基于企業經濟效益提升的檔案管理要點分析

韓娜

摘 要：隨著企業越來越規范化的發展模式，檔案管理在企業的發展過程中的作用越來越被人重視。要想企業出效益的關鍵在于對其進行科學的管理，換句話說，一個優秀的企業，其經濟效益的好壞，在很大程度上能夠反映出這個企業的管理素質的高低。本文從加強企業檔案管理出發，對促進企業經濟效益的提升進行了深入的探討。

關鍵詞：提升；企業經濟效益；檔案管理；分析

企業的檔案管理是企業的管理工作的基礎，科學的檔案管理工作能夠讓企業在激烈的市場競爭中占有絕對的主動權，能夠快速提高企業的經濟效益。針對我國目前大多數企業檔案管理的現狀，企業管理人員要秉著科學的管理理念，抓準實際，健全企業的檔案管理制度，堅持可持續發展的理念，保障企業的經濟效益的快速提升。

一、目前企業的檔案管理滾里工作中存在的問題

企業檔案管理所涉及的門類很多，信息量大，包括生產管理、經營管理、人力資源管理、財務管理等等，它是企業一切的生產經營活動的原始記錄，對企業的生產經營管理起著決定性的作用。根據相關調查，我國企業檔案的管理工作仍然處于發展創新的時期，各企業的檔案管理水平參差不齊，大多數企業的檔案管理工作仍然會存在很多問題。

1.企業對檔案管理存在認識偏差。一個企業進行科學的檔案管理工作的關鍵就是管理人員要對檔案管理工作有一個科學的認識。目前，不少企業對檔案管理工作仍然存在很多認識上的偏差，嚴重影響了檔案管理工作的優勢的發揮。人事檔案并不能當作企業檔案的全部，否則會直接影響到企業在愛發展過程中對企業檔案管理的應用，即企業檔案管理工作要有一個明確的主體性，保障企業生產經營活動的正常進行。

2.企業檔案管理工作人員的素質參差不齊。企業的檔案管理工作是一項系統專業的工作，由于檔案管理工作所涉及的門類很多，信息量豐富，因此，檔案管理人員不僅要熟悉企業檔案管理的相關理論，而且還需要具有廣闊的知識面，能夠自如應對工作中出現的任意問題。但根據調查，大多數企業的檔案管理并沒有專業的人來進行工作，通常情況下兼職居多，這種情況由于檔案管理人員沒有太過硬的專業知識而不能夠勝任檔案管理的工作，從而無法滿足企業發展對檔案管理的需要。

3.企業檔案管理不規范，利用價值不高。由于企業對人事管理不夠重視，大多數企業都會出現人事資料信息不全、檔案不完整的心想，嚴重抑制了檔案管理工作的正常開展。目前，大多數企業的人事檔案中只對員工的基本信息進行登記，對于本人的業績、能力等動態材料并沒有太多的登記，這樣的人事檔案無法準確的反應出一個人的全貌，在客觀上很容易造成“斷檔”的現象，在一定程度上降低了企業檔案的利用價值，不利于企業的健康發展。

二、企業檔案管理的要點分析

1.健全檔案信息管理系統

（1）保證數據錄入的實時性和準確性。企業檔案管理系統的研發的目的就是為了滿足企業發展的需求，若信息數據錄入出現錯誤，就會直接導致檔案信息管理系統顯示錯誤，從而使企業檔案管理工作無法發揮實效。目前，大多數數據錄入是靠手工輸入來完成的，操作人員要想處理好這項工作，首先要具備強大的處理能力，另外，檔案信息管理系統的處理速度也是檔案管理的關鍵。

（2）保證數據的一致性與完整性。為保障數據的一致性與完整性，各企業要設立專職人員去對系統進行維護管理，在數據錄入的過程中，設定完整性規則，使系統自動拒絕不符合完整性約束的數據。

2.強化企業內部上下人員的法制意識

要做好企業檔案管理工作，強化企業內部各階層人員的法制意識是關鍵。搞好企業文化，讓法制意識深入人心。提高企業全員對企業檔案管理工作的全面認識，加強企業檔案管理工作的網絡建設，將檔案管理工作納入企業的年度計劃，并要保證企業檔案管理工作的專項資金，落實責任工作制，建立出一支高素質的企業檔案管理團隊，依法將企業檔案管理工作落到實處。

3.更新觀念，加強企業檔案管理工作

做好企業檔案管理工作是提升企業經濟效益的最根本的保證。要向做好企業檔案管理工作，就要做到以下幾點：

（1）做好企業檔案的宣傳教育工作。大力宣傳企業檔案管理的重要性，提高企業全員的檔案管理意識，尤其是企業的高層管理人員。只有將企業高層管理人員的檔案管理意識提高，才能保證企業檔案管理工作的順利進行。

（2）建立檔案管理目標責任制。完善檔案管理的基礎建設，建立檔案管理責任制，責任到人，聘請高素質的檔案管理人員，并對其進行業務培訓，定期進行檔案抽查，全力提高企業的檔案管理水平。

4.保證檔案的利用價值，全面為企業的發展服務

作為企業檔案管理人員，要針對檔案門類多、涵蓋廣的特點，積極探索檔案開發的內在價值，加強與各部門之間的聯系，將企業檔案的信息不斷進行豐富，保證企業檔案的利用價值。

5.加強企業檔案的保密性

由于企業檔案室一個企業進行一切生產經營活動的原始記錄，因此，加強企業檔案的保密性對企業的發展有著至關重要的影響。保護企業知識產權、企業技術機密等。尤其是企業的創新方案或是科研成果等基本上都在企業的檔案中，所以說，要想企業在激烈的市場競爭者謀求發展，并獲得最大的經濟效益，就必須要及愛情那個企業檔案的保密性，維護好企業的自身利益。

三、總結語

隨著改革開放的不斷深入，市場競爭越來越積累，要想企業在激烈的市場競爭者站住腳跟，最好的辦法就是從企業管理方面著手，轉變觀念，完善企業檔案管理制度。只有在實踐中不斷總結與創新，才能夠真正促進企業檔案管理工作的健康發展，從而逐漸提高企業的經濟效益。

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