企業(yè)檔案管理網絡信息化管理及應用

韓銳

摘 要：本文主要針對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理網絡信息化的發(fā)展與應用進行探討，旨在不斷加強企業(yè)檔案管理工作，實現(xiàn)企業(yè)內部的資源信息共享，從而提高企業(yè)檔案管理的工作水平，助推企業(yè)發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；網絡信息化；管理應用；

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

企業(yè)檔案管理的信息化給企業(yè)帶來極大的便利，同時也有很大的安全隱患，做好檔案資料的正確管理與開發(fā)，可以給企業(yè)帶來極大的便利。企業(yè)的檔案資料信息化可以以很多的載體形式出現(xiàn)，如多媒體等設備，實現(xiàn)資源的即時共享性。

一、企業(yè)檔案管理網絡信息化發(fā)展條件

（一）計算機網絡技術的普遍應用為企業(yè)檔案信息化管理提供了客觀條件，

現(xiàn)代企業(yè)已將網絡引入到檔案信息管理當中，在傳統(tǒng)的檔案管理方式基礎上使用計算機將所屬區(qū)域以內的數個檔案管理實體進行有機結合，并納進統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)進行組織和加工，最后轉化成為數據檔案信息，此舉強調檔案信息資源的系統(tǒng)化管理，達到了使檔案數據一體化的管理體系，企業(yè)檔案網絡信息化是現(xiàn)代檔案管理的新開端，其資源原始與共享的特點使檔案管理跨入了數字化的時代。

（二）企業(yè)檔案管理的弊端迫切要求檔案管理信息化的實現(xiàn)

企業(yè)電子版的檔案依賴計算機才能夠保存，有特殊性，所以不足之處仍然存在，檔案在被錄入計算機后就成為數字信息，并可以從這個載體傳到另一個載體，這個過程中就會有丟失或者損害的可能，另外計算機中硬件出現(xiàn)毛病的時候還會導致內容亂碼，查閱者就無法獲知內容，電子版很容易受外界因素影響，影響檔案的保存，因此，企業(yè)必須要加強檔案管理信息化建設，促進檔案管理工作的發(fā)展。

二、加強企業(yè)檔案管理信息化管理和應用的措施

（一）企業(yè)應提高檔案保護意識

企業(yè)重要的信息資源就是檔案，其價值用金錢無法估量，在檔案的建立中企業(yè)會投入大量的人力、物力和財力，作為科技產物，企業(yè)必須要學會用相應的法律對所有的檔案進行保護，當檔案的信息被企業(yè)在交流中使用時，要同參與者簽署不允許將檔案中信息私自外泄或用于個人或商業(yè)活動等相關的協(xié)議，對于檔案企業(yè)要加強重視的程度，不要將自認為不重要的任何信息隨意上傳至網絡，不可讓他人免費下載，更不能將檔案中的部分或全部內容發(fā)放給他人閱讀，企業(yè)形成對自身檔案知識產權的維護意識特別重要，因為信息資源若丟失或者被盜用，將造成不可挽回的損失。

（二）強化企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)軟件管理

信息化的處理工作需要用到計算機，這是企業(yè)信息化的資料管理必不可少的設備。除了計算機之外，還需要計算機的配套輔助工具，寬帶設備的接入，路由器的使用，計算機的防護，可移動的硬盤等。做好這些接下來要做的就是要建設專門適用于企業(yè)內部資料管理的軟件系統(tǒng)，這需要專業(yè)的人員進行軟件的設計與開發(fā)。系統(tǒng)軟件要結合企業(yè)的內部情況，分析明確后再進行相關的設計與開發(fā)，這樣才能更好的應用于企業(yè)內部。不是所有的企業(yè)管理軟件都適用于每個企業(yè)，這需要根據企業(yè)的文化背景以及相應的需求，讓設計的軟件能夠更好的應用于企業(yè)內部的文件管理工作，做到物盡其用，不浪費也不會太狹小，適合的就是最好的。完成好的設備需要有專業(yè)的人員進行及時的修改，逐漸與企業(yè)的工作模式相吻合，這需要一個過程，同時需要專業(yè)的人員進行適時的更正工作。

（三）加強企業(yè)檔案管理信息安全建設

企業(yè)檔案管理信息的安全一直是檔案管理工作重點關注的內容，為了加強企業(yè)檔案信息安全建設，企業(yè)應該加大安全投入，促進檔案安全建設。首先，要在計算機當中安裝網絡安全防火墻以及相關的殺毒軟件，并且要定期的對病毒庫進行更新，保證計算機可以實時的掌握最新的病毒信息。其次要嚴格的控制操作人員的使用，不允許使用計算機去做一切與工作無關的事情，例如上網頁、看電影、下載軟件等等。其次，對于計算機發(fā)生故障以及檔案的亂碼情況要有專門的技術人員進行維修，不要隨意使用外聘人員。除此之外還要對計算機進行口令密碼設置以及檔案信息存檔系統(tǒng)的密碼設置，防止有蓄謀不軌的人員進入系統(tǒng)而造成檔案內容被外傳。

三、加強企業(yè)檔案管理信息化工作的現(xiàn)實意義

（一）實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理有利于提高檔案管理工作效率

在企業(yè)檔案管理的過程中，利用計算機網絡技術可以通過掃描、攝像、錄影等多媒體設備將資料讀取下來，進行信息化的保存，極大地改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢不利的狀況。同時，對于電子版的檔案資料，企業(yè)內部通過電腦就可以對自己所需的資料進行翻閱與查找，及時的找出自己所需的資料。這極大地便利了檔案查詢工作的進行。

（二）促進企業(yè)檔案管理信息化有利于檔案信息的修改和維護

企業(yè)內部的資料不是一成不變的，經常需要進行不斷地修改與補充。但是傳統(tǒng)的紙質版本的資料修改極為不方便，檔案資料網絡信息化及時改變這一弊端，不同部門之間對于自己所需要的資料可以及時的翻閱，對于不正確或者需要修改的地方也能夠及時的修改與補充。這些都不影響其他人的及時查閱，也便于每個人都根據新的修改資料進行工作，這是信息化的網絡設備帶來的極大的好處。

（三）實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化有利于促進資源共享

在企業(yè)檔案管理工作中，經常出現(xiàn)去檔案室調閱資料的時候正好被別人借走的情況，不能進行資料的共享與共同查看。信息化的管理模式改變了這一弊端，進入企業(yè)內部的網絡設備，對自己多需要的資料進行檢索即可查看，實現(xiàn)了資源的共享性以及共同查看，大大提高了企業(yè)內部工作人員的工作效率。

四、小結

綜上所述，隨著信息技術的高速發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門應該對檔案的信息化管理有一個熟知的認知過程，并結合自身企業(yè)工作的實際情況進行改革和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率，同時，還應該做好各項信息安全防護工作，保證檔案信息的安全性，從而促進企業(yè)檔案館跟上企業(yè)發(fā)展步伐，為企業(yè)發(fā)展提供更多的便利。

參考文獻：

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