人事檔案的規范化管理淺議

摘 要：當前檔案相關的法律法規正在不斷地出臺，所以也逐漸提高了人事檔案工作在整個單位中的地位。各個單位對于檔案的相關意識也在不斷地加強，從而豐富了檔案室檔案的種類和數量，使得檔案被利用的頻率在不斷上升。個人認為可以采取如下措施加強對于人事檔案的規范化管理。

關鍵詞：人事檔案；規范化管理；措施

當前經濟時代具有以信息和知識為主的特點，檔案管理開始朝著信息化的方向發展。對于檔案信息儲存和處理的數字化以及收集和傳遞的網絡化已經正在進行。所以對于人事檔案信息的需求量也隨著人事檔案工作的開展而逐漸開展。因為人事檔案蘊含著大量的信息，所以各行各業對于人事檔案都是非常的重視，所以我們需要加快人事檔案的現代化管理進程，促進人事檔案管理長期穩定的現代化發展。

1人事檔案在企業和單位中的重要性

通過人事檔案，可以記述和反映一個人真實的經歷以及德才表現，同時也是人事部門了解和使用人才最為重要的第一手材料。人事檔案在人事的任免、調動、確定以及了解個人問題等方面起到至關重要的作用。團體、部門和個人在工作實踐過程中形成了檔案，這是一種非常寶貴的信息資源，檔案按照內容可以分為圖標、文字等不同形式。

2人事檔案的基本目標

人事檔案記錄了人們從走進社會和參加工作開始的一切重要信息，所記錄的各種信息具有分散性和廣泛性的特點。因此為了確保每個人的人事檔案都足夠做到真實和全貌，就必須對檔案材料進行較為系統、完整和全面的收集。這樣組織和用人部門在進行人員選拔和使用的時候才能夠做到更為客觀和真實。去偽存真、取之有理、舍之有據是進行檔案鑒別的基本原則，確保人員的真實情況能夠通過歸檔的材料真實和準確的反映出來，確保其分類準確、目錄清楚、裝訂整齊，要準確無誤地進行分類和編排。作為個人成長的歷史記錄，涵蓋了個人的政治歷程、工作表現、任免以及調動等相關材料，需要按照黨和國家就檔案和保密工作的相關制度和法規，實現安全、保密和科學化的人事檔案管理。對于人事檔案應當在保證保密和遵守相關原則的基礎上進行利用，確保人事檔案的利用制度完善健全，從而更好地利用人事檔案。

3 規范化管理人事檔案措施

3.1 對人事檔案的管理制度加強管理 目前涂改、虛假、錯誤以及內容殘缺是人事檔案中存在較明顯的問題，對此人事檔案部門應當構建嚴格的管理制度，確保規范標準科學嚴密，對登記進行嚴格的審核，加大相關的執法力度，讓相關職能部門的業務監督機制得以加強，確保從源頭上保證人事檔案的完整、統一、規范和準確。對于企業和事業單位而言，每一位員工的人事檔案都是非常重要的，所以人事檔案在從產生到歸檔的整個過程中，都需要人事工作人員和檔案人員堅持嚴肅、認真和負責，確保嚴格遵循標準規范進行，從而確保人事檔案的真實、完整、有序、精練、使用。質量是檔案管理人員必須把握的問題。檔案人員首先應當確保檔案內容的完整齊全，然后按照規定的標準對檔案材料的格式、載體以及相關的附件都進行嚴格的審核和逐一的登記；要駁回那些內容不完整的材料并且要求其重新制作，對于缺乏的信息要及時地補齊。要加大對人事檔案的審核力度，依照法律規定嚴格處理制裁人事檔案管理中出現的違法和瀆職現象，確保其他人不會再犯。部分檔案因為管理人員擅自涂改或挪用等原因導致檔案材料損毀或者丟失的，需要遵照《檔案法》相關規定進行責任的追究并且進行處罰。構建健全的法律和業務標準，以此對檔案材料的產生和文件制發機關進行約束。確保檔案管理部門在接受人事檔案材料時候材料依然準確、完整和真實。

3.2 要認識到人事檔案管理的重要性 加強組織和領導，對人事檔案管理工作要嚴格監督不松懈。人事檔案具有政策性強、機密性強和專業性強的特點，所以對于每一層管理機構而言，都需要充分認識到人事檔案管理的重要性，然后注重對于人事檔案的管理，對人事檔案管理中出現的問題要及時地進行處理和解決，大力支持人事檔案管理相關的人力、物力和財力，確保檔案管理人員的工作水平和環境得到提高。確保人事檔案管理人員嚴格按照制度進行工作，進而確保人事檔案管理的規范化。

3.3 注重軟、硬件角度共同加強人事檔案的管理工作 單位和企業的人事檔案管理工作依賴于領導層的支持，要讓領導層明確人事檔案管理并非只是簡單的管理工作，而是要明確人事檔案管理實質上與人力資源建設同等高度。單位和企業的日常運轉中，領導層要加強對于人事檔案管理工作在財力、人力和物力方面的支持工作，切不可只是將其掛在嘴邊，光說不做。硬件改革方面是要將人事檔案管理庫從其他檔案庫中獨立出來，對于檔案管理人員基本都是兼職人員的現狀需要立即進行解決，要使用的專門的管理人員進行管理；軟件方面則是需要做好檔案的收集、整理和歸檔，并且將人事檔案管理工作歸入信息化建設范疇，從而確保人事檔案管理人員可以更為積極的工作，也間接提高了人事檔案管理的時效性。

3.4 促進人事檔案管理人員自身水平素質的提高 人事檔案管理人員應當同時具備兼職和全職人員，并且成立人事檔案管理工作的工作檢查和驗收小組，兩小組交叉進行檢查驗收，確保人事檔案管理人員之間互相可以進行檔案業務知識的學習，實現取長補短、共同提高的目的，幫助人事檔案管理人員樹立正確的人生觀、事業觀和價值觀，培養人事檔案管理人員愛崗敬業的精神，從政治和個人業務素養兩個層面對人事檔案管理人員進行共同提高。

只有全面掌握了檔案專業知識，并且懂得了檔案管理學和文書學以及目錄學、檔案保護技術學、檔案開發與利用學、檔案自動化管理和檔案著錄、標引、檢索等相關的檔案專業知識以及基礎技能、借助現代化檔案管理方法——檔案計算機管理和電子文件的歸檔與管理的知識和技能才能夠勝任人事檔案管理工作，因此，作為一名檔案管理人員，需要可以順應時代的潮流，面對當前的各種變化，去積極主動地改變自己，讓自己更為適應電子信息技術革命對于檔案工作的影響和改變，這樣才可以在目前高速發展的信息時代下勝任人事檔案的管理工作，作為檔案管理工作人員，需要能夠掌握當前的現代化信息技術，對電子計算機和各種現代化的辦公設備設施進行熟練的操作運用，能夠熟練地進行各種電子文件的制作、使用和維護。

4 總結

當前環境下，作為一名人事檔案管理人員，需要順應形勢實現自身各方面素質水平的提高，幫助檔案部門營造一個良好的形象，從而提高人事檔案管理的工作效率和質量，也培養人們對于檔案的管理和利用意識，讓人們懂得如何去收集、制作和使用各種檔案信息。

作者簡介：熊秀紅，女，漢族，湖北武漢人，館員，供職于湖北省農科院畜牧獸醫研究所。