新時期企業檔案管理體制

陸佳

摘 要：隨著我國經濟的飛速發展，在市場經濟的大背景下，我國的中小型企業面臨著巨大的挑戰，其中的問題哦就在于，企業檔案的管理不夠完善，甚至有的企業壓根就沒有對企業的檔案進行管理。企業檔案是企業在生產、管理活動中產生的文件資料，關系到企業未來的發展，因此對于企業檔案的的建設和管理提出了新的要求。企業檔案的管理需要適應企業發展的需要，為企業的發展提供便利，本文對于新時期企業檔案的管理體制提出了幾點建議。

關鍵詞：新時期；企業檔案；管理體制

眾所周知我國是一個社會主義的大國，隨著社會主義經濟制度在我國市場上的普遍建立，市場經濟對我國企業的發展提出了新的要求，而企業的檔案管理工作也越來越受到企業領導者的重視，在企業不斷的進步與發展過程中，檔案管理工作給我國的企業帶來了巨大的經濟利益。作為上市公司運營的重要組成部分，檔案管理對于上市公司的關鍵性已經滲透到企業的各個領域，新時期企業對檔案管理的發展已經更上一層樓，為企業的發展帶來了便利。

1 新時期企業檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作得不到企業領導者的重視

我們國家目前處于市場經濟發展的大潮中，市場競爭日趨激烈，企業要想提高自己的競爭優勢就要加強對于企業檔案的管理工作，把檔案管理工作落到實處。企業在激烈的市場競爭中，為了提高自身的競爭優勢，重點在于生產經營，企業在部門邊緣之間的檔案管理，缺乏足夠的重視，所以無論是資金還是人員配備上都存在著不完善，導致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發生。以上情況的出現導致企業的發展出現遲緩，影響企業的正常發展，缺乏市場競爭力。

1.2 我國企業的檔案管理方式過于落后，檔案管理工作量過大

我國的大多數企業經濟實力不夠強大，沒有能力引進先進的檔案管理技術，多數企業仍選用人工檔案管理操作的形式。這種方式不僅耗費的人力物力巨大，還需要耗費大量的時間對檔案進行管理與分類，定期的檔案是進行打掃與整理。還有在檔案中心，屆時將有來自不同部門和單位的信息，此類信息的傳遞肯定在很大程度上反復性，在這種時候，歸檔這些數據，選擇出有價值的信息，信息資源和利用合理有效的處理，一直是一個重要的問題是很難解決的。綜上所述，引進先進的檔案管理技術對與我國現代化企業的發展就變得至關重要，引進先進的檔案管理技術還可以減少檔案管理人員的工作量，減少企業的發展成本。

1.3 檔案的管理過于混亂，科學化的水平較低

我國企業過于的相信自己的實力，對于外國的先進技術存在一定的抵觸情緒，因此我國檔案的管理的科學化水平較低。檔案信息化建設的過程中，常常更側重于信息技術和電子信息化，更加不夠重視檔案管理的程度，事實上，信息技術的核心文件應簡化檔案管理流程，優化和重組。隨著科學技術的不斷發展，我國的企業領導者雖然在思想上有著一定的轉變，但是主導檔案管理的依舊是傳統的管理方式，檔案人員也就滿足于案卷清楚完整和庫房安全，而忽視檔案管理信息的開發利用，導致檔案的管理水平較低。

1.4 我國企業缺乏檔案管理的專業人才，檔案管理人員的科學文化水平較低

我國的企業管理機制較松，因此我國大多數的檔案管理人員屬于兼職工作者，個普遍的現象，這些兼職檔案員在單位扮演多種角色，頻繁變動，傳遞不及時，不到位，缺乏業務知識培訓，檔案業務水平不高，導致不完整的數據出現，收集也不完整，混亂的儲存期，檔案的整理不符合要求，嚴重影響了正常工作的開展。再有就是部門為三類科室，地位低于其他職能部門，在人員調配上不講素質，往往把一時安置不了的富余人員臨時安排到檔案管理部門。

2 新時期我國企業檔案管理的新方案

2.1 企業的領導者加強對檔案管理的力度，加強管理人員的業務培訓

檔案管理是企業管理的基礎，要想使企業的發展更上一層樓，就一定要加強檔案管理人員的業務水平，提高檔案管理人員的管理水平。現階段、企業檔案工作者必須首先向自己管理的檔案學習，深入檔案內容，不斷積累解決處理具體業務工作經驗。企業的領導者還要對檔案管理人員進行專門的培訓，加強對檔案管理工作的領導，統籌兼顧，制定檔案管理制度。采取多種形式，有計劃、有步驟地培養和充實既懂技術的各類專業人員，搞好人才儲備，和智力開發，創造條件，提高覺悟，充分調動廣大檔案工作者的積極性，人盡其才，各盡所能地開展和推進檔案管理的發展進程。

2.2 改變企業檔案管理人員的思想觀念，勇于創新

我國大多數的企業檔案管理觀念落后，接受新技術的能力較低，要想發展企業就要改變封閉的思想觀念，檔案信息服務由坐等用戶上門轉為主動提供信息要了解企業各部門各層次對檔案信息的要求，緊密結合管理決策和經營開發的實際，開展針對性、有效的服務，要預測企

業對信息服務的各種要求，主動提供檔案原件或主動搜集有關的資料。在原有檔案管理的基礎上進行創新，改進原有的檔案管理模式，促進企業的向前發展。

2.3 轉變企業檔案的管理方式，強化科技檔案的歸檔意識

根據企業發展的需要，企業的檔案管理要轉變原有的管理方式，有企業檔案單一的管理轉向多元的管理，案信息渠道應從單純的經營檔案信息向科技檔案信息、社會檔案信息乃至于國際檔案信息延伸，廣泛攝取。企業還要做好檔案管理宣傳工作，利用各種機會對檔案管理人員進行培訓，組織管理干部和廣大工程技術人員學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，以提高大家的執法意識，認識到檔案管理的重要性。

2.4 加強對于檔案管理人員的文化與技術培養

檔案管理人員大多數科學文化水平較低，接受新事物的能力較弱，企業的領導者應對檔案管理人員進行定期的培訓，不定期的抽查，還可以邀請專業的檔案管理人員進行技術講座。在進行檔案管理人員的招聘時，盡可能的招聘文化水平高的，有技術的檔案管理人才。

3 結語

我國的企業檔案管理工作是企業管理工作的基礎，檔案對于企業的發展是極其重要的，檔案能夠為企業發展提供重要的信息和資源。好的檔案管理能夠為企業帶來巨大的經濟利益，實現企業檔案管理的規范化，是企業在二十一世紀的今天可持續發展的保障。因此檔案的管理工作對于企業來說勢在必行。在新時期經濟高速發展的今天，企業要想提高企業的經濟效益，提高員工的工作效率，就必須要完善企業檔案的管理工作。

參考文獻

[1]宋茜.企業檔案管理與知識資源管理[J].華章.2011（21）

[2]劉俊.淺論現代檔案管理人才培養策略分析[J].經營管理者，2011（6）.

[3]邵麗鷗.淺談檔案信息化的安全問題[J].科技傳播.2011（7）