基于中轉系統運行的科研預算信息化管理

盧靜，徐旭冉

（南京理工大學，南京 210094）

基于中轉系統運行的科研預算信息化管理

盧靜，徐旭冉

（南京理工大學，南京 210094）

科研預算管理是我國普通高校科研管理的核心內容，需要通過信息化的管理手段對傳統管理方式進行改革。通過對現行科研經費預算管理中存在的問題進行分析，提出信息化管理的重點在于對預算管理流程及監控手段的完善。通過建立科研經費總體管理流程，統一財務與科研部門對科研預算的管理模式。通過建立基于中轉系統運行的預算管理系統，實現高效科研預算的信息化管理。

科研預算；信息化管理；運行機制；中轉系統

近年來，國家管理部門加強了對高校、科研院所承擔科研項目的財務審計，旨在強化科研經費的預算管理，提高科研經費的效益，改變我國長期以來科研經費供求不均的現狀。為了實現科研經費的透明化、精細化管理，各單位都在努力推行信息化管理辦法［1］。縱觀近年來信息化建設的推進，財務與科研管理部門之間存在的系統差異是信息化系統搭建的難點。本文通過剖析科研經費預算管理中存在的問題，闡述了基于中轉系統運行模式的預算信息化管理模式。

1 經費預算管理存在問題研究

1.1 管理職能與管理內容存在矛盾

我國高校一直以來沿用了舊時西方國家的項目管理模式。在經費使用過程中，項目負責人擁有完全支配權，而學校科研管理部門的管理職能一般僅限于從預算執行進度方面進行督促、指導，財務部門則對單筆經費開支的合理性、規范性進行審查。整個項目唯有在結題驗收時，經審計程序才能發現問題，其運行過程無法得到有效的控制。以國撥縱向項目為例，項目需要在立項時編制預算，通過對經費使用的明細歸類，以規范項目承擔者的使用過程［2］。在實際的運行過程中，財務部門沒有有效方法掌握經費預算的詳細情況，科研管理部門也無法在項目運行中詳細掌握經費使用的動態現狀，從而失去管理職能的作用［3］。

1.2 預算明細歸類復雜、多樣

現行的科研課題并沒有統一的預算明細歸類，依據項目來源的不同使用不同的預算歸類。橫向課題一般分為科研業務費、設備費、外協費、工資及勞務費、業務招待費和管理費六大類，根據項目研發的內容不同，各項配比有所不同。縱向課題則更加專業化和明細化，有直接費用和管理費兩大類，并依據主管部門的不同在具體科目上有所不同。除此以外，不同科目的歸類也有所不同。比如，外場實驗的差旅費用有的歸為試驗費，有的則歸為差旅費；勞務費的使用分為外聘人員勞務費、實驗人員勞務費、學生助研費等，所屬類別也不盡相同。這種復雜、多樣的歸類方式給承擔課題的教師帶來了壓力，也是財務審計中調賬的根源所在。唯有通過發揮學校部門的管理職能，利用信息化手段，實現對預算明細的動態錄入和管理，才能有效實現預算使用的控制。1.3執行期內經費監控無法落實

項目執行過程中，經費的使用和管理都是一個動態的過程。一方面，項目負責人報銷因項目執行產生的費用時，財務部門僅對每筆費用的票據真實性進行審核，并將報銷記錄登記于財務管理系統，這一過程是不與相應的預算歸類直接掛鉤的。另一方面，科研管理系統記錄了項目的立項、經費到款等信息，雖然在立項時有對預算明細進行錄入，但由于不與財務管理系統對接，無法獲取各項預算科目的實際開支情況。沒有預算，財務部門難以對費用的合理性進行判斷，并控制各科目支出；沒有經費報銷信息，科研管理部門不能掌握項目的執行進度，無法及時對項目進行中間檢查、驗收等環節控制。預算與實銷信息間缺乏有效的銜接，是目前我國大部分高校科研經費管理監控缺失的關鍵所在。需要搭建有效的系統方法和運行機制，動態獲取和控制經費使用過程，從而實現項目預算的有效落實［4］。

2 預算信息管理系統的搭建

2.1 科研預算管理系統運行機制

本文以搭建科研與財務聯動的科研經費管理系統為目標，結合高校管理中積累的經驗和實際情況，整合財務與科研管理雙系統，建立了科研經費預算管理的運行機制，并通過技術手段予以實現。為實現聯動，需要在科研和財務之間建立信任機制，實現業務和數據的全面對接。

科研預算管理系統集成主要有以下四部分：

（1）到款集成：財務系統定期將到款數據同步至中轉系統中，科研系統再從中轉系統獲取最新的到款信息，項目負責人可在科研系統對來款經費進行認領。

（2）到賬集成：科研系統定期向中轉系統同步經費到賬數據，財務系統可從中轉系統獲取最新的到賬數據。

（3）項目預算信息集成：項目立項時須在科研系統中調用預算模版，填寫每個科目的預算信息。科研系統定期向中轉系統推送數據，供財務系統獲取預算信息。

（4）支出集成：財務系統將科研經費報銷數據定期推送至中轉系統中，科研系統定期從中轉系統獲取最新的報銷數據。

預算管理需求體現的是經費收入和支出信息在科研與財務系統之間互動的基本情況。在項目預算信息集成過程中，對于預算科目的設置和推送，是整個系統實現實時控制的關鍵。通過設置各科目的預算閾值，能夠在每次銷賬時對財務報銷人員和項目負責人給予提示，控制各項科目使用不超出預算。支出集成信息的實時互動是保證科研管理部門把握項目進度管理的重要訊息。通過實時監控，各項經費的使用進度一目了然，避免了突擊花錢、臨時調賬等情況的出現。

2.2 系統搭建的方法

科研財務管理系統是科研管理系統與財務管理系統的集成，但并不是兩套系統的簡單合并。對于財務管理系統，需要保證來源信息的安全和可靠性，保持系統與互聯網等其他信息系統之間的相對隔離性；對于科研管理系統，由于其基于互聯網（或內網）的物理架構，信息來源廣、信息互動性強。為此，需要構建中間數據庫平臺，并搭建信息通道，以完成科研預算管理系統的建設工作。依據該原理，圖1示意了建立本科研財務管理系統的基本結構。

圖1 科研財務管理系統基本結構示意圖

在搭建的預算管理系統中，獨立設置了中轉服務器，專門用于交互信息的存儲、處理和篩選傳輸。它直接與科研服務器相連接，通過建立受信與授權層，將科研服務器內有關于科研項目預算、撥款及各項必要的審批、限制信息傳輸至此。在與財務服務器之間建立防火墻，更好的將財務管理系統與數據交換進行分離，從物理層面提高數據安全性。通過建立SSL通道、為中間數據庫平臺提供特殊的網絡防護等措施。雙邊信息集中于中轉服務器后，在中轉服務器上建立數據資源庫和適于管理操作的信息處理平臺，通過計算、篩分等方法，實現雙邊信息的統一對接。信息處理后，再將這些信息反饋給雙邊系統，使財務人員和科研管理人員均能實時收到經過處理的預算使用信息，從而實現預算信息的實時性。

3 小結

科研預算管理系統的搭建，是實現科研項目信息化管理的必要手段。系統的運行，是以科技財務管理系統運行機制的搭建為第一步，通過統一財務部門與科研管理部門之間的辦事流程，實現雙邊系統程序的集成。通過設置獨立的中轉服務器，建立信任機制，實現了財務與科研管理數據信息的集中處理，并對數據庫平臺起到必要的網絡防護。該系統在實際運行中，應當根據各高校不同的經費管理流程進行必要的修改，并期待通過長期運行調試得以完善。

［1］喬志芳，馮妍.以信息化手段助推科研經費管理——以××大學為例［J］.中國管理信息化，2014（7），31-32.

［2］許然.淺析新時期高校科研管理中存在的問題及對策［J］.科教導刊，2014（9）：9-11.

［3］王迎霞，沈富可.信息化成就高校科研項目無邊界管理［J］.中國教育信息化，2012（4）：4-6.

［4］李欣，陸虹，曹建清，等.基于信息化平臺的高校科研項目協同管理模式探析［J］.重慶大學學報：社會科學版，2013（19）：35-47.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.029

F232；F810.6

A

1673-0194（2015）19-0053-02

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