新形勢下檔案管理工作的規范化研究

張麗

（大慶市讓胡路區政府招待所 黑龍江 大慶 163712）

新形勢下檔案管理工作的規范化研究

張麗

（大慶市讓胡路區政府招待所 黑龍江 大慶 163712）

檔案是記載各個領域學科最可靠且真實的材料依據。其不僅管理人事檔案，對于史料的記載，社會的進步等都有所收錄。在機關單位中更是發揮著不可或缺的作用。因此在檔案越來越重要的今天，必須要正視對檔案的管理，將檔案管理工作更加規范化的開展下去，才能夠滿足日益發展的經濟和社會需求。文章將對檔案管理中存在的弊端及規范化管理工作的開展進一步闡述。為檔案管理工作更規范的開展，起到一定的參考作用。

檔案管理；規范化；問題

在社會迅速發展下，行業規模擴大化，競爭力逐漸增大，檔案管理工作的規范化建設迫在眉睫，其規范化的建設可為社會建設發展提供真實可靠的理論基礎依據。在推動社會發展中有及其重要的影響。在現行的檔案管理中主要是因為信息化管理不夠完善，系統管理不健全以及部分檔案管理工作人員的綜合水平較低。導致了檔案管理的混亂性。要綜合的改善這些問題，首先就要建立健全相關的管理規范制度，創新管理理念，綜合的提升檔案工作人員的水平，促使其更加專業化的發展下去。以推動檔案管理規范化建設的有序進行。

一、檔案管理規范化發展現狀及存在問題

檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統一的、系統的建設。并造就許多問題的出現，阻礙著檔案管理工作的發展，使其欠缺管理的規范性。下文將針對檔案管理規范化的問題進行具體的分析。

1、信息化管理系統建設不完善

檔案管理系統復雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術的迅速發展電子文件與電子文檔大量涌現，運用傳統的檔案管理系統往往無法保證管理的規范化，盡管目前信息化管理方法已經推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。其次是軟件設施，主要問題是檔案管理系統功能不健全或者是軟件程序復雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統的不完善導致檔案丟失等，嚴重破壞了檔案管理的規范化。

2、管理系統不完善

在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹的工作態度，但是當今管理檔案管理工作中規范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關人員的工作職責與工作內容沒有明確的劃分的背景下即使出現了這種錯誤也不一定能被及時發現。

3、檔案管理工作人員業務素質較低

新形勢下組織檔案管理工作的開展，規范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關工作人員自身素質。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。

二、促使檔案管理規范化發展的措施

通過上文的詳細闡述，對檔案規范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質原因還是因為相關的管理不到位。信息化系統建設不完善，并且沿用傳統的檔案管理措施，不能夠與時代發展的步伐相接軌。因此首要任務就是創新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質。下文將針對具體的應對措施具體闡述。

1、依法管理，建章立制

檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業在發展，檔案管理工作中的設備也得到的升級，各項軟硬件的優化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質檔案、影片檔案，到現在的數字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉變，以適應現代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓，讓自己能夠掌握現代檔案管理方法，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規，建立健全檔案管理規章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度的發揮其應有的社會作用。

2、求實創新，與時俱進

信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經離不開信息這個關鍵詞，工作、生活、學習都與之相聯系，特別是計算機網絡的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰。將現代技術與檔案管理工作結合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環，這需要我們檔案管理工作者從根本出發，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現代信息相結合，更好的尾社會、企業服務，體現信息社會的優勢。

3、科學規范，提高效能

檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現它的價值，也能體現出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們去做好檔案的開發和利用工作才能得以體現。檔案的利用是企業發展的重要依據，也是社會發展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應該要掌握科學的檔案管理手段，學會先進的檔案管理技術，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現出先進性和科學性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應該更加妥善的保管，可以對其進行備份、復制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設上也應該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復損害。

三、結束語

創新、高效、規范的檔案管理工作適應著現代社會發展的需求，為各個企業單位、機關單位提供著重要的理論依據。并將豐富的個人材料集中的整理好，加速其合理性、先進性的建設。在這個信息大爆炸的社會發展中，人們應該更加重視的檔案的作用，開辟檔案管理工作的新局面，并實現檔案管理工作人員的自身真正價值，推進社會發展建設的步伐。

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[2]李冬梅.論企業中的檔案管理[J].北方文學(下半月)，2012(05)

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