淺析當前形勢下如何做好國土資源檔案管理工作

畢麗艷

[摘 要]在當前檔案管理工作數字化的管理趨勢下，國土資源的業務檔案也實現了數字化。數字化檔案管理有利亦有弊，然而，檔案管理的數字化信息化又是檔案管理發展與進步。利用數字檔案管理國土資源的相關業務信息就要充分發揮數字檔案管理的優點與長處，克服其的缺點，將國土資源基于數字化的檔案管理工作推向制度化、規范化與系統化。

[關鍵詞]數字化檔案管理；管理效率；信息化管理

基于數字化的檔案管理工作是指利用信息技術將檔案信息轉換為數據信息，并進行存儲、傳輸、共享以及銷毀的管理過程。數字化檔案管理是檔案管理信息化的產物，信息化技術普遍應用的時代促使檔案管理要實現信息化，檔案信息要實現數字化管理必然要依賴于信息技術的發展。然而，數字化檔案管理雖然是科學進步的表現，適合社會發展現狀，但是它本身也具有一些缺點。那么，數字檔案管理工作應做到揚長避短，即數字檔案的優點充分利用，而將電子檔案的缺點克服掉。

一、基于數字化檔案管理的優點

1.提高了檔案管理效率。檔案的管理工作主要包括歸檔、驗收、保管、提供利用等內容。傳統的紙質檔案在進行管理時，每一項工作的完成都必須通過人工，手動的查找，然后記錄，并手動的歸位存檔，當領導查閱時，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國土資源的業務工作較多，因此，檔案的數量的也較多，復雜程度也較多，管理工作就變得異常復雜，因此，傳統的檔案管理方式具有管理效率低的缺點。而電子檔案管理依托與信息技術，無論對檔案進行哪些工作，只需要在系統中點擊相應的按鈕即可，其管理效率大大提高。

2.豐富的檔案管理的類型。傳統的檔案管理只能保存紙質文檔，紙質文檔對于信息的存儲具有很大的局限性。而基于數字化檔案管理系統可以實檔案管理類型的多樣化。國土資源業務方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對于比較重要的國土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對信息的描述也是不一樣，顯然比紙質文件保存的信息更具有說服力，更有保存價值。

二、電子檔案管理的缺點

1.存儲時間短，容易被破壞。數字檔案管理系統存儲的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲在存儲器上，存儲時間與傳統的紙質存儲時間相比短很多。紙質的檔案信息存儲，如果不發生火災等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲等環境因素，保存期限長達幾十年甚至上百年。然而電子存儲器中光盤的存儲時間理論上只有20年，并且它有存儲還會受到磁場等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤存儲器上的信息卻有可能由于操作的操作不當而被刪除。

2.保密管理的難度加大。檔案信息的管理一項的重要職責就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲在電子存儲器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規范的檔案管理系統還可以有效的實現檔案的保密工作，如果沒有檔案管理系統，或者是檔案管理系統的權限設置存在問題，那么，檔案信息的保密工作就不易實現。對于國土資源的業務信息來說，它是具有一定的保密級別的，這就為基于數字化的管理系統提出了規范、安全管理的更高要求。

3.依賴于計算機系統實現。基于數字化的檔案管理系統是信息技術的產物，它也必須依賴于計算機與網絡上才能實現相應的管理。那么，這就意味著它不能脫離計算機與網絡來進行工作，這就要求國土資源數字化檔案管理系統的實現要具備較好的計算機硬件條件和網絡環境，還要有熟練運用計算機技術和網絡技術的專業人才，實現檔案信息的查詢與調閱可以在計算機網絡上的管理，因此，計算機系統的性能就必須是可靠的，網絡系統的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計算機技術實現的，但是這種完全依賴于計算機的做法也是它的缺點。

三、基于數字化的國土資源業務檔案管理工作如何揚長避短

1.存儲制度應揚長避短。對數字檔案進行管理時，要充分的發揮數字電子檔案易于存儲，可以實現多處類型文件的存儲并且存儲量大的優點。而要克服掉存儲時間短，數據容易被破壞的缺點。可以建立一個完善的數字檔案存儲制度，將國土資源的業務相關信息的數字檔案分成幾個存儲等級，再按存儲等級的不同分別備份多個文件，送交不同部門進行管理。對于已經存儲的信息要定期進行檢查，如果出現數據讀取錯誤，一定要及時的采取補救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質檔案備份的方法。數字檔案的存放也要定期的進行檢查，除了基本的檢查外，還要對磁化環境進行檢查。

2.保密管理應避短。數字檔案的保密管理是其管理內容的一大難題。由于采用數字檔案管理方式，很多單位都會將大量的信息進行存儲，大量的、數量繁多的信息進行管理起來十分不方便，如果沒有信息管理系統的使用，其保密性必然受到影響。加強電子檔案的保密管理，首當其沖的就是建立數字檔案信息化管理系統，設置系統訪問權限，還地專機專用。其次是要制定嚴格的查閱制度，對于越權查閱的行為堅決的制止，并根據情節嚴重與否提高批評建議。

3.檔案中的管理內容要適宜。數字檔案的管理數量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優點，但是不能將所有的數據不做甄別與挑選，一股腦的存儲在計算機或存儲器上。對于國土資源的業務信息而言，如前面所述，存儲的內容多、全面有有利的一面，但是也要依據一定的規則，數字檔案的管理內容也要做到適宜，既內容要具有存儲的價值，數量也要適宜，無論信息社會如何發達，電子存儲容量也是不斷擴充，但是總不能把所有的過去全部記錄下來，總不能把工作中的一切都記錄下來。因此，檔案內容的選擇工作還是必須要進行的環節。

4.檔案的銷毀工作要規范。數字檔案信息如果存儲的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數字檔案的銷毀工作一定要規范，制定出嚴格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門的指導性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門組成的鑒定小組做成鑒定。

四、結語

國土資源的檔案管理實現數字化是眾多單位面臨的一個共同的議題，上面分析的數字檔案管理的優點與缺點，也是眾多檔案管理工作中都會遇到的問題。基于數字化的檔案管理雖是社會檔案管理的必然趨勢，但是，適應發展趨勢的情況下克服其缺點，才能利用好信息技術，讓信息技術為我們的工作與生活服務。

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