淺談高校人事檔案管理的現代化

姜慧琳

（黑龍江省技工教師進修學院 黑龍江 哈爾濱 150040）

淺談高校人事檔案管理的現代化

姜慧琳

（黑龍江省技工教師進修學院 黑龍江 哈爾濱 150040）

高校人事檔案是高校教育工作的重要組成部分，是高校發展，社會進步的需要，在信息技術高速發展的今天，高校人事檔案工作也必須要堅持與時俱進，實現管理現代化，更好的推動高校教育事業的發展。

高校管理；人事檔案；現代化

前言

作為高校教育的基礎性工作之一，高校人事檔案工作的重要性不言而喻，所謂其管理的現代化就是在管理過程中建立科學的信息管理體系，運用現代化的管理手段為學校管理提供準確、及時的信息，為學校發展決策提供依據，提高管理水平。

1.當前高校人事檔案管理工作中存在的問題

檔案工作一直較為神秘，處于極度的保密狀態下，但近年來，隨著技術水平的提高，人們觀念的轉變，人們對人事檔案工作也有了新的認識，大大提升了其工作效率，提高了其利用價值，但是從目前的高校人事檔案管理情況來看，仍然存在諸多問題亟待完善。

1.1 對人事檔案的認識上存在觀念偏差

一直以來，人們都將檔案神秘化，檔案資料過于重視歷史、政審，但對其成績卻不夠重視，受到歷史因素的影響，檔案材料主要記載個人的政治、歷史結論，內容過于空翻，但對其能力的描述少之又少，從整體來說，無法將高校教師的真正情況呈現出來，降低了其利用價值。

1.2 管理方法過于陳舊

一直以來，我國高校人事檔案管理都采用舊的模式，不僅制度不夠完善，而且在人員配備上也不夠專業，對檔案材料的收集重視不夠，使得材料失真情況頗為常見。同時，我國高校人事檔案一直處于封閉狀態，沒有建立相對完善的歸檔制度，使得人事檔案常被束之高閣。在材料方面，人們對其核實、審查工作認識不足，常會敷衍了事，導致材料失實，內容虛假，增加了后期工作的麻煩。

2.實現高校人事檔案管理現代化的意義

世界經濟的發展，信息化成為衡量一個國家發展情況的重要標準，高校人事檔案管理的現代化是適應社會主義現代化建設對高校檔案事業的要求，運用計算機等現代化設備進行檔案滾利，實現現代化目標，使其可以更好的為學校教育事業服務。

2.1 現代化是時代發展的必然趨勢

信息技術的發展使得傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足發展需求，過去的檔案所記載的內容不夠全面，查閱也不夠及時，降低了檔案的利用價值，但是隨著計算機技術的運用，大大提高了處理效率，實現了人事檔案檢索、統計等方面的現代化，使檔案人員從復雜工作中解脫出來，提高了其利用率，改善了工作質量。

2.2 實際工作的需求

科學技術是第一生產力，成為各行各業發展的原動力，人事檔案工作亦不例外，必須要實現現代化的目標，運用計算機將人事檔案管理的重心從實體向信息管理轉移，建立不同類型的數據庫，滿足工作需求，提高人事工作的效率，促進學校工作質量的提高。

3.實現高校人事檔案管理現代化的有效措施

從上文的分析中我們不難看出，當前，實現人事檔案管理現代化已經是時代發展的必然趨勢，但從發展情況來看，盡管自動化水平在不斷提高，但是對現代化的設備的利用程度卻仍然停留在初學階段，造成資源浪費，對此，人事管理部門必須要結合具體情況，不斷地提升現代化水平，逐步實現高校人事檔案管理的現代化目標。

3.1 加強高校教職工的檔案意識

唯有意識提高，才能實現質量的提高，所謂的檔案意識就是指人們對檔案工作客觀事實的主觀反映，也是對檔案性質、構成與價值的認識。高校人事檔案是廣大干部教師與科研工作者的智慧結晶與聘用的憑據。但目前高校教師對檔案的認識過于淺薄，認為其只是記錄材料而已，缺乏歸檔意識。因此，高校人事檔案管理部門必須要加大宣傳力度，增強領導重視，提高檔案工作效率，促成檔案工作的良性發展。

3.2 增加投入，建立檔案信息化建設的支撐體系

相對而言，高校檔案管理技術相對較為落后，這就要求高校管理部門有計劃、有步驟的增加投入，完善現有的設施，提高技術水平。信息資源庫的建設時高校檔案管理的核心，因此，必須要結合學校的發展情況建立高校人事檔案信息通用數據庫，實現檔案管理的數字化目標，將人事檔案原始材料通過現代化的設備進行轉換，提高其利用率，發揮其利用價值，為決策層做出正確決策提供信息支撐。同時要建立并完善現有的檔案數據管理系統，建設檔案信息網站，實現信息化的管理目標，提高人事檔案的利用率。

3.3 實行開放性管理，實現資源共享的目標

一直以來人事檔案都過于神秘，僅有少數人可以看，僅供特定部門使用，百姓是無法看到的，但事實上，大部分內容完全是可以公開的，是可以實現共享的。從人事檔案內容來看，主要包括履歷、自傳、專業、工資、獎勵等等，簡單來說可以分為業務檔案與人事檔案，業務檔案完全是可以公開的，人事檔案中的獎勵、考核等也可以公開，這樣就實現了資源共享，減少了不必要的麻煩，同時也可以接受監督，不斷的改進工作質量。

3.4 強化工作人員的業務水平，提高其業務能力

為了適應工作的需求，必須要不斷拓寬工作人員的知識面，學習現代化的技術，學習與檔案工作相關知識，拓寬視野，增長自身的技能，提高其工作能力。學校的管理人員也要結合自身的情況，開展崗位培訓工作，提高在崗員工的能力，同時對新進職工也必須要嚴格審核，確保其資質符合工作需求，從人員素質上確保檔案工作質量。對于在崗員工也要加強其現代化技能的培訓，更新其知識素養，使學校的檔案工作跟上辦公自動化的腳步，實現檔案科技水平的提高，推動檔案事業的發展。

4.結束語

總之，高校人事檔案現代化是社會發展的必然趨勢，實現檔案管理信息化使人事管理工作從傳統的手工管理向現代化轉變，運用現代化的設備進行檔案管理，進而推動檔案事業的發展，提高其業務能力，推動檔案事業的發展，促進高校教育事業的提高。

[1]張慧，劉亞娟.淺析高校人事檔案管理現代化建設的實現途徑[J].科技情報開發與經濟.2011(08)

[2]馬蓉.高校人事檔案管理現代化探討[J].唐山師范學院學報.2011(02)

[3]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現狀與創新[J].吉首大學學報(社會科學版).2011(03)