公路檔案管理信息化的建設研究

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

公路檔案管理信息化的建設研究

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

做好檔案的管理工作，是開展一切工作的基礎，不管是企事業單位還是國家政府機關，檔案管理工作都是未來工作規劃以及戰略目標制定的基礎性工作，公路檔案也具備這樣的重要作用。同時，計算機及網絡技術的快速發展，使得整個社會都逐漸的步入了信息化社會，對公路檔案管理工作進行信息化建設，將更有用力于提高公路檔案的利用率，增強公路信息的共享性，這對我國公路未來的發展具有十分重要的現實意義。本文中首先對我國公路檔案信息化管理的現狀及存在的問題進行了分析，并提出了具體措施來加強公路檔案管理信息化建設。

公路；檔案管理；信息化建設

現代社會也可以稱之為信息社會，這為檔案管理工作提供了一定程度的便利性條件，同時檔案管理實現信息化管理也是未來檔案管理工作的必然發展方向。我國地域遼闊，且公路建設工程以及遍及到全國各個地區，這使我國的公路網絡中所包含的公路數量巨大，結構也十分的復雜，僅采用原有的人工形式的公路檔案管理已經不能滿足如此大量的公路信息的管理需求，也無法真正的發揮出公路檔案的數據記錄及查詢等功能。因此，公路檔案管理方式及方法應緊跟公路建設及發展的速度，將信息化功能融入到公路檔案管理中，可以有效的提高公路檔案管理工作效率及質量。

一、檔案管理信息化建設的現狀

1.管理尚未標準化，缺乏規范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎業務辦理的相關經驗，而管理制度也尚未形成一定標準，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數據信息時質量不過硬，很多數據的引用和建立出現錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關鍵點上無法銜接與統一，造成重要資料以及關鍵數據的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設的一個重大挑戰。

2.管理缺乏系統的數據庫信息

所謂數據化信息，其要求的就是對網絡數據的搜集、整理與運用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質信息轉化成數字化信息的能力不足，造成數據庫信息的缺乏。當用戶在通過計算機網絡進行數據檢索時，由于缺乏系統的數據，常常是找不到相應的信息，或者獲得相應的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設施跟不上，數據存儲不及時，但更多的是對數據的搜集、整理以及轉化能力差，無法更新和完善檔案數據。

3.管理人員缺乏相應的專業素質

我國目前從事于公路檔案管理的工作人員普遍存在對新技術掌握不到位的現象，同時，對什么是檔案管理信息化工作了解的不深，檔案管理能力欠缺，缺乏專業的檔案信息化管理工作經驗，這都嚴重的阻礙了我國的公路檔案管理信息化建設工作的開展。同時，從事公路檔案管理工作的人員流動性較大，專業素質差別較大，無法全面的勝任檔案信息化管理工作，特別是在一些基層單位，任人為親的現象較為明顯，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數據庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設進程緩慢，成效不顯著。

二、加強公路檔案管理信息化的措施

1.健全相關制度，健全公路檔案管理的機制

公路檔案管理的信息化建設必須要配合以健全的規章以及制度并且嚴格的進行實施施行，確保公路檔案信息管理的安全。合格的管理體系當中必不可缺少的就是嚴格規章制度的實施與遵守，因此公路檔案信息的有關管理部門可以通過建立完善的管理制度的方式優化公路檔案管理的機制。已經存檔的公路檔案與信息，要對其安全性、有效性以及完整性都給予高度的重視獎。合理有效的懲罰制度必不可少，工作人員的執法行為應得到嚴格的規范，管理部門的執法形象應當得到明確的樹立，實現管理人員的自律，同時對自身責任有明確具體的認識。除此之外，還應當及時積極的進行新型管理模式的探索與學習，不斷的完善現有的管理機制，實現公路檔案管理信息化建設的不斷發展。

2.提升公路檔案管理人員的素質

公路檔案管理人員的素質高低，直接關系到公路檔案管理工作是否優質高效。各公路檔案管理信息化的建設，必須要使相關工作人員在掌握傳統的檔案管理知識的基礎上，能夠對信息化的技術有較為深刻的了解并掌握有關的技能，能夠使用新型現代化的管理與通訊設備對公路檔案進行錄入、管理與維護。因而公路檔案管理部門必須重視管理人員的素質提高和培養，采取定期的培訓和教育，使管理人員能夠充分的掌握信息化管理公路檔案的操作技能和理論基礎知識。在培訓后要進行定期的技能考核與計算機操作技能考察。

3.建立公路檔案的信息庫，實現公路檔案信息共享

公路檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數字化改革與建設。不僅要將舊有的書面紙質檔案改變為電子文件檔案，還要建設建立公路檔案信息庫。這樣一來，在解決了紙質檔案占地面積大并且記錄信息少以及工作效率過于低下問題的同時，還能夠滿足檔案管理部門以及其它部門對于信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。與此同時，公路檔案管理部門可以充分的利用互聯網的通訊優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，做到資源與信息共享。公路檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，部門自身也能夠得到完善與發展，人民群眾也能夠通過共享平臺對公路工程及建設有深刻的了解，對政府的信賴程度能夠得到提升。有利于管理部門與人員的廉政和工作效率的提高，公眾對社會的發展將充滿信心，對于國家的長足發展也有極大的好處。

三、結語

綜上所述，公路工程事業是國家想要快速發展的必然條件，要想實現公路事業有條不紊的發展，就要對相關的公路檔案進行科學的管理及利用，從而為公路規劃及建設工作提供更加可靠且及時的參考信息，而將信息化技術融入到公路檔案管理工作中，就可以很好的實現以上目的。在公路檔案管理信息化建設的過程中，上級公路管理機構要對這項工作給予足夠的重視，對下級公路管理部門給予技術支持及人才扶持，從而實現公路檔案信息化建設更加規范化，操作流程等也更完善，從而更好的促進我國公路事業的快速發展。

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