精細化與高校二級學院辦公室管理的探索性研究

高碩

【摘要】精細化即是一種態度，也是一種方法，是對細微環節品質的追求。高校二級學院辦公室是高校事務基層運轉的重要中樞，面臨著提高管理效率、提升管理水平的壓力和挑戰。對于二級學院辦公室來說，做到管理理念和管理方法的“精細化”，是提高效率、增進品質的基礎性條件。二級學院辦公室可以從管理活動的時空分布、部門職能定位和人員分工、辦公室環境資源配置三個方面進行精細化的探索。

【關鍵詞】精細化 二級學院辦公室 探索性研究

隨著高校辦學自主權向二級學院的進一步延伸，由原來的系、部辦公室升格而成的二級學院辦公室正逐漸承擔起更多的管理職能，管理事務涉及面廣、綜合性強，處于承上接下、左右互聯的關鍵節點位置，可謂是高校事務基層運轉的重要中樞。對于二級學院自身來說，它又是本部門的核心辦事機構，履行教學、科研和后勤保障等各類管理職能，綜合協調本部門日常運轉和事務處理，輔助本部門領導決策執行，為本部門師生提供各類服務。在高校事業快速發展的今天，二級學院辦公室面臨著提高管理效率、提升管理品質的壓力和挑戰。在不斷創新以適應環境快速變化的管理改進過程中，“精細化”是管理改進的基礎性條件，不斷促進精細化方案的實施，可以大大提升管理水平。

一、精細化：從微觀層面尋找規律

精細化首先是一種態度，即人們常說的“精益求精”。作為一種企業管理理念，精細化的努力體現著對卓越品質的追求，是針對傳統的粗放管理而提出的企業文化，在這種文化氛圍中，對細節的放大和持續改進是反復進行的。例如，日本豐田的生產方式就著眼于杜絕浪費、消除不能給產品和服務的最終用戶帶來好處的所有活動，不斷尋找改進的方法。這就培育了一種精益文化，使得日本一直以來把經濟增長建立在質量提升的基礎上，最終成為世界經濟強國。

精細化還必須是一種方法，在本質上是以把握管理的客體規律為基礎的積極調控措施。這就意味著精細化的理念必須依托于一定的手段和方法乃至規則、程序和量化標準，才能切實改變粗放式的管理模式。即，將管理系統進行分解和細節放大、尋求細節特征的內在聯系，從而找到有針對性地、最經濟合理的改進方法。如同在顯微鏡下觀察生物組織體細胞一樣，通過對細胞內部細節的放大觀察，科學家就大致掌握了細胞核、細胞壁、細胞質等的活動特性，并對其性狀進行描述，在把握細胞活性規律的基礎上尋求科學利用的可能性。現代工業進行石油提煉就是一個典型的精細化過程，這取決于其生產機理，即利用原油混合物中不同成分具有不同沸點的原理，通過調控不同的沸點將石油解析出多種產品，生產過程運用計算機控制系統進行調控，在控制系統中充盈著控制規則、數據信息和精確的標準，可以說是對精細化管理頗有意味的物理式映照。

不難理解，精細化思想的內涵在于對所關照系統的微觀規律進行探析和把握，并力求在微觀層面上進行調節控制、進而獲得整體的最佳效能。強調數據化、精確性，不斷改進和完善管理流程是其主要特征。可以說，精細化思想從本質上具有科學屬性，并與西方現代工業生產的現代性相聯系。

二、二級學院辦公室管理的精細化探索

當前我國現代化建設從一定意義上說就是現代性的豐富與完善過程，管理必須走向現代化，而承載現代性、科學性的精細化思想與管理的結合是有較普遍意義的。將精細化管理思想引入高校二級學院辦公室管理，是改進其管理的必然舉措。從實施的角度來看，二級學院辦公室管理的精細化過程可以從如下幾方面進行改進和完善。

1、管理活動在時空分布上的程序化和合理化

二級學院辦公室管理的事務林林總總，大體可劃分為教學與科研管理、師資與后勤管理、輔助領導管理等若干方面。各種事務往往在空間上相互交叉、在時間上相互糾結在一起，必須對管理活動進行精細劃分，縷出處理不同事務的特定脈絡，即在時間和空間上把握事務的全貌以及內在穩定性。高校教育活動有著較強的周期性：一個學年分為兩個學期，每個學期又分解為二十個教學周，每學期之前都要安排教學計劃、制定課表、預定教材，定期修訂教學培養方案，每年定期進行大學英語考試以及各類競賽等，這些活動在時空分布以及管理主客體關系上具有高度重復性。運用和滲透精細化思想的方式是將這些教學管理工作的每一項都進行深入的步驟歸納研究，分析其中存在的效率損失和原因，并加以改進形成新的合理方案。例如，根據日常處理事務的實際情況，在計算機中建立分類管理的文件集合，建立穩定而又能適應更新的數據庫——學生信息庫、教師信息庫、教務處指導性管理信息集合、科研信息記錄、課表歷史記錄、辦公行文表格庫等。類似的，辦公室大量的行政事務以及學院規章制度、也要加以分類整理，如此，經過精細化信息整理的計算機關聯外部設備，并且處于校園網絡環境中，形成一個信息處理系統。如果在信息管理上粗疏怠慢，缺乏精細的條理性，勢必導致管理活動的效率損失。

管理活動的精細化其實也是信息管理的完善化，只有在對信息實現了合理有序的存儲結構和實現合理操作流程的前提下，才能使管理活動在時間和空間分布上合理化。以學院辦公室和教務處的書面行文為例，一些學生事項需要二級學院和教務處進行兩級審批蓋章，審批表上注明“此表一式三份，…”、“本表須在一周內辦理完畢”等字樣，并且在行文傳遞中按照規定的時間將該事項處理完畢，未辦完的應專檔留存以備后用，體現出精細意識和對管理漏洞的程序性控制和防范意識。這里的一個重要取向是管理活動應從依賴管理人員的記憶力轉變為強調全面、全程的微觀層面的精細構建。

2、管理部門職能定位、人員分工與協作的科學化

實行學院制后，學校的管理重心下移，學院成為了擁有相應權責的管上理實體，作為學院中心樞紐及綜合管理部門的學院辦公室面臨著許多新的挑戰，學校各職能部門的工作，如全日制本科生、研究生的教學管理、科研管理、行政管理、后勤保障、人事管理、綜合治理、計劃生育、校友聯絡、財務聯絡等工作，學院都相應地承擔，職能的擴大要求人員配備應科學合理。學院辦公室在人員配備上，應堅持精簡、統一、高效的原則，科學設崗，既要精簡人員、避免冗員，也要克服不重視管理的思想，必要的崗位不能缺員。一般的，二級學院辦設主任一名，其他人員則根據工作職能設若干秘書崗位，如教學秘書、行政秘書、科研秘書等。在冗員的情況下，往往出現推諉扯皮現象，而在管理人員編制不足的情況下，由于辦公室事務頭緒多、工作隨機性強，工作常常處于疲于應付的狀態，管理人員長時間難能對改進工作進行有效的精細思考，這反過來又強化了低水平、低效率的模式，難以提升管理水平。精細思考需要作出系統周密的規劃安排，要明確職責，細化流程，要落墨于紙面、落實于規章建制和改進性的行動上。

影響二級學院辦公室事務量的因素還有：（1）管理人員自身的經驗程度，一個經驗老練的管理人員顯然能避免許多低級錯誤和無效率的行為。（2）環境因素，如遠離市區的校區日常管理，多有因空間距離造成的不便和額外管理成本，網絡設備和線路老化、二級學院辦公室自身電腦等設備的陳舊老化等，都會在很多方面降低辦公效率，增加許多維修、等待的成本。（3）與其他垂直管理部門和平行部門在管理關系、職能分工和辦事程序上的不協調、因規章制度模糊不清而在執行過程中的相互推諉和扯皮以及不嚴格執行既定程序的行為，都會使管理關系中的各方，包括相關教師、學生和管理人員付出額外的時間、金錢、精力的成本，這些明顯都是效率損失。（4）往更大范圍看，學院所處的社會環境因素也制約著管理的效率。以上各例說明，管理效率的損失是經常性的，既有物理條件的因素，也有人的因素，其中更重要的是人的觀念亟待轉變。對此，需要加大物質條件投入力度、合理而細致地對各部門進行職能定位、人員分工。對于管理人員來說，需要更為細致地明確自身崗位責任和相互間分工協作關系，并力求使之科學化、合理化，以精細化的意識將管理的事務分門別類，明確詳略主次、職責邊界，努力做到不缺位、不越界。

3、日常辦公室環境和資源的精細化配置

學院辦公室管理的精細化改進離不開日常辦公環境的精細設置。辦公人員整日忙于應付，往往會疏于辦公室環境的精細設置。其實，辦公室日常環境有許多細節可以進行細心設置從而提高效率。首先，辦公室內設施用具的整體布局考慮要精細安排。辦公桌椅沙發、文件柜、記事板、儲物柜、電器設施、衛生潔具等的擺放要適合日常使用規律，在布局上區分或體現出辦公桌面區、公共等候休息區、文件檔案區、儲物區、輔助處理區等功能模塊，使之具有人本理念，在空間上使得功能區之間轉換最合理、最經濟，功能區之間相互支撐而非相互障礙。一般來說，辦公區和文件檔案區應居于辦公室里部和臨窗口光線充足的空間且二者應聯系緊密，休息等候區應靠外并配備長沙發等設施，儲物柜和潔具等應居于室內角落空間。此外，要將常用指示工具如課表、通訊表、校歷、日歷、教室位置顯示表等布置于空間上的顯著位置，貼于墻面、置于桌面固定一角，分配好桌面的辦公物品布局，物品的空間放置要合理并有穩定性。

第二，室內光線、溫度、干濕度、空氣新鮮度、噪音的調節及地面衛生。光線狀況受日光燈具質量影響最大，氣溫、干濕度通常在高校一般都實現了空調器調節，保持空氣清新，需要定時定期打開門窗；噪音來自辦公電腦、復印機等設備，合理使用并維護好機器運行可以有效抑制噪音；地面衛生要通過定期清潔實現。這些細節都很小，但能否綜合運用好各種資源、并將一些良好措施潛移默化為辦公室人員的長期習慣，決定了辦公室物理環境質量的好壞，影響著人的心理環境和行為效率。

第三，室內信息流和物流的精細化管理。在管理信息的流動中，精細化思維的一個特殊運用點在于管理人員溝通或信息傳遞的精細化。管理任務從產生到完成離不開管理信息鏈的有效形成，信息流從信息鏈上單向或雙向流動，信息鏈必須可靠，所有相關人員都被鏈接到這條鏈路上，成為其中的節點，任何一個節點的信息損耗和失真都會導致整個信息鏈上的信息扭曲。人員間的信息傳遞與溝通大多是通過語言、文本等載體，使用包括網絡在內的現代通信設備進行。一項任務的語言和文本信息中包含時間、地點、人員、事項、限制性條件等要素。管理人員在信息傳遞中應養成精細縝密的思維習慣，辦事力戒毛躁，加強周密性的同時要增強預見性，杜絕粗疏大意，從而減少不應有的損耗。由于信息管理活動中會產生紙張、筆、墨、裝訂器材等信息載體和輔助物料的流動和消耗，辦公人員還須注意對信息的接收、加工、生成、存儲、檢索、傳遞等各環節的精細作業，增強資源利用的有效性。

三、結語

綜上所述，高校二級學院辦公室是高校基層日常事務運轉的中樞單元，是與師生關系最為密切的管理部門，其日常工作效率的高低和提供服務的質量好壞，直接關系到廣大師生的切身利益。這一層次也是高校各項政策措施的終端執行層和傳感層，承擔了信息流、物質流上下傳遞的管道作用，任務重、事務雜、涉及面廣、隨機性強。二級學院辦公室的工作只有不斷強化精細意識、不斷反思，化被動為主動、導無序向有序，走科學化、規范化、精細化的道路，為提高效率、增進品質奠定基礎性條件，才能適應面臨的挑戰。

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Abstract： Elaboration is a kind of attitude， seeking increasing perfection for details. Function as wheel axle of dealing with college affairs， college offices face the pressure from outside and the challenge of increasing the efficiency and improvement of quality. Elaboration， both as one kind of idea and method， serves for the basic conditions of the management improvement. College office staff can make their best on Elaboration in three aspects： collocation for space-time； function setting and division of labor； office articles arrangement.

Key words：Elaboration ，College office， Exploratory research

Title：Elaboration and Exploratory Research on the Management of College Office

Author：Gaoshuo

Organization：School of Law &Political Science， Tianjin Foreign Studies University