淺議如何做好文書檔案管理工作

唐冬杰

（牡丹江市建設工程交易中心 黑龍江 牡丹江 157000）

淺議如何做好文書檔案管理工作

唐冬杰

（牡丹江市建設工程交易中心 黑龍江 牡丹江 157000）

文書檔案管理工作就是對過去所發生過的事件進行文字記錄，并把記錄的內容進行時間上的標記，將所有的歷史記錄按照一定的順序進行分類管理。文書檔案管理工作對于國家的歷史記錄十分重要，過去的文書檔案管理工作中還存在著許多的問題，使得許多的歷史記錄不夠細致明確，導致日后的檔案分析工作不能有效進行。本文將找出現階段我國文書檔案管理工作中存在的問題，并提出優化方案，以此提高我國文書檔案管理工作的技能。

文書檔案；管理工作；提高

隨著我國經濟的發展，國家對文書檔案管理工作加大了經濟上的支持，目的是為了完善我國文書檔案管理工作內容，使文書檔案更好的得到記錄與整理?，F階段我國的文書檔案管理工作正在努力的進行優化與改進，在整理過去已有的檔案記錄的同時，還要搜集一些缺少的歷史記錄，使得所整理的文書檔案更加完整細致。在對現今事件文書記錄的過程中積極的采取現代化技術，使記錄的過程更加簡單、快捷、有效。

1.文書檔案管理工作的概況

1.1 我國文書檔案管理工作的背景

文書檔案管理工作在一個國家的發展過程中，是必不可少的一項工作內容，我國的文書檔案管理工作在國家的任何發展階段都不斷地進行著，將我國的每一次改革、每一次發展都記錄了下來。傳統的文書管理工作就是建立一個相關的部門，文書管理工作者根據事件的發生用文字真實的記錄下來，將以時間為分類標準的檔案進行封存。過去我國對文書管理工作不夠重視，導致有一些文書檔案在保存過程中遭到意外的破壞，丟失了一些重要的歷史檔案。基于對我國文書檔案的保護，相關的文書檔案管理部門加強了管理工作，但在檔案的搜集和分類管理上還存在著有待解決的問題。

1.2 我國文書檔案管理工作的現狀

現階段我國文書檔案管理工作在技術和效率上得到了明顯的提高，解決了以往工作中存在的許多難題。近幾年國家經濟飛速發展，文書檔案管理工作的進一步發展也離不開經濟的支持。國家加大了對文書檔案存放安全的要求，現階段我國正在加強文書檔案存放處的建設。在選擇文書檔案存放場所時要根據一定的要求，要保證存放場所沒有環境上的安全隱患，降低了文書檔案遭意外破壞的概率。目前文書檔案管理部門還加強了對工作人員的管理，加強了文書檔案管理人員對工作責任的認識，保證了文書檔案管理工作的有效進行。

1.3 做好文書檔案管理工作的必要性

文書管理工作是記錄國家已經發生重要事件的工作，它所記錄的內容是在日后對國家發展研究的重要依據，所以國家的文書管理工作的正常進行對國家的進一步發展意義重大。文書檔案管理工作不僅是對現階段國家所發生的事件進行記錄，更重要的還是將過去的文書檔案進行整理與分析，記錄過去檔案中所欠缺的部分，努力從各種檔案中找出缺少的部分，完善我國的文書檔案內容。完善我國文書檔案的內容其實就是完善我國的歷史記錄，在對國家的歷史記錄分析中我們可以根據以往的案例發現不足，并且在下一階段的國家發展過程中要尋找新的方式，避免犯相同或類似的錯誤。這樣才能在過去的發展中有所收獲有所進步，讓我國在發展的道路上更加暢通。

2.現階段我國文書檔案管理工作優化方案

2.1 優化文書檔案管理制度

傳統的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數量過多，這樣進行分類太過于籠統化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據事件的類型進一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規定所有人員的工作內容與注意事項，沒有對所有的工作項目進行人員數量的分配，導致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進行管理優化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員，使每一項工作都能高效地進行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

2.2 培養管理人員的學習能力

在新時代的引領下，對所有工作者的學習能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠將所需要進行分類的文書檔案進行系統的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現今社會中想要更好的發展，就要進行不斷的學習，只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學習，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當的了解，這種深層次的了解將有助于工作的順利進行。對現代化技術手段的學習也應十分重視，所有的工作者都需要學習現代化的技術，這些技術將在日后的工作過程中得到應用。

2.3 利用現代化技術進行文案管理工作

所謂的現代化技術最多的指對網絡的應用，網絡是近些年來發展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

3.結語

文書檔案工作對于我國的進一步發展有著重要的意義，雖然現階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經找到了所需解決的問題，并根據問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認真的落實這些優化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發展完善。

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新田.東北農業大學學報(社會科學版)，2011，(03).

[2]黃靜虹，關于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，1，101.