關于如何加強園林檔案管理的探討

杜虹云

摘 要：園林綠化在城市中有著美化環境，凈化空氣，調節氣候，減少噪音等方面的作用，是城市建設的一個重要組成部分，園林綠化檔案，是記述或反映某一單位或個人在園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄。實踐證明，園林綠化檔案在城市建設和發展中，發揮著重要的作用。

關鍵詞：檔案管理；園林；

文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

一、園林工程資料檔案的價值

綠化工程資料檔案是指園林綠化工程施工過程中形成的各種工程信息記錄，并按一定原則分類、組卷、最后移交業主單位歸檔的整個過程的歷史記錄。它包括園林綠化工程建設過程形成的文件資料、園林綠化工程物資資料、工程施工過程中形成的施工資料、圖紙資料以及在施工過程中的影像資料，是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內在質量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。

園林綠化工程資料的質量和園林綠化工程質量緊密結合在一起，是工程竣工驗收的重要依據。沒有合格的工程資料就不可能順利地通過工程竣工驗收，更不可能交付使用。二是為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠依據。當計劃對園林工程進行改造時，則需要根據原始設計文件統一園林綠化景觀工程主題思想，達到更佳的設計效果。三是一個質量合格的工程必須要有一份內容齊全、原始技術資料完整、文字記載真實可靠的技術資料檔案。

二、園林工程檔案資料的收集和整理

在大多數施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發，又不利于共享和利用。同時，由于對工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時間。其二是耗費大量人力、物力、財力。其三是給項目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個工程建設工作中的一項重要工作，必須認真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內容進行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統一規格的用品，做到檔案資料的規范、統一、并具可操作性和可使用性。

三、對現階段檔案存儲方式問題的分析

人類自從發明紙張以后，紙質檔案逐步取代其他載體的檔案而成為館藏檔案的主體。紙質檔案的普遍存在和廣泛應用。充分證明了它自身的獨特優勢。隨著信息技術的發展和無紙化辦公的進程的推進，產生了大量的電子檔案，海量電子檔案的產生帶來的實際結果會怎樣呢？

（一）海量電子檔案必須及時歸檔。電子檔案集中歸檔，必然構成電子檔案集群，成為一個相對于傳統檔案館的電子檔案館。

（二）電子檔案的虛擬性決定了人們不能像讀紙質檔案那樣無須借助現代設施設備來讀取電子檔案。人們對紙質檔案的閱讀習慣決定了他在相當長的時間內還有頑強的生命力。

（三）產生和存儲電子檔案的設施設備不斷更新換代是一個不爭的事實。人們不能保證以往條件下產生和存儲電子檔案能永久地適應新的設施設備要求，因此保存必要的紙質檔案是一種可以信賴的保證。

（四）電子檔案的不穩定性，包括信息容易被篡改、復制、網絡成為黑客攻擊的目標，自然或人工環境對于存儲電子檔案的設施設備的潛在影響，以及軟硬件的多樣性、差異性、周期性和能否互融溝通等。相對紙質檔案，人們保存和保管電子檔案需要付出更多心血和更高代價。人們對于電子檔案的適應性還不可避免地存在一個漫長的過程，人們在收集和保管電子檔案的同時，還必須保存和保管和紙質檔案。

可見，無紙化辦公雖然是對傳統辦公方式的一次革命，但在一個相當長的時期內，紙質檔案與電子檔案并存是一種必然趨勢。從電子檔案方面分析，一是現代計算機和網絡工具的普遍應用已成現實。伴隨產生大量的電子檔案必須及時歸檔，成為增加電子檔案的重要來源；二是普遍開展的館藏紙質檔案數字化，必然產生大量的電子檔案。

四、電子化管理真實性的認定

所謂電子文件是指人們在社會生活中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。一般情況下，通過歸檔時對電子文件進行全面、細致的檢查，電子檔案與相應的紙質檔案內容應該是一致的。如果出現不一致的情況，人們會懷疑電子檔案的原始性、真實性。其主要原因是紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化。人們可以從這些信息上確認文件的原始性；而電子檔案本身存在著技術手段難以克服的缺陷，電子文件由于沒有固定的載體，并且尚未找到杜絕被偽造刪改和抵御病毒侵略的最終方案，人們對其原始性、真實性認定的難度較大。因此，根據紙質檔案的內容來認定電子檔案的真實性，是有一定道理的。但這種認定電子文件內容真實性的方法還不全面。

五、檔案信息的安全保障

（一）檔案信息安全思想保障。樹立和堅持全面的、科學的、發展的檔案信息安全觀，是保障信息安全的思想基礎。

（二）檔案信息安全策略保障。檔案信息安全策略是檔案信息安全保障體系的核心和綱要，是檔案信息安全保障的總體規劃和具體措施。

（三）檔案信息安全技術保障。先進的科學技術研究和應用是保障檔案信息安全的重心所在。

（四）檔案信息安全人才保障。檔案信息安全保障體系中，人才的教育和培養是關鍵因素之一。檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案人員的要求越來越高。樹立現代化人才觀念，堅持依法治教，有計劃、有重點、分層次、多形式、多途徑地開展檔案信息安全人才的培養和教育。增強檔案信息意識是檔案信息安全事故預防與控制的一個重要手段。通過教育培訓、媒體宣傳、政策導向等途徑，宣傳貫徹檔案信息安全法規。培養和強化檔案信息安全意識。

綜上所述，園林綠化工程檔案資料涉及諸多方面，它與園林綠化工程建設全過程環環相扣，工作中要要加強管理和督促，結束園林綠化工程檔案資料不規范的歷史，為今后園林綠化工程建設積累大量資料和技術。檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分為利用者提供優質的服務。