構建專門檔案數字共享體系模式初探

譚玲玲

（大慶市紅崗區人力資源和社會保障局 黑龍江 大慶 163000）

構建專門檔案數字共享體系模式初探

譚玲玲

（大慶市紅崗區人力資源和社會保障局 黑龍江 大慶 163000）

專門檔案數字共享體系主要是針對當前檔案管理體系中存在的問題而提出的一種新的檔案管理模式，其是由數據集成以及遠程查詢兩大模塊構成的，并且以規范性的標準為運行的前提。專門檔案數字共享體系功能較多，具有一定擴展空間，架構體系靈活多變，而且具有較強的安全性，適用范圍比較廣，其打破了傳統檔案管理模式的局限，實現了對檔案管理方式的創新，有效提高了檔案管理的效率，還實現了檔案數字信息的共享，值得推廣。

專門檔案；數字共享；體系；模式

檔案是信息時代中重要的資源，其對人類的社會實踐活動有著詳細的記錄，可以起到傳承歷史的作用，也可以對城市的規劃起到數據參考的作用。社會在不斷的發展，科學技術也在不斷的進步，檔案的種類越來越多，管理的模式以及管理體系也在不斷增加，專門檔案數字共享體系模式是對傳統檔案管理模式的改進與優化，彌補了傳統管理體系中存在的問題以及漏洞，有效提高了檔案管理的精確性，還可以實現信息的共享，下面筆者對專門檔案數字共享體系模式進行簡單的介紹，以供參考。

一、專門檔案管理的現狀

專門檔案是一種針對具體業務提出了檔案管理模式，其專業性更強，在操作的過程中，需要多個部門配合，而且需要做好檔案的收集與整理工作，檔案管理人員需要明確分工，優化工作流程，提高工作的效率。專門檔案是將檔案收集以及檔案管理交由不同的人處理，所以，工作人員需要做好銜接工作，對工作人員的專業性要求比較高。在我國很多檔案管理單位中，工作人員熟悉業務，但是對檔案管理知識卻不了解，很多工作人員缺乏專業性知識，由于工作的模式具有多樣性以及變化性，而檔案的數量在不斷的增加，所以，檔案管理工作的難度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人員對工作流程不夠熟悉，沒有實現科學的管理，則不利于提高檔案的利用率，也不利于保證檔案保管的安全性，容易造成檔案缺失等問題，會給國家帶來較大的損失。我國很多政府機關以及檔案館，都已經應用了專門檔案數字共享體系模式，對專門的檔案進行了收集與整理，但是檔案管理還是存在不規范的問題，工作人員缺乏資源共享的意識，單位的管理力度也不強，沒有對檔案進行深度的開發，這樣不利于滿足社會的要求，無法使檔案資源發揮出最大的價值。在專門檔案管理體系中，很多軟件的靈活性差、可擴展性也不高，只有不斷的優化管理體系，才能促進檔案管理工作更好的發展。

二、專門檔案數字共享體系的構建

專門檔案數字共享體系是一種新的檔案管理方式，其主要是利用數據集成以及遠程查詢兩個模塊發揮檔案管理與共享的功能。數據集成中有4個板塊，分別是標準體系支撐、全過程管理、跨門類檢索以及安全保障。標準體系支撐平臺中又包括檔案分類、標準模板以及政策法規。政策法規體系是對檔案法律以及法規的整合，在構建專門檔案平臺時，需要設置國家管理標準，并且嚴格按照這一標準執行。全過程管理是由項目管理、數據錄入以及項目發布構成的，在創建新的項目時，可以對同一類目下新的項目進行刪減，可以對檔案的收集進行指導。在數據錄入的過程中，需要做好目錄索引、文件附件等工作。項目發布是利用B/S模式，將相關數據發布在信息查詢平臺，該平臺可以實現遠程操作。跨門類檢索平臺的設置，可以提高檔案的利用率，而安全保障平臺可以實現檔案利用的安全性，在檔案開放性管理的模式可以實現數據的遠程查詢。當檢索平臺中，還具有權限管理的模塊，其可以實現對數據的備份存儲，有效避免了數據丟失等問題的發生。

三、專門檔案數字共享體系的優勢與特點

1、實現了檔案的全過程管理

專門檔案數字共享體系，利用全過程管理平臺，實現了從傳統檔案管理向全過程檔案管理的突破。檔案管理的工作重心是對檔案的收集以及管理兩個方面，但是缺乏對檔案的全過程的監控與指導。檔案數字共享體系的模塊軟件實現了對檔案的采集、跟蹤以及指導，使檔案管理更加程序化、規范化，工作人員可以洞察檔案收集到管理的各個流程，可以對檔案材料更加熟悉。專門檔案數字共享體系可以保證檔案資源收集與業務同步進行，可以保證檔案的完整性。

2、將檔案管理從后期的被動管理轉向前期的主動控制

常規的檔案工作在項目結束后才開始，處于所有工作的后期階段，對于因工作人員前期失誤造成檔案不完整的現象不能有效控制，損失難以彌補。專門檔案數字共享體系中的全過程管理平臺，以規范性標準作為業務指導依據，將檔案工作的著眼點提到整個專業工作的前端。通過前期主動控制，使檔案的收集、整理工作伴隨業務進展逐層深入。檔案人員在與專業人員互相配合中，前者逐漸熟悉專門的業務知識，后者也逐漸提高檔案專業知識。檔案人員對檔案工作提出意見、建議和要求，指導材料逐步積累，當業務人員收集檔案疏忽時，可以及時、主動地提醒工作人員，避免事后難以補救。專門檔案數字共享體系打破了檔案管理常規的“給什么，收什么”的被動局面，從后期到前期，由被動變主動，通過對專門檔案進行前端控制，實現整個業務流程的跟蹤指導管理，使檔案收集時更加便捷、全面。

四、結語

專門檔案數字共享體系具有較強的專業性，而且功能比較多，其架構體系的靈活性比較高，可以是吸納跨門類搜索，而且可以實現分級管理，有效保證了檔案信息傳輸與存儲的安全性。專門檔案數字共享體系的通用性以及適用性比較強，在應用的過程中，有效保證了檔案的完整性，在檔案搜索的過程中，實現了遠程搜索，而且準確性比較高。該體系具有較強的開放性，還具有可擴展性，其在檔案館以及政府機關的檔案管理工作的應用中，發揮著良好的作用與價值，體現出了便捷性以及服務性等特點。

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