檔案管理中存在問題及其對策研究

鄭萍 李曉雪

摘 要：伴隨著我國經濟的發展，檔案管理工作受到了越來越多的關注，文書檔案管理工作質量的高低是評價一個單位檔案管理水平的重要因素，想要做好檔案資料的整理和保存工作就必須重視文書檔案管理工作、規范文書檔案管理工作。但是就目前我國檔案管理工作的現狀，特別是文書檔案管理工作面臨著很大的挑戰。本文將針對文書檔案管理工作的特點和當前文書檔案管理工作中存在的問題，開展具體的分析。

關鍵詞：文書檔案管理；新形勢；問題；措施；

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

改革開放以來，我國經濟水平發生了較大的變化，受經濟全球化和政治民主化的影響，人們對于檔案管理的水平要求越來越高，傳統的文書檔案管理模式已經無法滿足人們對于檔案管理的需求，也無法解決當前檔案工作中面臨的各種各樣的問題，做好文書檔案管理工作既是時代發展的要求又是提升檔案管理的重要手段。

一、新形勢下文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理工作制度不健全。新的發展形勢下，大部分國企、事業單位制度創新力度很大，大的制度建設有分管領導主抓，而具體到檔案規制修編就很少有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法制化、規范化。

（二）文書檔案管理工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應。大多數單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機，進行電子文件接收保存，再脫網單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。

（三）缺乏大局意識，機制變革遲緩，與新的外部環境不適應。文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機關檔案管理的色彩。同時，實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業務上，而忽視了對其他工作的滲透及體現現實價值的服務，使得檔案工作機制發展的大環境變化，文書檔案工作的價值大打折扣。

（四）文書檔案管理人才隊伍素質參差不齊，與豐富的人文需求不適應。在顯性價值標準體系下，文書檔案部門往往成為機構改革、機關精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災區”。這種與新環境、新技術、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或單位的發展帶來無法彌補的損失。

二、當前加強文書檔案管理工作面臨的機遇

企業和事業單位的不斷改革和發展是文書檔案工作面臨的新問題，在瞬息萬變的信息社會，人們對企事業單位信息的運轉效率提出了更高的要求；國企及事業單位改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證；激烈的市場竟爭，使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要，檔案部門理應承擔起這些重任。

另一方面就是信息時代的到來，使得文書檔案工作面臨著新的技術環境。伴隨著我國信息化建設的不斷加快，每個企事業單位在局域網和遠程互動平臺建設以及產品資料的數據化生成、流轉、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。而文書檔案管理部門作為企事業單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門，這就要對于文書檔案管理的工作必須做到與時俱進，不能落后于當前技術環境的發展。最后就是企業事業單位的管理工作也是文書檔案工作面臨著新的組織環境，企業和事業單位為了適應改革，無論是產業結構調整還是業務鏈條的完善，其間必然有資源權屬的變化和相應組織結構的調整。為了適應這種情況，在文書檔案工作層面必須對原有的相關檔案資料進行分析、界定，在保持統一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應安排。

三、完善文書檔案管理工作的有效措施

（一）做好文書檔案的基礎工作，調整文書檔案的結構與內容。收集、鑒定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件，因此，不僅要善于收集本單位與上下級形成的有關紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機關在公務活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細節的檔案資料，用心整合檔案資源，對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進檔案信息功能的發揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設。要努力把握不同時期機關工作的重點任務，明確主題，找準位置，自覺以服務大局來安排和考慮檔案工作，形成服務大局的強大合力。

（二）加快復合型人才培養。實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，人力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

（三）實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會人人影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

四、小結

文書檔案管理在企業檔案管理中占有非常重要作用，也是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，檔案管理水平的高低會直接影響到檔案資料的完整性，做好文書檔案管理工作規范化和標準化，全面提高文化檔案利用率，為事業單位和企業的建設提供有效的保證。

參考文獻：

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[2]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發展，2008，01：173-175.