掃描，發(fā)至相關(guān)專業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)，將電子掃描件按文種、專業(yè)進(jìn)行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

3.6設(shè)計(jì)變更管理

第一，設(shè)計(jì)方提出的變更。由設(shè)計(jì)院進(jìn)行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)和業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)，經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理同意批復(fù)后，設(shè)計(jì)院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。第二，施工單位提出的變更申請(qǐng)。經(jīng)設(shè)計(jì)院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。

3.7供貨商資質(zhì)

內(nèi)容與國(guó)內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國(guó)內(nèi)采購(gòu)，供貨商資質(zhì)幾乎通過電子郵件傳遞到現(xiàn)場(chǎng)。因此，只有采購(gòu)部門一個(gè)公章，而無(wú)供貨商（鮮）公章。

3.8驗(yàn)評(píng)資料

雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國(guó)ASME 標(biāo)準(zhǔn)，施工單位分專業(yè)報(bào)送ITP計(jì)劃清單，即《施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表》。

3.9竣工檔案的質(zhì)量及歸檔要求、組卷原則與移交

第一，竣工資料的質(zhì)量要求：比國(guó)內(nèi)要求少些，所有資料幾乎無(wú)印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，紙質(zhì)文件由項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)主管經(jīng)理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準(zhǔn)的圖紙電子版，進(jìn)度，技術(shù)要求和其他文件，已批準(zhǔn)的圖紙，測(cè)試過程報(bào)告，設(shè)備測(cè)試證書，運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)，竣工圖，合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進(jìn)行溝通：凡中英文對(duì)照聯(lián)系單、報(bào)業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設(shè)計(jì)變更單、設(shè)計(jì)修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗(yàn)評(píng)記錄、施工圖、竣工圖、設(shè)備廠家說(shuō)明書、圖紙、合格證、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁(yè)式裝訂，既簡(jiǎn)單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設(shè)備資料隨到隨移交，工程資料為機(jī)組發(fā)電后一個(gè)月內(nèi)按專業(yè)進(jìn)行移交，調(diào)試檔案應(yīng)在工程竣工時(shí)，乙方應(yīng)對(duì)該部分負(fù)責(zé)，應(yīng)使該部分符合合同規(guī)定要達(dá)到的目標(biāo)；以及竣工試驗(yàn)開始前，乙方應(yīng)按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護(hù)手冊(cè)。

3.10現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況

并網(wǎng)發(fā)電驗(yàn)收。現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收只產(chǎn)生驗(yàn)收記錄及簽證。與國(guó)內(nèi)相比，無(wú)驗(yàn)收記錄，整套啟動(dòng)后，由國(guó)家能源部組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國(guó)外項(xiàng)目不太看重168小時(shí)試運(yùn)。

3.11軟件管理

統(tǒng)一使用服務(wù)器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務(wù)器中生成，簡(jiǎn)單、直觀，不限制上傳文件大小。

3.12竣工圖要求

竣工圖應(yīng)按合同約定出圖，竣工圖編制深度應(yīng)與施工圖的編制深度一致，有變更內(nèi)容的竣工圖，應(yīng)用云線圖圈出更改部位，并標(biāo)明變更依據(jù)文件號(hào)，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處，編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應(yīng)按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊(cè)發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認(rèn)后正式出版竣工圖。

4存在的問題及建議

第一，由于海外項(xiàng)目沒有PAP統(tǒng)一管理軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備幾乎都由中國(guó)進(jìn)口，導(dǎo)致部分廠家提供的安裝維護(hù)說(shuō)明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準(zhǔn)確，業(yè)主不認(rèn)識(shí)也無(wú)法接收，來(lái)回催繳給我們工作帶來(lái)很大困難。第三，設(shè)備廠家的外購(gòu)件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無(wú)法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內(nèi)容少于紙質(zhì)文件內(nèi)容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說(shuō)明書深度不能服務(wù)于現(xiàn)場(chǎng)。第六，根據(jù)目前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備資料情況，根本不適宜過程移交，因?yàn)樵O(shè)備資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)比較凌亂，比較分散，同一廠家設(shè)備開箱時(shí)間不一致，過程移交導(dǎo)致不專業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設(shè)備儀器儀表、鍋爐補(bǔ)給水設(shè)備、斗輪機(jī)設(shè)備、帶式輸送機(jī)等，由于設(shè)備購(gòu)件多，資料也比較復(fù)雜，這些資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，資料人員都要經(jīng)過3～4天時(shí)間才能清點(diǎn)出來(lái)，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對(duì)，清理出來(lái)的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對(duì)設(shè)備招標(biāo)時(shí)，一定要嚴(yán)格要求廠家提供完整、準(zhǔn)確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機(jī)兩大主機(jī)圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊(cè)（即活頁(yè)夾），如主變、起備變、保變等說(shuō)明書及圖紙管理方便，便于查找。同時(shí)提供電子與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的PDF電子版本，才能適應(yīng)國(guó)際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過多，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際產(chǎn)生文件份數(shù)根本滿足不了合同要求。

5結(jié)論

通過對(duì)涉外電力工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，順利完成項(xiàng)目檔案移交和歸檔。同時(shí)，面對(duì)總承包項(xiàng)目存在的問題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們?cè)概c項(xiàng)目參建部門單位共同努力，推動(dòng)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。

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