外貿實務交際中商務英語信函的表達探析

陳利霞

[摘 要]隨著世界在政治、經濟、文化等方面的聯系日益密切，人類必須要具備更好的跨文化交流能力，來應對從世界各國涌入的文化信息，商務外貿活動是目前跨文化交流最密切的領域之一，商務英語信函則在外貿活動中作為溝通的媒介，影響著商務活動的發展，在經濟全球化的影響下更要求商務人士能夠掌握跨文化交流技巧。本文將結合外貿實務的具體情況，總結商務英語信函在外貿實務交際活動中的重要作用，并探析商務英語信函的表達技巧。

[關鍵詞]商務英語；信函；作用；表達技巧

現如今世界經濟發展的最主要特點就是經濟全球化，在經濟全球化的大背景之下，世界各國的經濟活動都逐漸超越國界，不僅限于本國范圍內的貿易往來，更注重通過對外貿易、資本流動、技術共享等方面的互動往來逐步形成涵蓋全球范圍在內的有機經濟整體，可以說經濟全球化是商品、技術、信息、人員等生產要素跨地區的一種流動發展。近年來，我國與其他國家的貿易往來日益密切，對外開放的程度不斷增強，這就更要求我國商務士人在具備商務貿易能力和職業道德素質的基礎上，更應該具備跨文化交流的能力，而寫好商務英語信函則是貿易雙方構建良好和諧的合作關系的重要橋梁，對商務活動的發展有著至關重要的影響。與此同時，中西方不同的文化背景和傳統習慣，讓漢語和英語兩種語言在表達運用上存在巨大差異，這給商務人士寫作商務英語信函提出了更高的要求。總之，在外貿實務交際過程中，必須重視商務英語信函的作用。

一、商務英語信函在外貿實務交際活動中的作用

在商務貿易活動中所使用的專業英語就是所謂的商務英語，它和我們日常所使用的英語不同，有著屬于西方文化傳統的表達方式和習慣，商務英語的涵蓋范圍也比較廣，包括商務英語信函、商品信息、商貿信息、商務合同等，其中，商務英語信函是貿易雙方進行溝通交流的重要橋梁，是用作為世界通用語言之一的英語進行寫作，用紙張、電子郵件等方式傳遞商貿信息等內容，這種方式已經逐漸成為商貿活動的重要媒介手段。

正由于商務英語和日常英語存在較大差別，一個詞的不恰當運用可能會產生不同的意思，讓貿易雙方的交流產生分歧，因此，商務英語信函也有著獨特的表達技巧，往往一封用語得當、表達巧妙的商務英語信函能夠給貿易伙伴留下良好的印象，從而進一步推動雙方的商貿活動的發展，相反，一封措辭隨意、用語散漫的商務英語信函則可能會導致商貿交流的失敗。除此之外，雖然隨著互聯網的發展，貿易雙方的溝通方式變得多元化、頻繁化，但商務英語信函仍然是外貿實務交際活動中不可或缺的重要內容，這是因為商務英語信函本身具備法律效益，能夠作為雙方貿易往來的法律證據，與此同時，商務英語信函的專業性也讓其內容更為詳細透徹，一些具體的商務細節都能夠在商務英語信函中表達清楚，對于產生質疑的問題也能夠分析徹底。隨著世界在政治、經濟、文化等方面的聯系日益密切，商務英語信函在外貿實務交際活動中的作用也將越來越重要，而如何才能寫好一封商務英語信函，做到措辭得當，那就必須要了解商務英語信函的表達技巧。

二、商務英語信函的表達技巧

1.正確選擇商務英語信函格式

目前的商務英語信函格式主要有三種，分別是：縮行式、平頭式以及改良版的平頭式。第一種縮行式，這是一種較為傳統的英國式信函格式，形式嚴謹正規，信頭居中，日期寫在信函的右上方，而結尾的謙稱通常采取居中格式或是從中間開始寫，信函在每一段落開始處都需要縮進4～5個字幕。縮行式信函的優點主要是能夠吸引人注意，條理清晰，便于閱讀，但是其缺點是在打字過程中較為復雜。第二種平頭式，這是一種美國常用的信函格式，隨著美國經濟的發展，這種信函格式的使用率也日益頻繁。平頭式要求信函在書寫日期、地址、稱呼、正文各段落以及結尾謙稱時，都要從左向右寫，同時要采取左對齊的格式。平頭式信函的優點是內容簡潔、結構緊湊，在打字或書寫時也較為便捷。第三種改良版的平頭式，它是綜合了前兩種信函格式的特點，在現如今的商貿活動中廣泛使用，改良版的平頭式在信函開始處往往采用平頭式的格式，而其他內容則套用縮行式的格式。

2.巧妙選擇商務英語信函的表達

商務英語信函的重要作用決定了其表達應該盡量規范標準，避免像日常英語一樣的口語化傾向。首先，在選詞時盡量選擇禮貌、謙遜的詞語，例如“Please count me in on this project. （請把我也算入這項計劃的參與者）”，“please”一次表現了書寫者的謙遜禮貌。同時，在寫稱呼時，不應該直呼其名，而應該寫上對方的職位等稱號，例如“manager（經理）”、“president（董事長）”等，讓對方從稱呼當中感受到尊重。第二，商務英語信函中應該多使用here、there、where加上to、in、before、for等復合副詞以及古體詞，這種用詞雖然在日常英語中使用較少，但是其具有濃厚的文化傳統，是一種較為正式的用語形式，體現出信函的莊重嚴肅。第三，商務英語信函在用詞時應該避免歧義，表達準確，例如“They should cover TPND on my order.（他們應該在我的訂單貨物上投保偷竊提貨不著險） ”，其中“TPND”是“Theft，Pilferage and Non-Delivery”的縮寫，也就是偷竊提貨不著險的意思，這種縮寫必須拼寫正確，否則就會失之毫厘差之千里，造成理解上的錯誤。

三、結語

總而言之，隨著中國與世界各國的貿易往來日益密切，商務英語信函在外貿實務交際活動中的重要作用也逐漸被我國商務人士所重視，成為貿易雙方溝通交流的重要橋梁，而要寫好一封商務英語信函卻不是容易的事，需要書寫者在充分了解西方文化傳統的基礎上，熟悉商務英語信函格式，巧妙選擇英語用詞表達，只有這樣才能提高商務英語信函水平，不斷促進中外貿易活動發展。

參考文獻：

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