切實加強黨校檔案信息化建設

張帆

信息化是充分利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經濟增長質量，推動經濟社會發展的歷史進程。檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。檔案信息化建設為社會各項建設服務，其實就是以檔案網絡建設為前提，以信息人才儲備為基本，以實現檔案信息資源社會共享的目標。從其發展源頭來說，檔案信息化建設本質上就是檔案實現社會信息化的過程，具有重大的社會意義。

檔案信息化改革勢在必行。傳統的紙質形態的檔案不易進行長期的保存，檔案易受到蟲蝕和受潮等的危害，產生過多的保管費用，而且紙質檔案基本是沒有備份，檔案資料一旦丟失就難以彌補。還有，在對檔案資料進行多次查閱后，會大大增加資料的折舊度，造成紙質檔案的受損，不利于檔案管理工作的順利開展。而檔案的電子化和信息化可以彌補紙質檔案的這些缺陷和不足，促進檔案管理工作健康有序地發展。為此，早在2008年國家檔案局就提出了建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”的要求和標準，這也是新時期下給檔案信息化提出的新的任務和方向。我國各行各業正大力進行信息化建設，我校也不例外，數字化校園建設已經進行了很多年。但由于電子文件統一歸檔難、電子檔案信息存有安全隱患、電子檔案的法律效力不及紙質檔案以及檔案信息化管理人才缺乏等方面的原因，致使我校檔案信息化處于落后狀態。

如何做好我校檔案信息化管理與建設，是一項重要而緊迫的任務。

首先，要加強我校檔案信息化法制建設。根據信息化建設發展的需要，重點抓好地方信息化立法工作。以《檔案法》為核心，逐步將現行的由國家法律、行政法規、地方法規、政府規章和部門規章五個方面組成的檔案行政法規體系，轉化為相互聯系、相互制約的檔案法律、檔案行政法規構成的一個整體，初步建立起信息化工作法律法規保障體系。逐步建立完善的檔案信息化相關制度體系，制定電子文件信息采集、管理、存儲格式標準執行細則，使電子文件的管理更具有可操作性，制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的工作規范，建立和完善電子文件保管、存儲及安全保管的制度，保證學校檔案信息化的規范與健康發展。

其次，要加強我校網絡及其安全系統建設。目前網絡安全已成為世界各國在信息化建設過程中十分關注的一個問題。檔案是一種重要的信息資料，而且許多帶有一定的密級，利用計算機系統處理涉密信息時，必須采取涉密信息“管理一條線”的原則，將保密及本單位業務需求和計算機網絡系統技術有機結合起來，統一規劃、統一設計、統一建設，充分實現公文管理、檔案管理及文檔一體化和安全保密工作和技術應用的同步。這樣才能使電子政務網絡的技術先進性功能的實用性和較完善的安全保密性得到有效保證。因此，在技術上要不斷更新保密手段，在管理上要嚴禁涉密信息上網，對已經上網的信息要做好系統和數據備份。

第三，要加快檔案系統數字資源建設。檔案系統資源的建設是指現行應用系統歸檔文件的收集和館（室）藏檔案的數字化兩部分內容。現行應用系統歸檔文件的收集主要是指電子政務和采用辦公自動化系統形成的電子文件。館（室）藏檔案的數字化，即利用專用掃描設備如工程掃描儀、文檔高速掃描儀等設備對館藏的圖紙、文檔、聲像等檔案進行掃描和處理等工作，從而實現紙質檔案向電子文件的轉變。檔案數字化發展將進一步完善我國以紙質檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源。

第四，加強檔案信息化人才隊伍建設。檔案信息化建設是一項技術性很強的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者不僅要掌握政治理論知識和檔案學知識，還應掌握與本職工作相關的科學文化知識以及計算機技術、網絡技術等現代技術知識，只有這樣才能適應新時期、新形勢下檔案信息化發展的需要。信息化人才對檔案信息化建設的發展有著決定性影響。檔案信息化建設是一個復雜的系統工程項目，要把信息化建設過程作為鍛煉隊伍、培養人才的過程，可以采取以下方式：一是認真做好在職人員的培訓工作，通過培訓使檔案管理人員增強檔案基本業務知識、理論水平和分析問題的能力并能夠熟練運用計算機和網絡管理的基本知識來實現檔案信息化管理;二是要積極開展多種形式的技術培訓和技術交流，努力營造一個良好的學習新技術、新知識的環境;三是要積極引進人才，要下大氣力引進一批既懂檔案又懂計算機的復合型人才;四是邀請有關專家學者前來講學、作報告，積極組織人員出去參觀、學習，加快檔案工作人員的知識更新。

總之，檔案信息化建設是適應新形勢下檔案發展的需要，也是一項長期的、系統的工程，需要不斷研究，不斷投入。只要我們抓住機遇，努力學習和運用當代先進的科學文化知識和技術手段，推進檔案信息化建設，就能加快檔案工作融入信息社會的步伐，實現我校檔案事業的跨越式發展。

（作者單位：中共唐山市委黨校辦公室 ）