單位文書檔案管理存在的問題與對策

普凱

摘要：做好單位文書檔案管理工作具有十分重要的作用。但是，就我國人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，還存在一些突出問題，具體表現(xiàn)在文書工作與檔案管理脫節(jié)，員工培訓不足，能力欠缺，文書檔案管理機制不規(guī)范，庫房分散，檔案保管成本疊加。為此，要實現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的有效銜，提升文書檔案管理人員的服務意識和綜合素質，完善文書檔案管理機制。

關鍵詞：人力資源;社會保障;文書;檔案

文書檔案管理工作是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，是單位健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，是檔案存在的基礎與重要的資源發(fā)生地，是衡量一個單位檔案管理水平的重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案的質量與完整性。當前，知識經濟為文書檔案管理工作注入了新內容、新活力，因此，做好文書檔案管理工作勢在必行。不斷加強文書檔案管理，可以有效反映單位發(fā)展狀況的好壞，有利于決策人員在單位發(fā)展過程中做出正確、科學的決策。單位文書檔案管理人員只有樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化意識，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。基于此背景，本文就加強人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作進行探討。

一、人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題

人力資源和社會保障部門檔案管理是將有關人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的一項基礎性工作。對于做好人力資源和社會保障整體工作至關重要。但是，就我國人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作進行分析發(fā)現(xiàn)，問題還十分突出，具體表現(xiàn)在以下方面。

（一）文書工作與檔案管理脫節(jié)

文書工作是開展檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續(xù)，兩者之間既有聯(lián)系，又有區(qū)別，既有相互統(tǒng)一又分工明確，關系密不可分。在日常的工作中，文書工作和檔案管理工作最好按照分體式管理體系來管理。但是在實際的工作中文書工作和檔案管理實行是分塊管理體系，雖然在工作中取得良好的成效，但是在某種程度上這種管理體制卻拉大了文書工作和檔案工作之間的距離。就現(xiàn)實情況來說，文書工作者的檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員也極少涉及文書工作，這就導致了工作之間的脫節(jié)，在銜接上十分不協(xié)調。

（二）員工培訓不足，能力欠缺

就現(xiàn)實情況看來，有一部分單位的檔案管理工作者沒有經歷過專業(yè)的檔案管理工作培訓，也沒有拿到上崗證，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，沒有掌握其關鍵，管理工作者的個人能力達不到當前文書檔案管理工作的要求。有的檔案工作者雖然經過培訓拿到了上崗資格證，但是后期卻缺乏相關技能的繼續(xù)教育，沒能及時的更新知識。除此之外，有些單位由于缺乏專職檔案員，于是由文秘人員兼任。在做好本職工作后，再投入到檔案管理工作上的精力十分有限。經常導致文書立卷不符合規(guī)范、收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置鳌n案保管期限的劃分混亂、文書檔案收集缺失等問題。

（三）文書檔案管理機制不規(guī)范

在文書檔案管理中，一些數檔案未進行集中、統(tǒng)一的管理，對于業(yè)務的利用存在著嚴重的漏洞，單位通常都采用自行管理的方式進行管理，由于業(yè)務不同，每個檔案室的管理機制、運用流程都各不相同，各自為政，獨立性較強，不能做到資源共享。

（四）庫房分散，檔案保管成本疊加

單位的多個檔案室分散在不同的地方，由于沒有實行集中管理，每個檔案室都配備了檔案用具、電腦、空調、除溫機等設備，存在重復投資、重復建設、重復管理等問題造成了資源浪費。此外，一些單位由于辦公用房緊張，到外面租檔案室。還有部分單位沒有庫房，直接將檔案存放在辦公室里，不按檔案管理規(guī)定做到“三分開”，達不到檔案保管的防盜、防光、防高溫、防塵、防火、防潮、防鼠、防蟲等要求，文書檔案管理安全況狀堪憂。

二、人力資源和社會保障部門文書檔案管理要點

（一）實現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的有效銜

如上所述，文書工作是開展檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續(xù)，兩者之間既有聯(lián)系，又有區(qū)別，既有相互統(tǒng)一又分工明確，關系密不可分。沒有好的文件就難有高質量的檔案。單位文書的規(guī)范化處理是高水平文書檔案管理的基礎，文書人員要不斷提高自身的檔案意識，在文件的處理過程中就要想到檔案工作。妥善處理好文書資料的立卷歸檔問題，以實現(xiàn)文書工作和檔案管理工作的一體化。在工作中，檔案管理人員也要把好文件資料的質量關。紙張的大小、文體的規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等起草、修改和批閱文件。強化文書資料立卷工作，因為這是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是文書工作與檔案管理工作真正意義上的結合點。所以各部門在公文辦理完畢后要及時的整理、立卷、歸檔。從而實現(xiàn)單位文書工作和檔案管理工作的有效銜接。

（二）提升檔案管理人員的服務意識

思想對行為具有能動作用，要做好人力資源和社會保障系統(tǒng)的文書檔案管理，就要提高檔案管理服務意識，在具體工作的開展中，要時刻想著為文書檔案服務，積極主動的參與到歸檔工作中，優(yōu)化好每一份公文，為日后檔案管理做好充分的準備。同時，在平時工作中，注意搜集瑣碎的文件資料，避免文件的缺失。總之，在日常工作中，必須保證各項資料的齊全與完整。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

熟練掌握現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升專業(yè)技術水平。隨著經濟的發(fā)展，計算機、互聯(lián)網技術在文書檔案管理工作中的應用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。

三、結語

對單位文書檔案實行全面科學化管理，加強部門間的協(xié)調與合作，經常對相關工作者進行職業(yè)培訓，強化文書工作與檔案管理中作的有效銜接，都將有利于實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標準化。

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