高校智慧檔案館系統設計探析

方瓊

（三峽大學，湖北宜昌 443002）

高校智慧檔案館系統設計探析

方瓊

（三峽大學，湖北宜昌 443002）

高校檔案是高校重要的原生信息，加強檔案館智慧化建設是檔案工作適應時代和高校發展的客觀要求。文章針對現存問題，提出建設高校智慧檔案館的整體原則、系統架構及注意事項，為其融入智慧校園和智慧城市奠定基礎。

高校；檔案館；智慧；系統

高校檔案是高校重要的原生信息，是高校和社會寶貴的信息資源，如果缺乏相對完善的檔案管理方案及其相應的基礎設施，不僅將造成檔案工作與社會發展的嚴重脫節，并將影響和制約社會各個領域的信息化進程。高校檔案館擔負著檔案收集、存儲、整合并提供利用的重要職能，加強檔案館智慧化建設是檔案工作適應時代和高校發展的客觀要求，也是進一步提高檔案管理和服務水平的必由之路。高等學校應采取有效措施，將檔案館的智慧化建設納入校園整體規劃，確保檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動檔案管理事業的發展。

1 現存問題

雖然建設數字檔案館已在全國形成風潮，但有些系統缺乏頂層設計，難以滿足不同網絡、不同對象、不同來源的應用需求。檔案館局域網主要依據傳統實體管理思路，在電子檔案管理方面相關理論尚不成熟，相關標準規范也未出臺，在滿足規范性、標準化方面存在明顯的不足。校園網各個系統都是于不同時間、采取不同標準和數據庫、在不同開發環境下進行建設的，信息孤島現象突出，重復性、一致性差，因此系統間彼此獨立，各部門需要其他部門分管的數據時甚至還有賴于落后的Excel文檔、人工拷盤甚至是紙質介質等低效率的方式。由于多個系統之間彼此獨立，進入校園網不同應用系統，需要不同的身份標識和密碼，導致在互聯網接入時比較難以實現［1］。

2 高校智慧檔案館設計原則

近幾年來高校發展速度快，規模越來越大，形成的檔案數量和門類相應增多，檔案管理部門應該在“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則上，立足最先進的信息技術和全新的發展思路，逐步建立起檔案資源的收集、存儲、加工、利用的過程體系和高校教育系統檔案管理的模式，建立包括文獻、影像、照片等在內的檔案目錄資源庫、電子全文資源庫、管理過程信息資源庫，最終構建基于各種網絡平臺的大規模分布式信息系統，將高校檔案館建設成為歷史檔案記錄遺產永久保管基地、電子檔案信息資源管理與共享中心和政務信息公開主要場所，為高校發展提供一個良好的檔案信息資源支持環境，不斷滿足檔案利用者和檔案管理者的需求。

基于以上目標，高校智慧檔案館整體系統應當遵循以下幾個原則：（1）先進性，設計一個高起點并有良好伸縮性的系統，采用模塊化結構設計思想，能通過自擴展的方式適應資料信息的變化，便于擴展升級和延長系統的生命周期。（2）規范性，無論是網絡操作系統、網絡協議、軟件體系結構，還是傳輸介質、通訊方式和接口都必須符合國際標準；支持標準數據交換格式，按國家檔案館制訂的元數據標準格式定義，在業務規范、業務流程、數據格式、保密性能等方面確保系統的使用既方便又安全、既規范又靈活。（3）實用性，系統設計以業務需求為主導，以完整的地實現系統預期功能為目標，無論是在實施方案規劃、應用平臺構建、功能模塊設計還是在產品選型方面必須做到能夠滿足檔案管理的核心業務邏輯需求和實際運作情況。（4）安全性，系統應在信息的處理、存儲、管理、分類和安全分級和授權查詢方面提供安全的、有效的、統一的、細致的權限管理、身份認證和審核機制，確保信息的原始真實性。

3 高校智慧檔案館系統設計

3.1 系統總體架構

高校智慧檔案館的總體架構是基于云計算環境下的服務模式，按照基礎設施服務層、數據服務層、平臺服務層和應用服務層的模型設計，主要設計與建設內容如圖1所示。

圖1 系統總體架構

3.1.1基礎設施服務層（IaaS）

智能化檔案庫房、數字化場地和中心機房是信息系統運行的物理場所和信息資源建設與數字化加工的工作環境，計算機網絡平臺包括局域網、校園網、互聯網三部分，系統硬件和系統軟件平臺包括主機與服務器、存儲備份系統、操作系統、數據庫與中間件等，網絡協議包括HTTP/SSL/FTP/LDAP/SMTP/ SOAP/MMS/X.509等，分別為超文本傳輸、傳輸加密、大文件傳輸、網格數據傳輸、目錄訪問、數據交換、流媒體播放等B/S架構下的應用提供技術支撐。

3.1.2 數據服務層（DaaS）

數據庫包括在檔案目錄資源總庫的基礎上，建設條線上以及技術形態上的目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫。

3.1.3 平臺服務層（PaaS）

技術構件包括基礎組件平臺、系統管理平臺、報表平臺、EEP封裝平臺、信息發布平臺等平臺，以及格式轉換服務、OCR識別服務、三性保證服務、全文檢索服務、電子文件封裝服務、流媒體服務等以Web Service方式提供的應用服務。通過對檔案業務的系統總結和分析，形成一套自己的業務構件，在此基礎上可以靈活實現多種業務功能，如檔案歸檔、接收、整理、利用、統計、鑒定等。

3.1.4 應用服務層（SaaS）

應用系統包括檔案局域網、互聯網兩部分，每部分都部署有相應的應用子系統，分別面向領導用戶、館內用戶、立檔單位和社會公眾提供檔案信息服務；另外還包括實現對部分不聯網立檔單位檔案管理的分布式檔案管理系統；建立檔案綜合管理與利用平臺，實現等對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研；建立校園網內電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，實現立檔單位的電子文件接收以及檔案信息資源的共享，為校園網用戶提供在線檔案查閱利用；建立與整合檔案公共服務與檢索平臺，滿足社會公眾對檔案查詢和利用的需求。

3.2 系統網絡框架

系統網絡融合了局域網、校園網、互聯網，如圖2所示。局域網是一個連接檔案館各部門和人員的小型內部專網，屬涉密信息網絡，用于存放館內的公開和不宜公開的所有數據，是檔案數據資源總庫，是本校檔案信息資源的采集、匯總、加工、管理中心和集散地。校園網是一個連接校直機關單位和各學院的網絡，屬非涉密網，檔案館非涉密主機將全部接入該網，通過該網可存儲和傳輸非涉密信息，該網由于接入面廣，也是關鍵應用的主要平臺和最大的數據資源聚集地?；ヂ摼W面向廣大公眾的開放網絡，提供網上開放檔案利用服務，典型的應用系統包括互聯網檔案信息門戶、網上辦事等。

圖2 系統網絡框架

3.3 系統業務架構

高校智慧檔案館的業務架構包括收、管、用三個階段，如圖3所示。

第一階段為“收”：館藏檔案數字化以及各種電子文件的收集的渠道包括電子文件歸檔、數字化加工、模數轉換、資源整合、互聯網信息征集、在線上報、脫機上報等各種方式；第二階段為“管/存”：檔案的入庫、格式轉換、存儲和管理按照“雙軌制”要求，對實體檔案和電子檔案進行生命周期的管理；第三階段為“用”：檔案資源的信息發布并提供檢索利用，通過各個網域面向不同用戶提供各種檔案信息服務，包括網站信息發布、檔案利用服務平臺、多媒體檔案利用、普通的檢索利用和電子閱覽室利用等［2］。

3.4 標準規范體系建設

沒有制度的標準化，檔案館智慧化建設就難以實現，因此，高校檔案管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，并結合高校自身的發展需要來制定共同遵守的檔案信息化管理制度和業務標準，使檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為科學規范檔案信息化管理奠定基礎，使高校檔案工作在客觀上有共同的衡量標準、協作依據、協調保證，以便為建設檔案信息網絡做好準備，真正走上檔案信息資源共享之路。需要建立的標準主要有兩項：其一為標準規范體系，這是信息系統建設的指導方針，也是數據交換和共享的基礎，主要包括計算機網絡、信息安全、軟件工程、檔案管理等方面；其二為安全保障與運維體系，這是構建在管理上符合分級、等級保護的信息安全體系，采用不同的安全防護體系建設可靠和有效的信息安全系統，包括網絡安全、系統安全、數據庫安全、信息安全、設備安全、信息介質安全和計算機病毒防治等各個方面［3］。

圖3 系統業務架構

4 高校智慧檔案館建設中應注意的事項

4.1 注重規劃，分期實施

智慧檔案館的建設是一項系統工程，涉及內容極為廣泛、技術要求非常高，不可能一蹴而就，因此要做好長期建設的準備。建設前期最重要的工作就是要做好近、中、長期規劃，有效分配使用人力、物力、資金，保證項目的順利進行。

4.2 避免盲目，形成特色

應注重學習和研究反映自身特點的新內容，必須避免一味照抄、盲目跟風的情況出現，必須避免一味照抄、盲目跟風的情況出現，必須以實際應用為前提，避免華而不實的情況出現，確保實際建設的效果，真正發揮智慧化成果帶來的管理水平和工作效率的提高，形成自己的理論和特色。

4.3 新舊兼顧，和諧統一

原有硬件設備應加以利用，新的硬件設備間彼此融合，避免出現不兼容的局面和設備的浪費；原有系統和新建系統之間，應該在流程上彼此銜接、業務上相互連通，避免建設中顧此失彼、造成新的問題；老系統和新系統數據之間，要相互承接，老數據要加以利用，能夠與新數據接軌，避免老數據丟失帶來的損失和減少后其補救的難度。只有做到新舊兼顧、和諧統一，才能使智慧檔案館的建設真正體現包容性和現代設計特點。

5 結語

高校智慧檔案館的建設必將帶來高等學校檔案管理根本性變化，最主要的是通過建立一整套規范的管理流程、方法和手段，形成一整套的標準和制度，使檔案管理更加精細化、科學化，將檔案工作統一為一致的行動，從而提高工作效力和管理質量，加快融入智慧校園、智慧城市。

［1］王歡，顏祥林.數字檔案館項目風險成因的理論探析［J］.檔案與建設，2015（2）：10-14.

［2］喻玲.高校檔案信息發布利用平臺優化設計［J］.檔案學研究，2009（3）：34-36.

［3］程妍妍，陳洋.國際數字化檔案館元數據標準及其項目研究［J］.檔案管理，2014（6）：38-40.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.121

G270.7

A

1673-0194（2015）19-0210-04

2015-05-13