談如何加強疾控檔案服務能力建設

摘 要：當前，“能力”及其建設已經(jīng)成為各個領域具有重要意義的新理念， 檔案領域也不例外。隨著疾病預防控制事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作重要性日益顯現(xiàn)，而疾控檔案服務能力在很大程度上決定著檔案工作開展的水平，也是推動疾控事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。本文試從如何加強疾控檔案服務能力建設談幾點看法。

關鍵詞：疾控；檔案；能力建設；

文章編號：1674-3520（2015）-02-00-02

疾病預防控制檔案工作是疾控事業(yè)發(fā)展不可缺少的部分，加強疾控檔案服務能力建設，是新形勢下疾控檔案工作的迫切需要。疾控檔案服務能力建設主要應當包括檔案資源建設和人才隊伍建設兩個部分。

一、檔案資源建設。

檔案資源是開展檔案工作的基礎條件，但目前大多數(shù)的疾控中心綜合檔案室存在著檔案門類、內容、載體“三單一”和檔案藏量少、文件重復率高、不同檔案比例嚴重失調的狀況，嚴重制約著疾病預防控制工作的開展。具體表現(xiàn)為“四多四少”：文書檔案多，科技檔案、專門檔案少；紙質檔案多，照片、音像等載體形式的檔案少；黨政檔案多，業(yè)務檔案少；原始檔案多，編研檔案少。究其原因，主要還是因為思想認識上的偏差。有些檔案室只注重文件材料的收集歸檔，沒有開展對單位基本建設、科研課題、儀器設備等科技檔案的收集歸檔；有的只注重文字材料的收集歸檔，沒有將在公務活動中形成的照片、音像資料作為歸檔范圍，或雖留心收存，但在向檔案室移交時卻又截留下來；有的單位只重視接收黨政管理形成的檔案，而忽視了反映其主要職能活動的業(yè)務檔案。檔案品種單一極大地制約著檔案服務功能的有效發(fā)揮。加強檔案資源建設是豐富和完善檔案結構，更好地提供檔案利用和服務的前提條件，也是提高疾控檔案服務能力的基礎工作。主要可從以下幾個方面入手：

（一）做好宣傳工作，灌輸歸檔意識。

檔案部門不僅要宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，同時，還應加大力度，采取多種形式，加強檔案信息的宣傳。首先要加強有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使大家知道檔案是什么，檔案有什么作用，檔案不僅僅可以提供給相關業(yè)務部門利用，還可以服務于各有關單位，服務于全社會，從而引導更多的人將各類檔案向檔案室移交歸檔，不再占為已有。其次，要加強檔案開放目錄或開放檔案信息內容的宣傳，使大家了解已收集歸檔檔案的內容。再次，要加強有關檔案利用工作的宣傳，宣傳如何利用檔案，從而引導人們用好檔案，并讓那些在檔案利用當中受益過的人們增強歸檔積極性。

（二）加強制度建設，強化規(guī)范管理。

健全的檔案管理制度是做好檔案工作的基礎，檔案工作規(guī)范化、標準化，是實現(xiàn)檔案有效管理的保證。我們要建立嚴格的歸檔制度，讓單位的檔案管理做到有章可循。各級疾控機構要明確本單位檔案的接收范圍，制定本單位檔案歸檔范圍和保管期限表，把能夠反映單位主要職能活動的不同門類和載體形式的檔案都按要求列入歸檔范圍。我們不但要接收黨政工作中形成的文書檔案，還要注重接收單位在業(yè)務工作和科研工作中形成的業(yè)務、科技檔案；不但要接收紙質檔案，還要注重接收如照片、聲像檔案、電子文件檔案、榮譽實物檔案等其它載體檔案；不但要接收日常工作形成的業(yè)務檔案，還要接收基本建設工作中形成的基建檔案。在檔案接收的同時，要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，對產(chǎn)生的歸檔材料從收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)制定一套嚴格的檔案管理制度，把住檔案的入口質量關，不該歸檔的不混入，應當歸檔的不散失。并及時對失去保存利用價值的檔案進行銷毀鑒定，不僅要豐富館藏，更要優(yōu)化館藏。

（三）針對利用需求，開發(fā)檔案編研。

檔案編研是檔案信息資源開發(fā)利用的另一種重要形式，也是檔案資源建設的一項重要內容。疾控中心檔案室現(xiàn)有的檔案資源已不能滿足日益增長的利用需求。檔案在收集、整理、鑒定、歸檔時，總有當時認識不到的、刪除不準確的和未收集上來的現(xiàn)象，信息資源存在著不完整性、不系統(tǒng)性和不準確性。通過檔案編研可將靜態(tài)的檔案資源轉化為動態(tài)的、可供利用的信息資源。為此，我們要通過在借閱中開展專題利用登記和分析利用效果等形式，摸清疾控檔案利用的需求和趨向，制定編研計劃，圍繞單位的主要業(yè)務活動開展編研工作。以編寫檔案史料的方式提供利用，既可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，延長檔案的使用壽命，也能使這些資料長久保存。

二、人才隊伍的建設。

事業(yè)興衰，關鍵在人，人才隊伍建設是疾控檔案服務能力建設的核心力量和成功之本。社會的發(fā)展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化。檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。相對而言，目前疾控機構的檔案人才隊伍已不能適應新時代檔案工作的需要，檔案工作人員整體素質偏低，在工作中安于現(xiàn)狀、不思進取、缺乏積極主動的服務意識，缺乏檔案專業(yè)基礎理論知識，更缺乏既懂檔案知識又懂業(yè)務知識的人才。因此，造就一支高素質、具有創(chuàng)新精神的疾控檔案管理隊伍，是新形勢下疾控檔案工作急待解決的問題。

（一）招聘引進專業(yè)人才，嚴格控制入口關。

目前我們疾控機構的檔案管理人員中極少是受過檔案專業(yè)學歷教育的，取得檔案專業(yè)中級以上專業(yè)技術職務資格的也很少，有的甚至還未取得檔案管理崗位資格證書。大部分單位的綜合檔案室沒有專職檔案員，很多檔案人員還要兼做其它工作。許多人認為檔案工作只不過是搞搞文件的收集、整理、保管工作，無需招聘引進專業(yè)人才或是投入太多的精力，因此很多單位的檔案人員都是由從事其它專業(yè)的人員轉崗過來的，實際上檔案也是一項專業(yè)性很強的工作，它離不開科學的理論指導，只有檔案人員具有扎實的理論基礎、豐富的專業(yè)知識，檔案工作才能提高效率，才能既符合規(guī)范，又具有創(chuàng)造性，才能適應社會發(fā)展的需要。因此，我們疾控機構非常有必要招聘引進具備檔案專業(yè)學歷和檔案專業(yè)技術、專業(yè)技能的人才來充實檔案隊伍。錄用檔案工作人員要嚴格控制入口關。各級疾控機構都要嚴格制定檔案人員準入標準，在學歷、專業(yè)技術資格等方面設定適當?shù)臈l件，并嚴格通過考試和考核的方式招聘引進高素質的檔案人才來充實我們的檔案隊伍。

（二）加強檔案人才的培訓教育。

隨著科學技術、計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案管理工作的專業(yè)性和技術性越來越明顯，從而對檔案管理人員的政治素養(yǎng)、理論水平和業(yè)務素質等各個方面提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。因此，提高疾控檔案服務能力的當務之急，就是要加強對檔案人員的培訓教育，不斷提高檔案人員的整體素質，從而提高檔案管理工作的水平。各級疾控機構要把檔案人員培訓、學習、考核納入單位的工作計劃，努力造就一批能干事、會干事、干得成事的檔案人才隊伍。

（三）建立合理有效的激勵制度。

各級疾控機構要以激發(fā)人才隊伍活力為目的，逐步建立保證檔案人才隊伍建設的激勵制度，形成人盡其才，才盡其用的用人機制，通過制定檔案管理目標、模范示范作用、榮譽獎勵激勵制度等措施，把有利于檔案人才成長，有利于發(fā)揮檔案人才作用，有利于檔案人才同經(jīng)濟社會協(xié)調發(fā)展作為評價人才工作的出發(fā)點和落腳點，或者對成績突出的檔案人員進行宣傳和表彰，激勵更多的檔案人才為疾控事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

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作者簡介：張華紅，女，籍貫：浙江臺州，出生年月：1970年9月，學歷：本科，職稱：副研究館員、會計師。