淺析電子檔案的整理和利用

高峰

隨著科技和電子信息技術的發展、應用和普及，在辦公工作逐步實現自動化的今天，實現電子檔案管理，以便捷的非人工識讀性和信息存儲的高密度性成為了發展主流趨勢，因此如何有效對電子檔案進行有效的整理和保護成為了辦公室檔案管理人員必須要熟練掌握的一項技能。以唐山燃氣集團為例，現在幾乎所有行政文書檔案的生成方式發生了根本的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程均在計算機網絡中進行，所有的用戶個人以及用氣信息管理變更都是以電子信息為主。這些大量的電子文件，在給人們的生活和工作帶來了巨大的變化的同時，也給檔案工作帶來了新的機遇和挑戰。這樣的檔案是以電子文件為主要存在形態，那么檔案也自然以電子文檔的形式存在著，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有一定差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的以光盤、磁帶等為載體的檔案，而對這種檔案的保管設施和要求也越來越高。

檔案信息利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。唐山燃氣集團有很多種終端設備和遠傳設備負責收費、計量、安全預警、管網更新等信息收集和傳輸，把這些檔案信息綜合、系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。作為燃氣企業檔案管理人員，對于各種電子檔案的收集整理，不失時機地為集團公司領導提供有價值的檔案信息，為領導決策提供有效信息，保障企業能夠快速發展，是檔案管理人員的必備的素質。同時，有效信息的提取必須有一個“去粗取精”的過程，使得電子文檔的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，才能為檔案信息利用者提供更為完善的服務。在信息技術日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應用水平，是勢在必得。

一、檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以紙質檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等為主要物質對象，利用計算機及其它設備對檔案文獻進行收集、篩選進行電子化加工，使之轉化成為計算機軟件形式的二次信息加工，然后再結合這些電子文件自身的特點，采用先進的軟件系統對電子檔案進行文件級的管理，從而實現安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會生活和經濟生活提供安全、真實、準確、快捷的檔案信息管理模式。其優點有：

1.提高文檔的利用效率。現在大多數檔案部門都是應用計算機及計算機網絡進行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎硬件配置以及技術條件日益成熟，計算機已得到廣泛的應用，形成了大量的電子文件，快速發展的網絡技術又進一步波及到了文書檔案的運轉、傳遞過程和利用方式。一些新技術，如語音識別、文字掃描模式識別等方面的應用已逐步進入實用領域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。

2.明顯提高檔案信息的時效性。過去手工信息加工的工作模式就是一種“慢工出細活”的工作方式，從文件資料形成到收集、整理和歸檔，所需的時間長、任務繁鎖，且容易造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的利用價值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機讀形式的檔案，充分利用計算機及計算機網絡的強大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現二次文獻。

二、推進檔案信息電子化的策略

1.慎重選擇技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應用軟件的開發及成熟的數據轉換技術。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統的技術路線尤為重要，應從計算機信息處理技術特點和發展的角度考慮，研制開發適應當代檔案信息管理工作的應用軟件，其中的管理模塊應與各行各業的檔案管理工作緊密結合，同時利用軟件技術實現不同數據結構間的自動轉換功能，即通過應用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數據結構、版式等，通過軟件自動轉化到較大范圍的統一的標準上來，從而最大限度地發揮計算機及網絡的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

2.加強檔案標準化建設

檔案信息電子化的運用體現在檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案管理要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準化建設本身也是一個系統工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學、合理、長遠的規劃，避免人力、物力、財力的浪費，抓好檔案的標準化建設，兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。國家檔案管理部門應盡早制定檔案信息電子一體化技術流程標準體系和規則，實現檔案目錄信息、文件原文和原數據的電子化管理。通過網絡環境，即可在一定的范圍內進行資源共享，從而有效地避免大量的重復勞動，及日后數據匯集的重復現象。

3.高度重視人才管理

推進檔案信息電子化的關鍵是人才。加強培養教育，造就復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息電子化工作的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響檔案信息電子化水平的提高。同時檔案工作的連續性較強，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習和積累，才能逐漸適應或逐步完善，所以一方面要抓好檔案干部的穩定工作，另一方面，要加強對現有檔案人員的繼續培訓，結合工作實際需要和未來的發展趨勢，并根據不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用。掌握信息技術的新知識，適應信息技術的成果，是當前適應實際工作的需要。目前已有相當多的單位配備了專職網絡管理人員，如果能將檔案管理人員和網絡管理人員融合使用，筆者認為將會對加快檔案人員知識結構的變革提供一條新的捷徑。

（作者單位：唐山燃氣集團有限公司）