創新檔案服務，促進檔案信息化建設

徐淑香

摘 要：檔案事業的發展在于創新，只有通過檔案工作的創新，才能使檔案事業適應和服務于社會各項事業，才能使檔案工作充滿生機和活力，才能推進檔案事業的可持續發展。

關鍵詞：檔案管理；創新服務；信息化；

文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

創新是時代的必然要求，也是做好檔案工作的根本動力，信息化建設是檔案工作的重要途徑，是檔案工作的創新需要。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，創新檔案服務，特別是當前網絡環境下檔案創新服務是與時俱進的必然要求。檔案工作者要更好地開發和利用檔案信息資源，通過計算機網絡為用戶提供服務，促使檔案管理現代化，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為全面建設小康社會服務。

一、抓好信息檔案前沿的過程收集和整理，運用網絡技術歸檔使之科學化

司法行政檔案在形成過程中具有參與人員多、涉及面廣、時間跨度長等特點，很多法治檔案跨越幾個年度、涉及多個部門，收集困難，這就要求司法行政工作者除了落實已制定的相關制度和具體責任外，要著重抓好基層司法所的檔案收集和整理，加強對基層司法所檔案人員的培訓和管理，實現基層司法所全部檔案電子化。隨著計算機技術應用的不斷深入，需要歸檔的不僅有印刷性的文件材料，更多的將是以計算機存儲介質的電子檔案，如基層人民調解檔案、法律援助檔案，在其利用和開發中，他們具有紙質檔案無可比擬的優越性。實行檔案管理電子化、信息化后，通過對歸檔材料屬性的管理，可以幫助檔案人員進行準確地分類，較好地解決檔案分類、歸檔隨意性大的問題，也可以通過計算機編目將檔案信息一次性輸入，隨時生成我們需要的各種目錄和索引，為檔案的管理和查詢利用提供了便利。

二、通過網絡環境下檔案服務的創新提高工作效率

在傳統的檔案服務中，檔案管理人員往往充當了“倉庫保管員”的角色，大多是根據檔案查詢者和利用者的具體咨詢要求，來查閱其保管范圍內的紙質檔案。隨著科技的進步，這種傳統的檔案查詢、利用方式愈顯弊端，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，網絡環境下檔案服務的最重要的特點即是檔案信息化建設，這也是歷史發展的必然趨勢，檔案管理和服務現代化的道路通過檔案管理網絡化創新改善了檔案工作管理手段和信息環境，提高了工作效率。如：我局為進一步推進檔案現代化管理步伐，實現檔案管理、查詢系統化、科學化，充分發揮檔案為社會服務、為經濟發展服務的作用，把近年來司法行政檔案通過掃描紙質檔案的形式形成電子檔案，并錄入易初檔案管理系統，全部實現了檔案電子化。同時保證了檔案的圖像清晰，內容完整，數據準確無誤。更加便捷地為市經濟建設、落實政策、工作查考、調解糾紛等方面提供查詢服務，大大提高了查詢服務工作的效率，有力地促進了經濟建設和和諧社會建設，增強了社會檔案意識，提高了檔案工作的社會知曉度。

三、推進檔案信息服務的社會化

信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務，這就要求我們促進社區檔案規范化管理，通過建立社區檔案，使檔案資料在宣傳教育群眾、排除矛盾糾紛、推進和諧社區建設中發揮積極作用。傳統的到檔案部門利用檔案原件的方式，已不再適應檔案社會化的要求，人們更加注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案管理部門利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

四、檔案信息化是網絡環境下檔案創新服務的必然要求

全面實現檔案信息的數字化和網絡化、實現檔案信息高度共享，是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化，要及時配備檔案管理現代化所必須得計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理的步伐。檔案信息化管理不僅涉及大量技術問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題，在實現檔案管理現代化、網絡化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新觀念，建立與時俱進的檔案管理意識，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，今后需要在實踐中不斷摸索，通過檔案服務網絡化創新，將更好的開發利用檔案信息資源，將檔案服務工作由被動變為主動，更好的為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。

參考文獻：

[1]趙寧燕《論數據標準化對檔案信息資源共享的影響》檔案2011年第2期 。

[2]李洪合 丁志超：《檔案工作科學發展研究》，中國文史出版社，2008.12。