淺析如何做好基層企業檔案編研與利用工作

石月梅

（江濱農場機關綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

淺析如何做好基層企業檔案編研與利用工作

石月梅

（江濱農場機關綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

檔案編研利用工作是以研究檔案內容為基礎，以滿足社會利用檔案為目的，在對檔案材料進行深入研究的基礎上再次加工，其實質就是把一系列原始的、靜態的、零散的檔案信息條理化、系統化、濃縮化、優質化的工作。如何做好基層企業檔案的編研與開發利用工作，發揮企業檔案應有的價值和作用，更好地服務于企業以及全社會，是企業檔案部門亟待解決的問題，筆者現就如何做好基層企業單位的檔案編研與利用工作談點自己的看法。

基層企業；檔案編研；利用工作

一、拓展企業檔案編研與利用的途徑

檔案編研是檔案信息資源有效開發利用的重要手段，是將靜態的檔案資源轉化為動態的、可供利用的信息資源的加工制作過程。編研工作的出發點應該是選題貼近單位的工作中心、貼近職工生活、有效地為經濟建設、社會發展服務，達到編研成果利用效率最大化。

1、豐富室藏，擴充信息。企業檔案編研工作開展的好壞取決于檔案資源建設。編研及選題的材料均應以立足于室藏檔案為主要來源，兼顧客觀形勢及利用者的需要，去挖掘利用潛在有價值的檔案信息資料。正因為檔案資源管理建設在檔案編研工作中具有的基礎性地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚集基層企業單位的重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的收集、整理工作，不斷豐富檔案編研的素材，擴大檔案編研的范圍。

2、搞好利用、強化服務。隨著我國檔案信息化建設的進一步深入，特別是網絡技術的廣泛運用，通過計算機檢索就可以使得檔案具備真正意義的資源共享，檔案編研成果的材料來源也可以不局限于檔案材料，通過網絡來搜索相關信息，使編研工作在更多信息的反饋下，全面、準確、及時掌握企業所需，做到編研目的明確、服務社會實際，從而變被動服務為主動服務。

3、加強培訓，提高素質。檔案編研水平的高低主要取決于工作人員的素質與結構，而編研工作的效用最大化則是編研人員素質和修養的整體反映。從檔案編研工作的性質和特點來看，人員自身的思想政治素質、知識結構、業務水平、工作能力是決定此項工作水平和質量的關鍵。

二、基層企業檔案編研工作遵循的原則

基層企業檔案編研工作是在對基層單位檔案室藏內容進行分析的基礎上，按一定的專題對檔案原件進行摘錄、加工和編撰。因此應遵循以下原則：

1、突出主題適應需要的原則。基層企業檔案編研應圍繞滿足企業生產經營活動的需要，有重點地進行選題。企業檔案編研工作不同于專門的學術研究和著書立說，而是以編研為手段，發揮企業檔案史料的優勢，配合企業生產經營的中心工作，確定具有現實意義的專題，查選檔案材料，研究分析，整理匯編，滿足企業各部門利用檔案的需求。

2、廣泛選材實事求是的原則。基層企業檔案室藏檔案是編研材料的主要來源。因此，確定選題時一是以企業檔案室的各類檔案為基礎，最大限度地選材。二是在檔案不全的情況下，要通過對相關單位和部門檔案史料的查找，掌握全面、豐富、準確的材料，反映某一歷史階段或過程的全貌。

3、保證質量忠于原文的原則。基層企業檔案記述和反映了企業各項活動的成果，反映的是企業歷史的客觀存在。檔案人員的責任就是通過編研加工真實的史料，維護歷史的本來面目。因此，編研過程中要在忠實原文的基礎上，認真研究，對原文進行考證、糾錯，并以一定的方式加以說明，這樣才能使編研材料準確可靠、有憑有據，從而編出高質量的編研產品。

三、做好基層企業檔案編研與利用工作注意的問題

企業檔案編研工作要根據本單位的特點和實際需要，緊緊圍繞生產經營的中心工作，采取多種形式，大力開發檔案信息資源。筆者認為應重點做好以下三方面的工作。

1、搞好業務工作夯實企業檔案管理基礎。企業檔案種類繁多，形式各異，要保證企業檔案工作健康發展，就必須建立切合實際的企業檔案管理制度，實行規范管理。首先完善各項管理制度，使檔案管理人員在日常工作中有章可循、有據可依。其次要提高檔案案卷的整理標準，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。再次要從細處著手，明確檔案資料的收集、整理的內容與質量要求，對于檔案材料的組卷方法要有明確、細致的要求，對于案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面要有詳細的規定等。

2、處理好企業檔案保密和利用的關系。企業檔案編研工作是一項政治性、科學性和技術性很強的工作。在編研工作中，要處理好檔案保密和利用的關系，既要注重開發利用，又要注重保守國家和企業的技術和商業秘密；既不能因為保密而將檔案永遠封存起來，也不能為了利用檔案而失密。檔案利用工作應以方便快捷為目標，同時也不能只圖利用的一時便利而忽視保密工作。利用與保密工作二者相輔相成、不可偏頗，只有這樣才能提高編研材料的利用價值又不失密。

3、提高檔案人員的編研水平。基層企業檔案人員的綜合素質在一定程度上決定了檔案編研工作的水平。首先，應大力宣傳檔案編研工作的重要意義以及所取得的經濟效益和社會效益，強化和提高企業各部門對開發檔案信息和開展檔案編研工作的認識，創造有利于檔案編研人員成長的外部環境。其次，企業應支持和鼓勵檔案人員參加由檔案行政管理部門開辦的一些較高層次的檔案編研理論培訓班，培養一批素質較高的檔案編研人才。再次，檔案人員要加強自身文化素質和專業素質的培養，積極參與檔案編研工作，在實踐中學習、探索、創新，使檔案編研工作更有效地為企業的生產經營服務。

隨著檔案資源信息化建設的快速發展，我們應準確把握企業改革帶給檔案編研工作的機遇，認清未來檔案編研工作的大方向，及時調整檔案編研觀念，提高檔案編研工作的質量和效能。檔案編研利用工作對于整個檔案開發利用來說，具有擴充檔案信息、濃縮檔案信息、傳播檔案信息的功能屬性，是檔案開發利用工作的一種最有效、最便捷的形式。