供電企業(yè)檔案信息化管理淺析

張林

一、供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

供電企業(yè)的管理者對檔案工作十分重視，將檔案管理包含在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系相對完善，檔案工作責(zé)任人分工較為清晰，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投資也在不斷加大。供電企業(yè)的專兼職檔案人員努力滿足生產(chǎn)、施工、銷售和管理工作的需要，尤其是科技檔案管理人員，在做好本職工作的同時，積極指導(dǎo)基層單位、施工方的檔案管理工作。

隨著供電企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)步明顯。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結(jié)構(gòu)。辦公室設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導(dǎo)監(jiān)督，規(guī)范檔案管理。明確了檔案室工作職責(zé)和崗位職責(zé)，設(shè)置了檔案歸檔范圍及整理要求，有效地保證了各類檔案的齊全完整。

二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容

檔案管理信息化就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化就是把傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案信息資源轉(zhuǎn)換成電子計(jì)算機(jī)能夠接受的數(shù)字信息進(jìn)行管理，可以概括為以下幾方面：

1、檔案信息的數(shù)字化。是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。即一方面要把以前的傳統(tǒng)檔案通過電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式。另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

2、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。以往的檔案服務(wù)主要是以面對面的形式為主，不僅效率低，也給管理和借閱人員帶來諸多不便。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理后，借閱者可通過網(wǎng)絡(luò)提交申請，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務(wù)對象帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此，大大提高了檔案的利用率。

3、檔案檢索的自動化。在傳統(tǒng)檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進(jìn)行的，其效率必然很低。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，其速度、效率是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。另外這種自動化檢索方式還可以建立在基于Web方式的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，用戶通過網(wǎng)絡(luò)檢索既快捷又方便。

企業(yè)檔案信息化可以從以下幾個方面著手：實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。

三、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。在低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決?，F(xiàn)在主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮?？梢姡畔⒒钱?dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

檔案信息自動化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。

五、加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

六、加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用計(jì)算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息供人們利用。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。目前，電力系統(tǒng)已開發(fā)出一套檔案管理平臺軟件，加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。

七、加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

好多企業(yè)至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存。

八、加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

電力檔案是一項(xiàng)電力工程全過程的真實(shí)反映，是可以利用的寶貴資料，隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，電力檔案管理人員應(yīng)該全面加強(qiáng)對電力檔案的收集、整理以及開發(fā)利用，增強(qiáng)自身能力素質(zhì)，提高信息化管理水平，充分發(fā)揮電力檔案的寶貴價值，以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，一點(diǎn)一滴做起，與時俱進(jìn)，為本單位乃至整個電力行業(yè)提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：國網(wǎng)冀北唐山市曹妃甸區(qū)供電公司）