企業檔案管理存在的問題與解決方法

李兵

（大慶市大同區人才交流服務站 黑龍江 大慶 163515）

企業檔案管理存在的問題與解決方法

李兵

（大慶市大同區人才交流服務站 黑龍江 大慶 163515）

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，企業檔案工作是企業研發、生產、經營、管理活動的基礎性管理工作，應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向。

檔案管理存在的題解決方法

一、做好企業檔案管理中的保管工作

檔案保管工作是檔案管理的日常業務工作，它是關系檔案能否及時、充分發揮作用的重要影響因素，保持良好的庫藏秩序，實現檔案的有效管理，才能保證順利地查找和提取檔案；保證檔案齊全、成套的完好狀態，才能迅速、準確的提供利用；保證檔案的安全，才能使檔案的使用壽命更長。因此，做好檔案的日常保管工作，對檔案的科學管理、有效利用和長久保存都具有重要意義。

1.檔案庫房要保持干凈、整潔，并具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能，并保持適宜的溫度、濕度。檔案庫房要配備合適的消防器材，并按要求定期進行檢查、更換，安全使用電器設備，對電源、線路、開關、照明設施定期檢查，消滅一切火災隱患；檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應有窗簾、窗板等遮陽措施，避免陽光直射檔案；檔案庫房保持適宜溫度，防潮、防濕、防高溫，要注意紙質載體檔案與其他載體檔案保管條件的差異，分類保管為好；同時還要對有害生物采取防護措施，庫房和柜架內防止防蟲劑，發現蟲霉及時處理，確保檔案壽命。

2.檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊，磁性載體應選擇防磁設施，重要檔案應備份。檔案管理人員應選擇合適的裝具，紙質檔案可選用五節柜或密集架；底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折疊；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、磁帶等可選用防磁金屬柜等裝具，存放時注意防磁、碰撞；企業的重要檔案應備份，防止反復多次利用造成損毀。

3.檔案入庫前應去污、消毒，受損的檔案應及時修復或補救，對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。對已接收進館的檔案，要先進行消毒、去塵、去污，以防止有害物質、蟲霉進入庫內；對已損壞或不利于永久保存因素的檔案材料進行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復、檔案修裱等處理，以恢復原貌，提高檔案耐久性；對易損的制成材料和字跡，可采用復制副本、拍照等方式，制成復制品提供使用，以保護檔案原件，檔案保管人員要具有高度的責任心，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

二、檔案管理操作流程要規范化

檔案管理中，檔案的歸檔和借閱都有嚴格的規范要求。檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、排架、保管、統計、提供利用和鑒定銷毀等。

1.檔案的利用服務工作。提供檔案利用服務工作室檔案工作的根本目的，借閱檔案必須填寫登記表，它既是檔案部門記錄、掌論文聯盟http://握提供利用情況的一種登記形形式，又是檔案部門向利用者具體提供檔案時履行交接手續的一種交接憑據，—般檔案借閱時間最好一周為限，特殊情況可予以延長，檔案管理人員對調卷人員填寫的借閱審批單要嚴格審查，按照審批單相關內容履行借閱職能。對在借閱過程中損毀的檔案，要及時通知相關人員修復，按照工作程序進行處理。

2.文件的收集工作。現代企業的檔案管理人員已經不同于傳統企業檔案員，不再是“看堆守攤”的庫房管理工。他們要有責任感和使命感，關注本企業有歸檔責任的部門在工作中對有價值的文件材料的收集和積累情況，定期指導其按規定對有價值的文件材料進行收集、積累、整理和歸檔，避免重要資料在歸檔前就丟失和損毀。同時要時刻關注社會的進步、企業的發展、企業內部部門職能的拓展、先進的技術和先進的管理方式方法在本企業的應用等客觀情況，檔案管理人員要有較強的職業敏感度，及時掌握信息并適時調整歸檔范圍，尤其是計算機技術的廣泛應用，許多企業使用或準備使用erp管理模式，該系統形成的一些數據一旦丟失就不會再生，檔案管理人員要針對這一情況，研究和解決該系統檔案的存儲和管理工作，加強對歸檔責任部門檔案資源形成過程的控制和保護指導，避免因重要資料、資源的遺失給企業造成不可挽回的損失。

3.檔案保管期限的確認。檔案保管期限是衡量和表示檔案價值的一種標識，永久保存的檔案是指反映本企業主要職能活動、重大活動和基本歷史面貌的，在工作查考、經驗總結、科學研究等工作中需要長遠利用，對維護國家、企業和職工權益等方面具有長遠證據價值的檔案，是企業的核心檔案；定期保管的檔案是指檔案保管年限是有限的，一般可分為30年和10年兩檔。

4.文件整理工作。檔案移交到檔案部門后，檔案工作者要按照行業或專業標準對歸檔文件進行整編，編目、裝訂、著錄、排架，完成從文件到檔案“身份”的轉換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整編、編目等。文件材料、數據歸檔后就進入檔案管理工作范圍，檔案整理的好與壞，完全依賴檔案人員的工作責任感和業務能力。企業檔案工作人員要熟悉本企業檔案的分類規則、理論與方法研究和掌握本企業檔案的內容構成和形成特點，根據企業檔案分類方法與庫藏檔案的基本種類設置檔案大類，劃分屬類，進行類目排序，為企業檔案的每個類目固定相應的代字和代號。在檔案分類工作中，應嚴格根據行業或專業的規定進行。