淺談當前高校科研檔案歸檔中存在的問題及對策

陳穎

[摘 要]科研檔案的收集歸檔，對于高校的人才培育和科研水平提升發揮著越來越重要的作用。但當前科研檔案歸檔狀況不容樂觀，檔案收集難度大，資料不全、質量不高等問題十分突出。究其原因，主要在于觀念滯后，管理制度和措施不健全、不落實。要改變此現狀，急需強化科技創新的時代緊迫感，增強創新驅動發展的意識，進一步完善科研檔案管理體制、制度，創新服務模式，推動科研檔案歸檔工作走上新臺階。

[關鍵詞]當前高校 科研檔案 歸檔現狀 探索對策

[中圖分類號] G271;G647[文獻標識碼] A[文章編號] 2095-3437（2015）01-0170-03

高校科研檔案是高校承擔的教學研究、科研項目在執行過程中直接形成具有保存價值的文字、圖表、數據及聲像載體等材料。它客觀記載了高校科研實踐活動的過程，而且記錄了科研人員在科研活動中的科研創意、科研經驗、科研成果，是科研人員智慧的結晶，是高校科研水平的重要標志。新時期隨著高校科研工作的不斷推進，科研檔案已成為高校檔案的重要組成部分。加強科研檔案的收集歸檔，規范和完善科研文件材料的積累，充分開發和利用科研信息資源，對于高校的教學發展、人才培養和科研成果推廣、科研再活動、科研能力提升都將發揮著越來越重要的作用。但從當前高校科研信息資源開發利用最基礎的環節——科研檔案歸檔工作的實際情況看，明顯存在諸多缺陷和問題。

一是對科研檔案歸檔的觀念淡薄。有些科研部門更多關注的是如何爭取項目和資金、如何保證如期取得科研成果，普遍缺乏對事后科研文件材料歸檔的責任意識，甚至對檔案部門的工作不予積極支持配合，表現為態度冷漠、馬虎應付、拖延推脫。有些科研部門在向上級機關辦理科研成果登記、申報評優評獎時，拿走存檔的文件材料，卻不能及時歸還，導致科研檔案材料處于零亂不規整狀態。

二是科研檔案收集工作難度大。有的科研人員只考慮個人工作便利，將關鍵性資料長期留在手中;有的對科研成果能否得到有效保護存在疑慮，擔心資料歸檔后科研信息會失控，以各種理由回避相關資料特別是核心資料的歸檔。有一些科研項目，出資人并未對完成課題研究后必須形成完整的科研檔案有硬性的要求，課題（項目）組不需出具歸檔完整的證明即可通過項目驗收。由于科研檔案歸檔缺乏有效的制約措施，常常發生課題（項目）組不交檔案，檔案部門三番五次向課題（項目）組和科研人員催收科研檔案卻毫無結果的狀況，嚴重影響了科研檔案的順利歸檔。

三是科研檔案歸檔質量不高。參與科研檔案歸檔工作的科研人員和部門兼職檔案員，大多不太熟悉檔案管理這門專業，缺乏實際工作經驗，業務上憑感覺，做多少算多少，很大程度上影響了科研檔案歸檔的水平和質量。當前，科研檔案歸檔工作狀況不容樂觀，對已收集歸檔的科研檔案的質量問題同樣不容樂觀，其中最突出的問題是文件材料不完整、不規范，如文字材料多，其他載體材料如光盤、磁盤、圖表、照片少;復印件多，原件少;紅頭文件多，專業文件材料少等等。

筆者針對當前高校科研檔案歸檔中存在的缺陷和問題，對如何采取相應的對策，談幾點粗淺的想法和建議。

一、充分認識完善高校科研檔案的重要意義和作用，是做好新時期科研檔案歸檔工作的前提

黨的十八大提出實施創新驅動發展戰略。“科技創新是提高社會生產力和綜合國力的戰略支撐，必須擺在國家發展全局的核心位置”。西方人更是把振興經濟的主要希望寄托在科技創新上。高校不僅是培育科研人才的重要基地，而且是“產學研”協力實現創新戰略的實際參與者。科研檔案印記著科技創新的足跡，體現著辦學的特色和實際科研水平，因而完善高校科研檔案有著以下四方面的意義和作用：一是情報“晴雨表”的作用。高校領導通過科研檔案反映的真實情況，更好地通觀全局，及時針對某一方面或某一層面存在的薄弱環節，有重點地加強人力、財力的投入，使之在較短的時間內加快科研步伐，力求有所建樹。二是實例和憑證的作用。許多高校都以豐碩的科研成果來體現本校與眾不同的特色，并以此吸引地方政府和社會各界的關注和支持。如果檔案工作跟不上，拿不出完整的實實在在的案例材料和憑據，在尊重客觀事實的科學面前，就難以取信于人。三是“梯子”的作用。牛頓曾說過：“如果我看得比別人更遠些，那是因為我站在巨人的肩膀上。”完整配套的科研檔案材料就像一排排助人登高的梯子。有了“梯子”，就可以避免那些低層次的重復勞動;有了“梯子”，就可以讓大家順梯而上站在高處共享科研成果。四是“鞭子”的作用。科研檔案的收集整理，是建立在一般性檔案材料收集整理基礎之上，具有周期長、專業性強、分散難集中等特點的一項具有挑戰性的工作。提出做好科研檔案歸檔的要求，實際上是檔案管理檔次的提升，對檔案管理人員是一種鞭策和激勵，推動他們努力跟上時代的步伐，自覺提高個人素養，更全面更高層次地去完成好檔案管理工作。

要使各級領導干部、科研人員和檔案管理人員都清楚地認識到科研檔案收集歸檔工作的意義和作用，僅靠頒發幾份文件、做幾次動員報告是難以奏效的。這需要高校領導層予以關注，堅持把科研檔案工作與高校人才培養、科技創新能力的提升聯系起來看待，并擺在適當位置上進行宣傳和引導，還要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新時期加強科研檔案管理工作的重要意義和作用，從而能很好地理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。

二、探討界定科研檔案歸檔的標準和范圍，是理順科研檔案歸檔工作的重要環節

標準是衡量人或事物的依據或準則。《文選·袁宏<三國名臣序贊>》有：“器范自然，標準無假。”秦始皇統一度量衡，對于推動當時經濟社會的發展起到里程碑的作用。由此可見，標準化所起的作用是至關重要的。當前一些高校對科研檔案的歸檔標準和范圍的界定較為籠統，在具體操作中存在較大自由發揮的空間。這對規范歸檔工作，保證檔案質量，有效地實現科研檔案的自身價值，是十分不利的。我們必須看到，新時期，隨著高校科研工作的快速推進，科研水平的不斷提升，科研檔案的形成也發生了巨大變化，其結構層次多維，內涵更加豐富。如科研課題（項目）級別有國家級、省級、校級不等，科研課題（項目）經費有幾千、幾萬、幾十萬元不等。同時，高校科研檔案形成數量也在膨脹，科研文件材料來源渠道越來越多，種類呈多樣化。如有的來源于政府，有的來源于社會。有的科研實驗階段形成的各種測試、觀測、調查、考察等原始記錄、數據處理材料就多達幾十卷甚至上百卷。還有科研活動的周期長短不一，有的科研課題（項目）幾個月內即可完成，有的需要一、二年，甚至更長時間。有的科研課題（項目）因各種原因中途“擱淺”，甚至“夭折”等等。

面對這種頭緒繁多、錯綜復雜的狀況，認真探討、科學界定科研檔案歸檔的標準和范圍，是理順科研檔案歸檔工作的不可逾越的重要環節。筆者認為，各高校遵循科研檔案歸檔以科研文件材料是否具有保存價值為標準，凡是直接記錄和反映本單位科研活動的，具有現實和長遠保存價值的科研文件材料，都應列入歸檔范圍，這無疑是正確的。這是科研檔案歸檔標準化的大前提，是基本原則和要求。但當前遇到急需解決的問題是，如何在此基礎上，堅持從各高校實際出發，修訂出符合本校科研工作實際情況的可操作性強的具體標準和范圍，并且要細化到對某階段某些類型的文件材料應歸檔，對某些類型的文件材料則不必歸檔。比如科研準備階段的開題報告與課題調研論證材料、課題研究計劃、執行情況、計劃調整或撤銷報告等文件材料必須歸檔。一些取得負結果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應歸檔。而未生效的科研項目合同、未按科研管理程序列入計劃、未經鑒定和不計工作量的個人項目等文件材料可以不歸檔。歸檔和不歸檔的文件材料界定得越具體越明確，科研檔案歸檔工作就越落實。

三、建立健全科學合理、規范有序的歸檔管理體制，是提升科研檔案歸檔質量和水平的關鍵

改革開放的總設計師鄧小平同志高度重視管理體制建設，他極力反對那種“名曰集體負責，實際上等于無人負責”的浮躁、松散的管理模式，并稱之為“危險的禍害”，必須予以根除。科研檔案將長期服務于高校教育發展事業，隨著高校科研活動的廣度和深度的不斷擴大，科研檔案歸檔的難度和要求也隨之提高。要在人類社會又迎來新一輪改革創新的浪潮中有所作為，保質保量地完成科研檔案的歸檔任務，就必須建立和不斷完善科學規范的管理體制和組織模式，明確相關部門和人員工作職責，合理分工，做到分級管理，層層負責，狠抓落實。

（一）突出科研課題（項目）組的歸檔主體地位

作為科研檔案主要來源的課題（項目）組，掌握著科研課題的第一手資料，對本課題（項目）產生的全部材料十分清楚，而且了解科研文件材料的形成以及相互間的有機聯系，便于遵循規律，把握重點，高質高效的完成歸檔任務。因此，科研課題（項目）組理所當然應成為完成歸檔任務的主體。科研相關部門、檔案部門應管好科研檔案的源頭，緊緊抓住課題（項目）組這一基礎環節，特別在科研文件的形成與積累階段，更要充分利用課題（項目）組的各種優勢，把歸檔的各項工作抓緊抓實。

歸檔的主體地位是要通過明確管理人員責任和權限來實現的。筆者傾向課題（項目）組應作為檔案歸檔的立卷單位，做到科研課題（項目）一經立項，就在課題（項目）組內選定一名責任心強的兼職檔案員，全權負責科研檔案材料的收集歸檔工作，課題（項目）組應提供必備的各種條件，支持其盡心盡責地完成好工作任務。

（二）充分發揮科研部門的監管作用

科研部門作為科研活動的管理部門，科研課題（項目）從課題申請、經費審批、計劃書下達、科研進度檢查以及成果驗收等各階段都是在科研部門直接管理監督之下進行的。因此，對于科研檔案的收集歸檔，科研部門相比檔案部門而言，更易于介入，更能有效地把握重要環節，做好監管工作。科研部門要把對科研檔案收集歸檔的監管作為自己的重要職責，并有序地細化到科研活動各關鍵階段中去。

首先，立項階段。高校科研部門在訂立課題（項目）合同時就應加入關于檔案歸檔的條款。科研課題（項目）一經批準，課題（項目）負責人就要向科研部門辦理科研檔案預立卷手續。此后，還可以在經費下撥、項目進度檢查等環節，對科研檔案歸檔工作落實情況進行跟蹤檢查，發現問題，及時解決。

其次，鑒定驗收階段。課題（項目）結束時，科研部門對課題（項目）進行檢查驗收，同時也要對科研檔案歸檔情況進行檢查驗收。應明確規定，課題（項目）負責人向科研部門辦理檔案材料歸檔手續后，才能申請技術鑒定或專家評審。凡是沒有提供完整的科研檔案材料的課題（項目）不予鑒定驗收。

再次，成果登記和申報獎勵階段。對申報科研成果登記或評獎的課題（項目），應進行一次科研檔案歸檔狀況的復查，凡是歸檔工作未做好，或尚未辦妥檔案材料歸檔移交手續的，不予進行科研成果登記與申報評獎。

（三）加強檔案部門對科研檔案歸檔工作的跟蹤指導

在實際工作中，由于大部分參與科研的人員還肩負著繁重的教學任務，投入檔案管理的時間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有疏漏，或對歸檔標準和范圍把握不準，導致歸檔文件材料的不規整。因此，檔案部門不能只偏重于科研檔案移交和移交后的管理，而應根據科研檔案形成的特點，將科研檔案收集工作的跟蹤指導貫穿于科研活動的全過程，對科研文件材料積累進行過細的把關，發現問題，及時采取措施予以補救，確保科研檔案歸檔的完整規范。

四、積極完善各項配套措施，是加強科研檔案歸檔工作的保障

唯物辯證法告訴我們，世間萬事萬物都不是孤立存在的，而是相互關聯、相互依存的。科研檔案的收集歸檔工作看似簡單，但它在高校建設事業中生存和發展，同樣需要與其他各項工作相輔相成。因而，要保證科研檔案收集歸檔工作卓有成效地開展，就必須十分關注與之密切相關的制度建設，借助各方力量促成和完善各項配套措施，使之成為科研檔案歸檔工作的有力保障。

認真落實檔案管理工作的檢查、考評制度。高校建立和實施檔案管理工作檢查、考評制度，不僅對檔案工作本身進行考評，而且對管理人員落實責任制狀況進行認真的檢查考核。不少高校還建立起一套個人工作績效考核的管理系統，并把考核的結果與相關人員的職級晉升等物質利益相掛鉤，做到有賞有罰，賞罰分明。這些措施，營造了奮發向上的良好氛圍，同樣激勵著科研人員和檔案管理人員對科研檔案收集歸檔的積極性和負責精神。檔案部門應借助績效考評等管理制度，落實好有賞有罰的具體措施，持續有效地推進科研檔案歸檔工作的良性循環。

盡快建立保密和知識產權保護體系。高校的科研人員是科研檔案形成的主體，也是科研檔案收集歸檔和利用的最大群體。科研人員檔案意識的強弱，直接影響科研檔案的歸檔質量。因此，要特別注重引導科研人員增強檔案意識，讓他們自覺配合檔案部門做好科研檔案材料的收集歸檔工作。鑒于科研檔案涉及知識產權、科研開發等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知識產權保護制度，認真處理好科研檔案的利用與保密的關系，創新科研檔案服務于教學、服務于高校的建設事業的服務方式，嚴格把好保密的關口，確保科研成果專題檔案不泄密。要讓科研人員感受到自身權益有了可靠的制度保障，同時依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑慮，積極配合相關部門做好科研文件材料的歸檔工作。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 梁艷玲.淺談高校科研檔案收集與管理[J].經營管理者，2011（8）：299.

[2] 任紅燕.新建本科高校加強檔案收集工作路徑分析[J].檔案與建設，2012（11）：66-67.

[3] 倪曉燕.淺析當前科研檔案歸檔管理存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2013（5）：42-44.

[責任編輯：鐘 嵐]