信息時代高校科研檔案管理人員的定位分析

韓春紅

信息時代高校科研檔案管理人員的定位分析

韓春紅

社會的信息化發展對高校科研檔案提出了新要求，這決定了高校科研檔案管理人員應該有著新的定位。提升檔案管理人員的管理加工能力，實現服務水平的深層次提高，讓高校科研檔案資源得到最大限度的開發利用，促進科技成果及時轉化。

信息時代；檔案管理人員；定位

在信息化時代，包括高校檔案在內的傳統信息資源被賦予新的使命要求——以追求信息資源的共享和高效利用為重心。高校檔案主要包含教學、科研、管理等工作中直接形成的有憑證性、成果性的文字、聲像及其他形式的記錄資料，是一項重要的社會信息資源。其中高校科研檔案由于蘊含巨大社會能量，受社會關注程度越來越高，與之對應，社會對高校科研檔案管理方式、管理人員能力都提出了新的要求。

換言之，科研檔案的管理重點不再停留在收集、整理、借閱、保存等事務性工作上，科研檔案管理人員也不再僅僅要求具有一定的檔案專業知識即可，還應具備一定的信息素養與綜合能力尤其是研發能力，即檔案管理人員必須是有一定檔案專業基礎的專家化、研究型管理人才。錢學森同志曾指出：“現代圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應當是信息專家或信息工程師，是信息系統的建設者，也是信息使用的向導者和顧問”。

一、科研檔案管理人員存在的問題

1.工作定位不高。目前，高校科研檔案管理人員只注重檔案的事務性工作，仍停留在重藏輕用的階段，基本上只發揮了檔案的憑證作用。館際之間不尋求共享、共用，資料能及時歸檔就萬事大吉，忽略檔案深層次的編研加工、分析評價、應用推廣，某種程度上阻礙了檔案的社會效應、經濟效應發揮。

2.人員能力不強。科研檔案管理人員能力參差不齊，編研再加工能力較弱，工作開展力度不夠，缺乏創造性。而且從業人員結構不穩定，缺乏業務領軍人物，不能最大限度的挖掘科研檔案所蘊含的技術能量，某種程度上影響了成果轉化的進程。

3.激勵機制不全。許多學校對檔案工作人員缺乏完整的激勵機制，形成管理人員安于現狀，工作態度消極被動。學校也不重視檔案管理人員的再培訓、業內交流等人才培養工作，造成管理人員自我封閉，不與時俱進，不與社會接軌。

二、高校科研檔案管理人員工作定位

1.高校科研檔案管理人員是科研檔案信息資源的建造者和維護者。科研檔案管理人員的首要任務是保證檔案的及時、全面歸檔，這是管理的基礎、起點。由于一個科研項目的完成歷時較長（2至3年）、涉及范圍廣、參與人員多，造成科研檔案材料形成周期長、檔案內容復雜，再加上項目的進展過程中檔案材料會發生一定的客觀變化，使最終的歸檔工作往往產生這樣那樣的問題。為避免問題發生，高校科研檔案管理應把科研檔案的建檔工作與科研工作過程緊密結合起來，走研究工作、管理工作、建檔工作三者協調發展之路。確定項目負責人的主持、立卷、歸檔責任為項目研究工作之一，確定科研管理工作包含審定檔案的建檔進程，確定檔案管理人員對科研項目進行過程跟蹤，事前介入、事中參與、事后督促，提高項目資料的歸檔質量和效率，保障科研檔案的準確、完整、系統。

2.高校科研管理人員是檔案信息產品的設計者、生產者。信息化時代要求檔案管理人員必須具備一定的信息素養與信息綜合能力，“信息素養是指對信息的加工整理、分析、評價、管理、表達與交流的能力”。建立科研檔案目錄中心，編輯各類檔案文獻索引、專題目錄、技術產品類型圖譜等。檔案管理人員還應具備一定的研發能力，對檔案信息有針對性的開發與加工。利用科研檔案實體，在不違背知識產權法律法規情況下，就某一專題進行系統的深層次加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統的專題檔案資料，把靜態的檔案動態化，在一定范圍內供科研參考，科研檔案信息的編研加工為科技能量的再開發利用、成果的及時轉化提供不可或缺的保證。

3.高校科研管理人員是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶。信息技術的迅速發展正改變著檔案管理的工作模式，檔案管理者利用現代化工具進行檔案信息的組織、存儲、檢索、分析、傳遞，實現科研檔案信息數字化，在不違反保密法的前提下實現館際之間網絡化管理，提高檔案信息的傳輸能力，實現檔案資源共享。科研檔案管理人員應積極參與社會技術市場和信息市場活動，促進高校與社會的信息溝通與技術交流，對檔案中科研成果涉及的先進技術、新發現、工藝方法等以目錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期的向社會相關部門、相關企業進行交流報道、介紹共享，擴大服務范圍與服務群體。并配合高校科研管理部門為技術轉讓、咨詢、專利轉化等提供必要的檔案材料，及時為信息資源與用戶架起橋梁，更好的推動科技成果轉化。

三、實現高校科研檔案管理隊伍新定位的對策

完善科研檔案管理人才培養機制是高校科研檔案管理工作的當務之急。

1.引進高素質檔案人才。檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、質量和水平。所以要引進高素質人才，為檔案管理工作注入新鮮活力。在美國，一般要具有檔案歷史學、圖書信息學碩士學位才有資格申請成為檔案工作者。其檔案工作不僅能進行案卷整理和提供利用，也能從事編研工作。其對新鮮事物的接受能力較強，也富有創造性。

2.提高在職員工的能力水平。盡可能為在職管理人員創造“走出去”的學習、培訓、交流機會，督促他們定期進行業務學習，掌握檔案現代化、信息化管理技能；把專家“請進門”，通過專題講座、校際學術交流等形式拓展管理人員工作思維、提高編研能力；選拔業務骨干組建研究小組，帶動檔案的編研深加工。

3.建立行之有效的獎懲機制。檔案管理人員在職稱評聘、績效發放等方面要享有與教學、科研等人員同等的待遇。同時，在檔案館內部建立獎懲制度，加大考核力度，對挖掘信息資源能力強、研究成果顯著的人員予以重獎，充分調動科研檔案管理人員的工作積極性。

高校科研檔案管理工作的科學化、信息化、社會化發展，要求高校科研檔案管理人員重新找準工作定位，提高檔案深加工能力，提升信息深層服務水平，為高校科研檔案最大限度開發利用及科技成果及時轉化做出應有貢獻。

[1]員寧敏.中美企業檔案工作制比較[J].檔案學研究，2008（1）.

[2]顧娟.高校科研檔案管理淺析[J].黑龍江檔案，2010（3）.

（作者單位：山東濟南職業學院）