Access在財務管理中的應用

陳筱青

(重慶三峽學院計財處，重慶萬州 404100)

Access在財務管理中的應用

陳筱青

(重慶三峽學院計財處，重慶萬州 404100)

Microsoft Office Access是一種小型的關系數據庫管理系統，也是微軟Office辦公系列軟件中的一個重要組成部分。Access數據庫系統中的各種功能是利用面向對象的方法來實現對象化，通過各種數據庫對象來進行信息管理，可以提高數據處理的效率。文章闡述了Access的基本結構，并將Access應用于財務管理中，大大提高了財務管理工作的效率。

Access；財務管理；數據庫

Microsoft Office Access是微軟公司Office辦公系列軟件的成員之一，是微軟公司將數據庫引擎的圖形用戶界面和軟件開發工具結合在一起的一個關系數據庫管理系統。該數據庫系統中的各種功能是利用面向對象的方法來實現對象化，通過各種數據庫對象來進行信息管理，因此Access中數據庫管理的核心便是對象，主要包括表、查詢、窗體、報表、Web頁、宏和模塊7種數據對象。它可以對各種中小型數據庫進行有效的管理，被廣泛應用于金融、財務、經濟、統計、教育等眾多的管理領域，大大提高數據處理的效率。

一、關系數據庫相關概念

數據庫是指在計算機系統中按照一定的數據模型組織、存儲和應用的相互聯系的數據集合。因此，關系數據庫就是指組織、存儲數據集合的數據模型是關系模型，而關系模型其實就是用一張二維的表格來表示實體與實體之間聯系的模型，其中實體是指客觀存在并可相互卻分的事物。關系數據庫中常涉及到以下相關概念：

（1）關系。一個二維的表格形式就表示了一個關系，每一個關系都相應的有一個名稱，即關系名。在Access中，一個數據庫文件中的表格實際上就是指一個關系。

（2）元組。表格中的行被稱為元組，相應地，每一行就表示一個元組，在Access中對應著一個記錄。

（3）屬性。表中的列被稱為屬性，每一列都相應地有一個屬性名，在Access中對應著一個字段。

二、Access的基本結構

Access主要是利用它所包含的以下7種對象來對數據庫進行管理的，它們構成了Access的基本結構。

（一）表

表是Access關系數據庫存放數據的地方，它是整個數據庫系統的核心和基礎，其他幾種對象都是基于表的基礎上進行操作的。

（二）查詢

查詢主要是對存儲在表中的數據進行分析和研究，在Access數據庫中可以利用查詢來對數據以不同的方式進行查看、分析和更改，同時還可以將它作為窗體、報表以及頁等多種對象的數據來源。

（三）窗體

數據庫和用戶兩者之間的聯系主要是通過窗體對象來體現的。我們可以利用窗體來實現對相關數據的輸入、顯示等功能。

（四）報表

報表是可以利用具體的格式來顯示數據、輸出數據的數據庫對象，其中格式可以自行選擇或設計。另外，還可以利用報表來實現對數據的排序、分組，以及統計計算等功能，其中統計計算包括了求和、求平均值等。

（五）頁

Access還可以通過web頁的形式來連接數據庫，即頁對象。使用它來查看和處理的相關數據可以是來自Internet或Intranet上的，并且還可以將相應的數據發布到Internet或Intranet上。

（六）宏

在日常使用中，我們可能經常會遇到一些重復性較高的操作。在Access數據庫中便提供了一種可以定義特定功能的對象，即宏。我們可以利用宏來實現一些重復性的操作，讓其自動完成。它可以單獨使用，也可以與窗體等其他對象結合使用。

（七）模塊

利用VBA語言編寫的程序段在Access數據庫中被稱為模塊對象。模塊可以與窗體、報表等對象配合使用，來完成宏對象無法單獨實現的復雜功能，以實現高性能、高質量數據庫應用系統的開發。

三、Access在財務管理中的應用

Access的版本眾多，本文采用Access 2010版本，以財務管理中常常會涉及到的職工個人信息表及工資明細表為例，來說明Access在財務管理中的具體應用，以及所帶來的便利。

（一）表的建立

在Access中創建新表有4種方式：直接插入一個空表、使用設計視圖創建表、從其他數據源（比如Excel、Word等）導入或鏈接到表、根據SharePoint列表創建表，本文利用設計視圖創建新表。

首先啟動Access 2010數據庫，在【文件】選項卡下面選擇【新建】，在【可用模板】中選擇【空數據庫】后選擇文件保存路徑及文件名，比如本文所建數據庫的名稱為“財務管理”。然后在【創建】選項卡下面選擇【表設計】，輸入字段名稱和數據類型。在Access 2010中新增了計算數據類型，它可以實現原來需要查詢、控件、宏或VBA代碼中進行的計算，本文將用到該數據類型。最后，保存新建立的數據表。本文創建了兩個數據表，分別是工資明細表和職員個人信息表，其具體結構如圖1所示。

圖1 數據表

（二）查詢的建立

Access中，根據數據源操作方式和操作結果的不同，查詢對象可以分為：選擇查詢、參數查詢、交叉表查詢、操作查詢及SQL查詢，本文介紹利用查詢向導來創建一個工資實發金額的選擇查詢。

在【創建】選項卡下選擇【查詢向導】，接著選擇【簡單查詢向導】，從職員個人信息表中選擇編號、部門、姓名，從工資明細表中選擇實發金額和日期，然后根據向導創建實發金額查詢，查詢結果如圖2所示。

圖2 實發金額查詢

（三）窗體的建立

根據完成任務的不同，Access窗體分為數據操作、控制窗體、信息顯示窗體和交互信息窗體。并且在Access的【創建】選項卡的【窗體】功能區中提供了多種創建窗體的按鈕，比如【窗體】、【窗體設計】、【空白窗體】等。本文利用【窗體向導】創建了工資錄入和職員個人信息錄入的窗體，并且設計了【添加記錄】按鈕，以用來向數據庫中添加記錄。兩個窗體的布局視圖如圖3所示。

圖3 窗體

（四）報表的建立

報表的主要功能是為了將數據庫中的數據按照用戶選定的結果，以一定的格式打印出來。報表的創建同窗體創建類似，在【創建】選項卡的【報表】功能區中，可以利用【報表】、【報表設計】、【空報表】、【報表向導】等多種方法來創建報表對象。本文利用【報表向導】功能創建了一個工資明細的報表，其打印預覽如圖4所示。

圖4 工資明細報表

四、結束語

根據以上所介紹的Access在財務管理中對數據的存儲、添加、顯示等功能中，可以看出利用Access數據庫對數據進行管理對于非計算機專業人員也是非常方便、簡單的，可以大量利用各種向導來創建表、窗體、查詢、報表等對象，從而可以提高數據的管理效率，從繁雜的手工操作中解脫出來。其實Access除了以上所介紹的相關簡單功能外，還具有十分強大的開發功能，我們可以利用其本身提供的各種控件和VBA語言，開發出功效非常強大的數據庫應用系統。

[1]張強，楊玉明.Access 2010中文版入門與實例教程[M].北京：電子工業出版社，2011.

[2]徐蘊卓，梁玉鑫.淺談Access數據庫在財務管理中的應用[J].新財經，2012（12）.

[3]連皓言.工資管理中Access數據庫的應用研究[J].科技創新導報，2009（6）.

[4]鄒金.運用Access數據庫輔助人工費成本核算實踐與探索[J].會計信息化，2010（11）.

[5]李玉玲，邵謙謙.Access財務應用技能教程[M].北京：清華大學出版社，2005.

（責任編輯：張新玲）

Access Application in the Financial Management

Chen Xiaoqing
(Finance Division ,Chongqing Three Gorges University ,Wanzhou Chongqing 404100)

Microsoft Office Access is a small-scale relational database management system, which is also an important part of Office Software. The database management system uses object-oriented method to achieve objectification and different kinds of database objects to implement the information management, which improves the efficiency in data processing.This paper illustrates the fundamental structure of Access and appliesit into financial management, which greatly improves the work efficiency.

Access, Financial Management, Database.

F23

A

1009-8135（2015）05-0084-03

2015-06-25

陳筱青（1971-），女，重慶萬州人，重慶三峽學院計財處會計，主要研究財務會計。