檔案與數(shù)字化技術(shù)

劉紅雋

【摘 要】檔案是人類在社會實踐活動中產(chǎn)生的真實記錄，是客觀自然形成的，具有原始性和真實性，因此決定了其具有權(quán)威性。檔案數(shù)字化就是利用數(shù)字化技術(shù)將非數(shù)字形式檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的處理過程，其最主要是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，目的之一就是使檔案的載體——紙張“延年益壽”。意義在于：有利于實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享和提高工作效率;有利于保護檔案原件;為社會提供更便捷的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案 ? ?數(shù)字化技術(shù) ? ?檔案數(shù)字化 ? ?紙質(zhì)檔案

一、檔案與數(shù)字化技術(shù)

檔案是人類在社會實踐活動中產(chǎn)生的真實記錄，是客觀自然形成的，具有原始性和真實性，因此決定了其具有權(quán)威性。檔案為后人了解歷史、編史修志提供資料;為維護國家主權(quán)和領(lǐng)土完整提供佐證;為國家經(jīng)濟建設(shè)決策提供參考，也為城市規(guī)劃、保護古跡遺址、保護地下水資源防止水污染、礦產(chǎn)資源開發(fā)、規(guī)劃城市交通等未來城市發(fā)展制定方針政策提供參考依據(jù)。如今檔案還具有傳授經(jīng)驗、技術(shù)交流、服務(wù)社會等功能，它可借鑒的東西很多，其價值也愈加被社會所重視。如何保護檔案，使它既能發(fā)揮作用又要減少對它的損害，是當前一項既艱巨又緊迫的任務(wù)。隨著科技發(fā)展，目前最好的、最先進的解決方式就是采用數(shù)字化技術(shù)對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化。

數(shù)字化技術(shù)指的是通過電子計算機、光纜、通信衛(wèi)星等設(shè)備，來表達、傳輸和處理所有信息的技術(shù)。無論是字符、聲音、語言、圖像以及許多復(fù)雜多變的信息，都轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字0和1編碼來表達、傳輸和處理。到了終端，即到了用戶手上時，數(shù)字、文字、圖像、語音，包括虛擬現(xiàn)實、可視世界的各種信息，又原原本本地還原它的本來面目，我們可以發(fā)出聲音、打電話、發(fā)傳真、放錄像、看電影。龐大、繁雜、千差萬別的現(xiàn)實世界，浩渺如煙的信息，隨著數(shù)字化技術(shù)的實現(xiàn)，各種難題迎刃而解。

檔案數(shù)字化就是把數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時提供利用、實現(xiàn)資源共享。最主要是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，目的之一就是使檔案的載體——紙張“延年益壽”。

二、檔案數(shù)字化的意義

在未來世界，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)不可替代的位置。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是以保護數(shù)字化檔案母體——“紙張”存在和利用為目的的一種檔案保護和利用手段。同時，檔案數(shù)字化是辦公自動化和計算機技術(shù)、信息技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，具有不可替代的先進性。

（一）有利于實現(xiàn)互聯(lián)互通資源共享和提高工作效率

1. 數(shù)字化的檔案信息可以通過檔案管理軟件查詢，不受時間、地點限制：在IE瀏覽器中輸入正確的應(yīng)用程序URL地址，點擊回車即可進入登錄界面，還可以實現(xiàn)在同一時間、不同地點，被不同利用者共享，不再受紙質(zhì)檔案“孤本”限制。檔案人員利用計算機進行管理容易實時同步，信息傳達及時，更快捷地為更多的需求者提供本地或遠程信息服務(wù)，凸顯檔案信息的時效性。

2. 數(shù)字化檔案標準化程度高，數(shù)字資源總是以通用格式被人們應(yīng)用。現(xiàn)行的硬、軟件可以毫無障礙地被訪問并被復(fù)制，檔案資源從封閉走向開放，打破了紙質(zhì)檔案的局限性，徹底改變了檔案利用方式，使檔案資源能夠做到“科技服務(wù)檔案，檔案服務(wù)社會”。

3. 數(shù)字化檔案具有一次輸入、多次使用的特點，無須再翻動紙質(zhì)原件。只需點擊鼠標便可完成智能化檢索;瞬間完成，減輕了檔案工作人員的勞動強度，工作效率明顯提高。需要注意的是，數(shù)字化檔案無“原稿”的固定性，在傳輸中發(fā)生泄露或人為篡改時無法識別。所以，對于重要的信息數(shù)據(jù)要做好備份，同時利用信息加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、系統(tǒng)防火墻技術(shù)、生物識別技術(shù)，采用殺毒軟件控制網(wǎng)絡(luò)病毒傳播，做好數(shù)據(jù)多重保護。

（二）有利于保護檔案原件

有些珍貴檔案形成時間很長，制成材料的剛性和柔韌性減弱，不宜再拿出來翻閱，否則會對檔案造成無法彌補的傷害。翻閱原件紙質(zhì)檔案的危害主要有以下幾個方面：查閱紙質(zhì)檔案離不開光源。光具有潛在的破壞性，光的波長愈短，輻射能量愈大，其中紫外線的輻射能量極大，它能引起嚴重的破壞，如紙張纖維素的熱裂解，紙張結(jié)構(gòu)與性能變化產(chǎn)生氧化反應(yīng)等老化現(xiàn)象;光的作用又能改變字跡色素結(jié)構(gòu)，使字跡褪色擴散無法辨認;空氣中的酸性氣體如二氧化硫、二氧化氮、氨氣等以及塵埃中的酸性物質(zhì)、鹵化物分解出的酸性物質(zhì)等空氣中所含的化學成分，侵害腐蝕紙張纖維，加速檔案的老化過程，減少檔案的“壽命”;珍貴檔案本身其研究、收藏價值大，容易使一些非法之徒趁機進行盜竊、抽取、撕裂檔案，據(jù)為己有，人為破壞造成不可估量的損失和嚴重后果;在利用原件時，借閱人員素質(zhì)和借閱數(shù)量以及利用地點等都存在局限性和不確定性，稍有不慎就會造成檔案原件丟失、損壞、污染等;隨著復(fù)印機的廣泛使用，復(fù)印解決了以往手抄的煩瑣勞動，復(fù)印也會對檔案造成損傷。將檔案數(shù)字化后，數(shù)字化檔案的重復(fù)利用對紙質(zhì)原件是無損耗性的，無論復(fù)制、打印多少次，都不會損傷紙質(zhì)原件，同時也降低了翻閱紙質(zhì)原件時對紙張的磨損，對檔案原件特別是珍貴檔案，起到保護作用，還可防止篡改檔案的行為。

隨著檔案管理的逐步規(guī)范，以及社會對檔案的需求與日俱增，檔案管理范圍更大也更復(fù)雜，計算機和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，對檔案工作提出更高要求。要嚴把數(shù)字檔案的采集、管理、利用、安全關(guān)，為紙質(zhì)檔案資源合理配置、有效開發(fā)利用創(chuàng)造條件，使紙質(zhì)檔案母體得到最有效和最好的保護。

【參考文獻】

[1]紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范.中華人民共和國行業(yè)標準DA/T31-2005.

[2]楊重高.數(shù)字檔案資源的安全存儲[J].中國檔案，2014（11）.