基于工作流OA系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用

劉金濤

【摘 要】辦公自動化（OA）是 20 世紀 70 年代興起的運用多種技術(shù)發(fā)展起來的一門綜合技術(shù)，OA 系統(tǒng)的發(fā)展已經(jīng)進入了協(xié)同辦公、知識管理的工作流階段。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng) ? ?工作流 ? ?高校管理 ? ?應(yīng)用

一、基于工作流OA系統(tǒng)的定義

工作流是計算機技術(shù)支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。協(xié)同最根本的就是協(xié)同工作，即多人通過分工合作等方式而共同完成同一個目標。辦公就是協(xié)同工作的一種，傳統(tǒng)的 OA（即OFFICE AUTOMATION的縮寫，即辦公自動化） 軟件稱作群件（groupware），即協(xié)同軟件。基于工作流OA系統(tǒng)采用Internet/Intranet技術(shù)，大部分業(yè)務(wù)流程基于工作流的概念，將人、物、任務(wù)、事件和狀態(tài)協(xié)調(diào)好達到工作流的自動化，使工作流過程更加智能，使使用人員方便快捷地共享信息、高效地協(xié)同工作、規(guī)范組織管理，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

二、基于工作流OA系統(tǒng)遵循的原則

由于工作流需要明確知道“做什么，何時做，以及由誰來做”，即每項任務(wù)是“做什么”，路由和規(guī)則來決定“何時做，以及由誰來做”，工作流需遵循3R 原則。

1. ?Route（路由）：傳送以文檔、時間、消息等作為對象，這些對象和這一過程經(jīng)過的路徑便構(gòu)成了路由。路由有順序執(zhí)行路由、并行路由、選擇路由和循環(huán)路由四種基本結(jié)構(gòu);

2. ?Rule（規(guī)則）：它規(guī)定了信息怎么進行路由和路由給誰，用來判斷工作流的運行狀態(tài)以及確定執(zhí)行下一步驟的條件邏輯。規(guī)則描述了流向的控制、條件以及對異常情況的處理;

3. ?Roles（任務(wù)）：是工作流對于某種狀態(tài)、某種事物或工作組的具體操作。任務(wù)具有原子性因而不可再細分，是一個需要保持完整執(zhí)行過程的工作邏輯單元。若任務(wù)執(zhí)行時出現(xiàn)錯誤，需要回滾到任務(wù)執(zhí)行前的狀態(tài)，如需再次執(zhí)行則重新執(zhí)行。

三、基于工作流OA系統(tǒng)的功能需求分析

由于不同高校辦公特點不同，對 OA 系統(tǒng)的功能需求有很大差別，尤其在某些細節(jié)處區(qū)別較大。通過比較分析一般基于工作流 OA 系統(tǒng)的通用性需求和結(jié)合自身特點，基于工作流OA 系統(tǒng)的功能需求可概括為：第一解決信息傳遞方式從傳統(tǒng)的紙介質(zhì)到電子介質(zhì)的轉(zhuǎn)變，以期提高工作效率;第二解決公文辦理過程的自動流轉(zhuǎn)同監(jiān)督功能，提高各部門之間的協(xié)作能力。形成一個集成化的辦公環(huán)境，為教職工搭建具有豐富功能和實現(xiàn)可個性化桌面的辦公環(huán)境;形成一個可以集中信息的收集、處理發(fā)布的平臺，以便實現(xiàn)信息的流通性;形成能與其他應(yīng)用系統(tǒng)進行訪問和數(shù)據(jù)交互的接口，解決信息孤島，減少從而避免重復(fù)工作的可能;形成一個靈活適用、穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，構(gòu)成良好的基礎(chǔ)應(yīng)用平臺，用戶可根據(jù)需要靈活選取不同的功能組件，并通過簡單方便的配置即可實現(xiàn)業(yè)務(wù)的應(yīng)用。根據(jù)相應(yīng)的需求，如圖1所示 OA 系統(tǒng)在功能方面需要實現(xiàn)以下功能。

圖1某校基于工作流OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

四、基于工作流OA系統(tǒng)的功能應(yīng)用

1. 規(guī)范公文管理。傳統(tǒng)的管理模式下，混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本、辦公費用居高不下，不利于形成和諧高效的辦公環(huán)境。目前，部分高校實行“學(xué)校—學(xué)院（部門）”二級管理制度，特別是二級學(xué)院部門較多，涉及工作面較廣，工作間關(guān)聯(lián)性強，信息量大， 領(lǐng)導(dǎo)不能及時、有效地對各類文件進行及時有效地處理。因此，基于工作流OA系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)公文的網(wǎng)上擬稿、二級學(xué)院（部門）領(lǐng)導(dǎo)審核、跨部門會簽、審稿、簽發(fā)、編號、成文、校對、發(fā)布、歸檔等功能（如圖2），其中管理員用戶可以定制文件流轉(zhuǎn)過程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進行流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提供嚴密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實現(xiàn)對文檔傳遞過程中有效地實時監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準確。

圖2：某校基于工作流OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)示意圖

2. 提高效率督辦管理。督查督辦作為高校重要的管理行為，是高校順利實施決策部署和全面完成工作目標的重要手段和有效機制。督辦管理指的是對學(xué)校重大決策、決議的貫徹落實。所謂“督辦”，有兩個層次的含義，一個層面指的是對一個完整的事項的辦理，包含立項到結(jié)項的整個環(huán)節(jié)，都需要進入到監(jiān)督辦理的范疇;另外一層含義指的是對一些由其他部門承接辦理的事項的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，提高工作效率的同時強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強領(lǐng)導(dǎo)的控制力，及時有效地監(jiān)控各部門之間及教職員工的工作進度情況;實時、全面掌控各部門之間的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而減少差錯，防止低效辦公。因此，系統(tǒng)應(yīng)提供督辦單制作、通知、跟蹤、人工催辦、承辦人承辦、督辦結(jié)果反饋、統(tǒng)計查詢等功能。

3. ?實現(xiàn)遠程辦公。隨著高校的不斷升級，部分學(xué)校形成了多個校區(qū)，文件的上傳下達、申請、審批都受到時間和空間的限制，領(lǐng)導(dǎo)外出學(xué)習(xí)、出差、交流同樣會導(dǎo)致部門一些緊急重要的文件得不到有效處理。基于工作流OA系統(tǒng)由于是無紙化的數(shù)字管理，使得辦公可以不受時間和地域的限制。一方發(fā)文，另一方在登錄系統(tǒng)后便可以收到，與接收方處理的時間是否是工作日，是否間隔了幾天無關(guān)。同時，發(fā)送方和接收方不僅可以在內(nèi)網(wǎng)辦公，也可以通過 VPN 客戶端、在有權(quán)限訪問的情況下，在家或者出差在外使用外網(wǎng)來進行移動的協(xié)同辦公。

圖3 OA系統(tǒng)手機客戶端結(jié)構(gòu)分析

4. ?提高決策管理。分析報表和相關(guān)數(shù)據(jù)信息，有助于對高校的人、財、物、信息和流程的整體把握和管理，全面了解高校的運作情況，從而做出正確的管理決策。

（1）對于院級領(lǐng)導(dǎo)而言： 基于工作流OA是信息資訊、管理監(jiān)控、決策支持系統(tǒng)。它將二級學(xué)院的黨政、行政、教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等部門有效整合在一起，各部門不再是各自獨立的信息孤島，院級領(lǐng)導(dǎo)能迅速得到來自各部門的各種信息、數(shù)據(jù)，并可對部門內(nèi)人、財、物及事件等有效跟進、監(jiān)督，并以此為依據(jù)形成戰(zhàn)略決策。

（2）對于中層干部而言： 基于工作流OA利用系、部門、個人之間的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握二級學(xué)院的各項進程，提高辦公效率;OA可對部門內(nèi)的人、財、物及事件進行“量化”管理，并可有效跟進、監(jiān)督，給以指示，變傳統(tǒng)的“粗放”管理為“精細”管理。

（3）對于普通教職工而言：提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快地工作。

【參考文獻】

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