淺談新形勢下如何做好縣級國土資源檔案管理工作

張萍萍

摘 要：本文結合夏津縣國土資源檔案管理工作中存在的一些問題，提出了解決這些問題的建議。

關鍵詞：國土資源；檔案管理；問題；建議；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

一、存在的問題

（一）電子檔案出現后管理經驗不足。隨著計算機的應用，電子檔案大量地出現，但與之相適應的管理卻嚴重滯后。在社會逐步向信息化社會邁進的同時，檔案管理工作者如果繼續沿用低效率的傳統手工管理模式，國土資源管理工作就會受到較大影響。比如，目前夏津縣國土資源2000年之前的大部分業務檔案沒有電子版的歸檔文件目錄，對先前的宗地信息查詢就較為麻煩，大大降低了工作效率；而近年來，為進一步推進電子信息檔案發展進程，對歷年來的檔案進行了電子掃描，完善各項業務檔案的電子檔案，截至目前，僅完成了兩類2634卷的檔案掃描。

（二）缺乏轉變觀念，超前管理的創新意識。長期以來，人們從思想上對國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視，更談不上對此項工作進行創新。各類業務檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識，沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。

（三）國土資源檔案管理工作者的素質有待進一步提高。新形勢下，一方面，新技術應用到國土資源檔案管理部門后，國土資源檔案管理工作者有了利用新技術施展個人才華的機會，另一方面也對國土資源檔案管理工作者的素質提出了更高的要求。新時期的國土資源檔案管理工作者要具備三個方面的基本知識。一要具備基本的檔案管理專業知識，二要具備計算機、外語、管理學等基礎知識，三要具備國土資源管理基礎業務知識。

二、建議

（一）建立集中統一的檔案管理網絡。加強對國土檔案工作的集中統一管理是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。在實際工作中，縣級國土資源檔案管理工作要遵照統-領導、統一制度，統一管理的原則，成立國土檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。同時，要不斷完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，對于上一級國土資源部門下發的文件，要保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作實現系統化、規范化、標準化的目標。

（二）結合國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看、國土資源檔案是比較復雜的。根據國土資源檔案的實際情況，要制定《檔案管理規定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱、歸檔范圍、保管期限、檔號分類方法等。目前，夏津縣國土檔案共分為十大類：1、綜合類；2、計劃財務類；3、地籍管理類；4、土地利用規劃類；5、建設用地類；6、執法監察類；7、宣傳、科技、信息類；8、電子、聲像材料、實物檔案類；9、地質、礦產資源管理類；10、測繪科技管理類。針對這十大類的每個部分的內容比較來說又層次不齊。其中有兩類文件要引起足夠重視。一是建設用地類的報批，這類報批因為經歷時間長，所以很容易被遺漏。另一類就是聲像材料類形成的文件，這類文件數量不多，檔案人員往往會忽視。檔案管理人員要將需要存檔的文件建立檔案收件簿，了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，一定要在每一類中確定基本的歸檔范圍，把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理，及時完整地將這些文件材料裝訂成正規卷，以便業務人員查閱，從而使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化的科學軌道。

（三）努力提高從業人員素質，大力提高國土資源檔案管理水平。國土資源檔案管理要想實現規范化的要求，就必須下大力氣努力提高國土檔案管理工作者的素質，而要實現這一目標，不僅要對在崗的正式檔案管理人員進行系統的專業培訓，與此同時還要對兼職檔案管理人員進行正規的培訓，在具體培訓中，要對檔案管理工作者系統講解在整個國土檔案工作中，文件材料有幾種類型，哪些是具有保存價值的檔案，哪些是今后需要歸檔的材料，具體材料的歸檔范圍是什么等等。同時，還要按照國土檔案管理要求，對文件的起草、書要求和制成材料的規范化做進一步的詳細講解。通過培訓，要讓大家對國土檔案內容提前了解，在工作中做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎，確保今后的國土資源檔案實現標準化、規范化管理。

（四）做好檔案利用過程中的保密工作。首先要在制度建設上下功夫。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。國土資源檔案管理部門要根據實際情況，有針對性地對不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進行不同層次的劃分，規定不同的審批手續，確保使用檔案的工作有章可循。在實際工作中，要嚴格遵守檔案管理保密制度，確保在檔案使用工作中檔案不失密、不泄密，做到文件的完整無缺。其次是恪盡職守。在檔案使用的整個過程中，要對不同使用對象進行有效監督，使用檔案的人員查閱檔案后，檔案管理人員要仔細查閱此人使用過的案卷和文件，一旦發現問題，要及時解決問題，將問題消除在萌芽狀態。

（五）積極探索檔案管理的新方法。在國土資源檔案管理工作中，逐步實現檔案“四化”目標：一是要實現檔案形成規范化，二是要實現檔案整理系統化，三是要實現檔案保護科學化，四是要實現檔案管理現代化。要想實現這個目標，一方面要積極探索新形勢下電子檔案管理的新辦法，將電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環節貫穿起來，統一納入到檔案管理的全過程，進而實現檔案系統的有效管理。同時還要充分利用計算機存儲、網絡、計算的功能，加快檔案信息系統建設。另一方面，國土資源檔案管理工作者要主動學會開發一些好的管理軟件，同時要引進世界上最先進的管理軟件，及時配置最新的檔案現代化管理所必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現代化辦公設備，充分利用現代化技術，探索對國土資源檔案進行掃描、光盤存儲管理等新的辦法，認真學習國內外先進的技術，積累豐富的檔案管理經驗，大力開創檔案管理工作新局面。

（六）加強學習和宣傳，推進依法治檔工作。國土資源檔案管理者要充分利用多種形式，認真學習和宣傳《檔案法》等檔案法規。在學習和宣傳中要注重實效，不走過場。要認真學習，深刻領會，確保提高。同時在國土資源檔案管理工作中要強調依法治檔，把依法治檔工作真正落實到檔案工作的各個環節。在信息化建設的過程中，技術含量要求高，國土資源檔案管理者要有計劃地通過繼續教育、培訓、自學等方式學習檔案管理、計算機等相關知識，提高自己對國土資源檔案管理的管理水平，逐步適應國土資源管理信息化建設的需求，從而為更好地管理好國土資源檔案奠定良好基礎。

參考文獻：

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[2]華林.檔案管理學新論[M].北京：中國社會科學出版社，2010

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