信息化手段在供應商管理中的階段性運用

莊華

[摘要] 當今社會，信息化技術運用在各個行業和各個企業中。信息化技術與企業的結合，能激發企業的生命力，提高企業運行的效率。本文結合前階段公司供應商管理模塊的二次信息化運用成果，對比運用前后供應商管理的改善狀況，說明如何運用信息化的技術手段強化供應商的管理，逐步提高供應商的管理水平。

[關鍵詞] 供應商管理；階段；信息技術；評審

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2015.24.131

1 引言

工程項目中，供應商的質量直接影響到所供設備的質量，而設備質量又是項目的生命線，決定著項目成功與否。因此，供應商管理水平的提升已成為項目管理過程中至關重要的一環。本文以公司信息技術運用變革為實例，說明如何二次運用信息化技術手段，分階段逐步提高供應商的管理水平。

2 管理狀況

公司原有的供應商信息數量多達900多家，所維護的信息包括基礎信息、行業信息、財務信息三大類。基礎信息包括供應商檔案編號、名稱、企業性質、注冊資金、法人和聯系人等；行業信息包括所屬行業、經營范圍等；財務信息包括開戶銀行、賬號、稅號等。

一次變更前供應商管理模式是采用人工處理方式，通過簡單的辦公軟件進行。根據所采集到的信息登錄到EX-CEL文件“供應商合格名錄”中，置放在公司公用文件夾中供相關人員使用。而所搜集的信息和辦公文件則是通過紙質形式進行保存。

根據供應商日常管理的需要，包括推薦、考察、審批、評審、淘汰等環節。供應商推薦是指根據工程項目需要，由采購專業員或業主等推薦人填寫《供應商入圍推薦表》。供應商考察是指根據供應商提供資質證明文件材料，決定是否實施實地考察，并對考察情況作好考察記錄，填寫《設備、材料供應商考察申請表暨考察報告》；供應商審批是指按照《設備、材料供應商資格審批表》填報要求，按規定程序，經本部門、公司監察部和公司領導審批同意，將入圍供應商納入供應商網絡進行管理。供應商年度評審、淘汰是指每年度組織有關部門及相關人員，對供應商年度供應和服務實績進行評估；經分析匯總對不合格的供應商直接從名錄中清除。

3 供應商第一階段信息化運用

3.1 一階段信息技術的開展運用

借助公司經營管理系統上線與電子商務采購平臺的運用，我們在第一階段將供應商基礎管理納入系統管理范疇，通過統一的平臺來處理供應商信息，有效避免信息源不一致、重復處理等問題。

3.1.1 實施關鍵點

（l） 數據整理工作。原有的供應商信息往往無法直接轉換到管理信息系統中，需要進行進一步的信息處理和加工。刪除重復的數據、增加過渡的數據。這個階段是數據處理量巨大的階段，也是后期供應商管理系統模塊能夠正常運行的一個關鍵。

（2） 供應商專業類別劃分。為了使供應商管理不停留在數據表面的維護上，希望供應商的信息能夠真正推進業務知識的深度挖掘。我們根據供應商歷史合同、專業特色以及公司產品特色，首先，按照機械、電氣、公輔三大類專業將供應商進行初級劃分；其次，每大類下設三個子專業。

3.1.2 實施步驟及內容

（1） 功能需求調研分析。需要向技術開發人員詳細描述供應商的管理現狀和需實現的功能訴求。

（2） 制度及流程梳理。需要梳理供應商管理的流程，最好能畫出流程圖，標識出要控制的關鍵節點，明確哪些工作可以在系統內完成，哪些工作（例如審批）只能在線下完成。

3.1.3 系統設計與開發

此部分工作主要由軟件開發人員完成，客戶需要配合完成系統測試與培訓工作，提出系統中存在的缺陷。

（l） 數據整理及導入。按照系統要求的統一模板格式整理現有的數據信息，整理完成后導入系統中。

（2） 系統投入使用。規定相關人員按系統要求進行操作。對于實際操作人員來說，系統要求就如何交通規則一樣，擯棄原有的工作方式是一個十分艱難的過程。

3.2 一階段管理改善

3.2.1 供應商信息實際運用性增強

由原來的基礎信息、行業信息、財務信息調整為基礎信息、專業信息、年度評價信息、財務信息四大類。根據設備專業類型，采購專業員在擬選供應商時，比照同專業公司合格供應商網絡中供應商名單及對應評審得分和等級進行，減少主觀臆斷和個人意識。

3.2.2 供應商管理的控制力度加大

系統中逐步通過供應商的專業和評價等級來強化管理，要求專業人員在擬選時在同一專業范圍下進行，并且優先選用評價得分靠前的供應商。此外，對于非常用的供應商，統一劃分在潛在供應商進行管理。潛在供應商的使用必須在擬選之前辦理激活程序。進一步整理供應商隊伍，始終保持有優質的供應商可供選擇。

3.2.3 管理效率提高，數據分析更加便利

統一的供應商系統平臺將原先分散在每個專業員手中的信息集中反映出來；同時，人工統計匯總的報表可以按照使用人員需求進行自由匯總分析，一定程度上減少了人工統計的工作量及重復率，降低統計過程產生的錯誤率。

4 供應商第二階段信息化運用

4.1 實施前情況分析

由于條件限制，通過一階段的信息化管理，只初步建立了供應商管理模塊。供應商檔案資料的信息化、評審手段的信息化等只能等待下一階段的改善。通過一段時間的消化和整理，我們開始開展第二階段的工作，進入供應商評審的信息化拓展階段。

我們以項目組為供應商業績評價主體，每年度組織有關部門及相關人員，從供應商業務量、質量情況、價格水平、合同履約、服務情況、異議處理、用戶意見、應急處理、生產制造能力、技術能力、檢驗能力和創新情況等方面，以《供應商年度評審表》形式，對供應商年度供應和服務實績進行評估。經分析匯總，按評審分數劃分等級，分別為A、B、C、D四類。評審結果為D類（不合格類），直接從供應商名錄中清除。

4.2 實施關鍵點

4.2.1 評審主體

合同涉及的商務人員、執行人員、用戶等人員作為供應商評審的主體。不同的評審主體針對各自不同的評價指標進行打分。

4.2.2 評估指標

我們圍繞綜合實力、合同履行、服務情況三大項目（共計十一個指標）對供應商進行評估，賦予每個項目、每個指標各自的權重，計算加權總分。滿分為100分。

4.3 實施步驟

由于參與評審主體的有限性，第二階段信息化的開放程度較第一階段小。同時，因以第一階段的T作作基礎，供應商評審信息化的推廣更為順利。通過3個月功能需求調研分析、流程梳理、系統開發、數據整理導入，評價系統開始投入使用。

4.4 實施效果

通過供應商評價系統，有效地簡化評審流程。由之前的線下發放、線下回收、線下匯總，轉為系統自動化采集有效的信息。供應商評價系統極大程度地節省評審時間，提供評審效率，且保證了評審結果的準確性，使得評審結果能夠有效地運用到后續供應商的維護上。同時，堅持年度考核與日常考核相結合，以項目熱負荷試車為節點，進行日常動態考核；實行末位淘汰制，凡評審得分排名后5%的供應商一律淘汰，從而進一步優化供應商隊伍。

5 結論

原有的設備材料供應商信息采用人工方式，通過簡單的辦公軟件（EXCEL）進行維護，公司合格供應商在使用過程中存在一定的問題：①信息局限主要反映供應商的基本信息，缺乏專業信息；②合格供應商有近900家，數量過多，給日常信息維護帶來困難；③供應商擬選與供應商評價不能有效結合，供應商評審結果不能有效指導擬選工作。

通過分階段對供應商實施信息化管理，從源頭上梳理了供應商的基礎信息，增強供應商信息的實際運用；加大供應商管理的控制力度；提高管理效率。從結果上使供應商評審結果有效地反饋到供應商選擇上。

將來，公司擬進一步推動供應商報價信息化。通過電子商務平臺，將供應商的報價活動與信息管理結合起來。同時，由于供應商評價系統與公司經營管理系統尚未對接，供應商評價結果的動態反饋還需要等接口完成后進一步實現。通過不斷完善，我們擬最終構建一個供應商入圍、供應商日常管理、供應商評審、供應商選擇運用的綜合系統平臺。