政府信息公開背景下的檔案管理工作研究

崔國俠

[摘要]隨著我國信息公開化、平臺化改革的逐步深入，政府信息公開成為我國信息化建設的重要組成部分，檔案管理也逐步由傳統化向信息化轉變，筆者結合我國政府信息公開進程，對如何推進我國現行檔案管理制度、充分發揮其公共服務的功能作用進行相關研究。

[關鍵詞]政府信息；檔案管理；信息化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201535089

政府信息公開是衡量一個國家民主化進程的重要標桿，也是時代發展和社會進步的重要舉措。廣義上的政府信息公開主要包括兩個方面的內容，一是政務公開，二是信息公開。狹義上的政府信息公開主指政務公開。政務公開主要是指行政機關公開其行政事務，強調的是行政機關要公開其執法依據、執法程序和執法結果，屬于辦事制度層面的公開。廣義上的政府信息公開的內涵和外延要比政務公開廣闊的多，它不僅要求政府事務公開，而且要求政府公開其所掌握的其他信息。我國的政府信息公開自2008年5月1日實施《中華人民共和國政府信息公開條例》以來，已邁上了有法可依的新臺階。該條例將政府信息公開與檔案工作不可分割地聯系在了一起，為檔案事業的發展提供了更為廣闊的舞臺，同時也對檔案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快檔案管理工作信息化、公開化建設，對加快我國政府信息公開進程具有重要的意義。

1政府信息公開對檔案管理工作的影響

檔案是通過具有保存價值的文件現行轉化得來的。原生性是其重要特點，檔案也是社會信息系統的重要基石。信息資源已是當今被廣泛認同的重要資源之一，檔案信息作為社會信息資源中最可靠的原生類信息資源之一，是社會信息資源的重要組成部分。而行政機關既是社會信息資源的發生主體，又是產生政府信息類檔案的主要來源。政府信息首先作為現行文件存在，其剩余具有保存價值的那部分就成為檔案。由此可見，政府信息與檔案信息相互銜接交織，與其他類重要信息資源一起，共同組成社會信息資源系統。檔案信息公開化是通過對檔案信息資源進行整合，并通過統一的檔案信息平臺使得檔案信息公開化，進而使用戶迅速方便地利用檔案信息資源的一種方法。檔案信息公開化是檔案信息資源利用最大化的一種理想狀態，是政府信息公開進程的必然要求，也是檔案事業適應社會發展要求的必然趨勢。

現今階段下，我國政府信息公開化進程正不斷深入，因此對促進檔案信息公開化提出了更高的要求。應準確把握檔案信息公開與政府信息公開之間的契合點，在信息公開和信息服務方面，應注重借鑒和學習圖書情報領域的相關探索模式和服務經驗，緊緊抓住當今機遇，積極實現檔案信息公開，努力提高檔案管理的工作水平。

2檔案信息公開工作現狀

文件生命周期理論認為，文件具有雙重價值：第一價值，包括行政管理價值、法律價值、財務價值和科研價值；第二價值，包括其他機關和個人利用者的從屬價值，如證據價值和情報價值。文件向檔案的轉化，就是文件最終實現第一價值向第二價值的轉化。所以，檔案多不具有現行價值，而更多體現為歷史性的價值和文化性的價值。由此可知，政府信息的最終命運是檔案，在從政府信息到檔案的轉化過程中，需要經過歸檔、確定密級、保管期限、從業務部門移交機關檔案室、移交檔案館的過程。而政府信息公開的過程，從很大程度上來講也就是檔案信息公開的過程。

我國的檔案信息公開工作仍處于改革進程當中，因此如何更好地利用現有資源，為社會提供有效信息，進一步體現檔案管理工作的價值，是所有檔案工作者應思考的問題，從現階段來看，檔案信息公開工作存在以下特點：

第一，檔案信息服務工作發展尚不完善。首先，檔案資源利用率低，許多檔案機構目前服務對象僅局限在黨政領導和機關公務員，對專家、學者、社會公眾提供服務的比例較小；其次，檔案管理服務滯后，服務手段仍處于傳統、煩瑣的手工操作層面，基本處于被動式服務階段；最后，館藏資源信息覆蓋面不足。目前檔案館接收的多是黨政機關、人民團體的文書檔案，范圍較窄，門類單一，且以紙質檔案為主，對電子及多媒體等其他載體形式檔案的收集較少，在一定程度上限制了社會大眾的使用范圍。

第二，檔案信息時效性不強。這在一定程度上影響了檔案信息公開工作的開展。根據我國《檔案法》相關規定，立檔單位保存十年左右的永久、長期檔案才向政府檔案部門移交。但從需求情況看，社會和群眾利用較多的同樣也是形成時間在十年以內的檔案，這就使檔案館的信息工作經常處于期限錯配的狀態，無法滿足檔案信息收集者的需求。

第三，檔案管理制度的分段管理機制對信息公開的制約。在機關文件向檔案館轉移的過程中，在先行檔案管理體制下，存在機關檔案室這樣一個銜接環節。總的來說，文件首先由機關內部業務部門產生，經過整理立卷后，向機關內部的檔案機構歸檔。機關內部的檔案機構保存了相當大的一部分最具利用價值的由現行文件形成的檔案，而且保存的時間長，對于檔案的是否公開具有相當大的決定權。這對檔案信息公開工作的進展形成一種制約。

3政府信息公開下的檔案管理工作建議

首先，全面開展檔案信息公開化工作。在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務平臺。檔案館內部建立局域網，檔案部門通過在此基礎上建立檔案網，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務。與此同時，檔案館應以政府檔案部門的目錄中心為中心，將各單位暫未進館檔案的目錄集中整理到檔案館的目錄中心，據此建立檔案目錄信息咨詢平臺，提供檔案資源共享。需求者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關目錄資料后到文件所在單位查閱即可。一方面能拓展檔案館的服務范圍；另一方面也提高了服務的能力和效率。

其次，轉變服務理念，優化服務方式。政府信息公開意味著公眾可以獲取原本大量優質的信息資源，檔案館應在原有檔案開放利用的基礎上建立起現行文件服務中心，作為政府信息查閱的指定場所，為人們獲取政府信息提供方便。由于政府信息和檔案之間的密切關系，將為國家節省大量的資源，特別在公眾無法分辨其屬于政府信息還是檔案信息的情況下，方便利用者結合查閱檔案，獲取比較系統的信息，對于切實保障公民的知情權具有重要的現實意義，在實際工作中受到公眾的好評，取得了良好的社會效果。

最后，拓寬檔案信息公開宣傳渠道。如果檔案館里的豐富資源沒有被妥善利用，將造成巨大的資源浪費。因此亟須拓寬檔案信息公開的宣傳渠道：一是宣傳檔案館的功能、館藏資源等；二是宣傳檔案的使用方法，提高大眾的檔案意識等；三是提高大眾對檔案信息查找的客戶體驗。這不但能夠提高檔案館的社會影響，而且能夠提高大眾的檔案使用意識，進一步提升檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]李財富，周甜甜政務公開背景下的檔案信息開發利用工作[J].浙江檔案，2007（2）：16-18

[2]張林華政府信息公開與發揮檔案機構信息服務功能[J].檔案學通訊，2005（4）：31-34