如何提高學校檔案管理與工作的效率

龐曉紅

（黑龍江農墾機械化學校 黑龍江 黑河 164021）

如何提高學校檔案管理與工作的效率

龐曉紅

（黑龍江農墾機械化學校 黑龍江 黑河 164021）

學校檔案作為學校發展進程各大重要事件、寶貴經驗的記錄載體，對其和科學進行管理對弘揚學校文化，提高學校核心凝聚力有著巨大的現實意義。但是，從現階段我國搞笑檔案管理工作的情況來看，其中還存在一定的問題，這些問題如果得不到有效解決，那么將對會學校檔案管理與其工作效率產生阻礙作用，從實際情況出發，具體問題，具體分析，是現階段相關工作人員需要進行的重要內容。文章從幾個方面對其進行了分析和研究。

學校檔案；管理；效率

引言

學校檔案是記錄學校豐功偉績，辦學經驗以及學校文化思想的手段和途徑，同樣也是學校未來發展的依據，以及教師工作的指導，可以說，學校檔案工作凝聚了廣大師生的智慧與結晶。一所學校的成功，需要全體共同努力，檔案作為珍貴的精神財富，強化其管理，是非常必要的。我國高等院校在這個方面取得了一定的成就，但是與實際的需求相比還遠遠不夠，制定科學管理制度，提高管理專業素質，是必然之舉。

一、規范檔案管理，構建完善的檔案管理工作

我國教育事業的發展，帶動了各大高校之間競爭的日益激烈，而競爭反過來又會促進高校建設水平的提高，這樣一來，檔案內容也會越來越豐富，管理起來也更加困難，加之我國在檔案管理方面相對薄弱，管理人員思想意識不高，因此，相關工作人員必須要強化管理宣傳與教育，正確引導全校師生對檔案管理的認識，提高管理檔案管理人員的工作熱情，使其能夠積極進行工作，為學校檔案管理事業的發展，盡一份綿薄之力。我國高校內部，采取校長負責制，因此提高學校檔案管理工作，首先要從領導階層入手，提高領導對于此項工作的重視程度以及監督管理力度，端正管理人員工作行為，要將大難管理工作做作為重點的工作納入到高校管理中去。學校領導要將轉變思想，積極推行完善管理制度的推行，從而更好地實現學校檔案工作開展，為提高學校凝聚力打好基礎。

二、工作效率的提高需要檔案管理的數字化、現代化

除去以上所述之外，在學校建立細化的管理平臺，實現檔案管理的數字化，現代化，是提高其工作效率的重要途徑。在階段，計算機網絡技術在我國高度普及與發展，建立信息檔案管理平臺不但能夠有效提高其工作質量與效率，同時也能夠更加符合時代發展需求，并能夠是管理工作向著更加高效，快速，精確的方向發展。除此之外，實現檔案管理信息化，還能夠提高為學校節約很多人力與物力，有效降低在人力資源方面的資金投入，從而提高學校的經濟收益，檔案管理的數字化需要用數字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用檔案資源，處理、分析和管理整個檔案數據庫，整體解決學校檔案管理過程所面臨的收發、整理、查詢、開發等問題，實現學校檔案資源的合理開發、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。實現檔案管理的數字化之后就省去這些不必要的麻煩，可以直接在計算機面前登錄檔案數據庫，運用搜索引擎，幾秒鐘就可以解決以前要很長時間才能解決的問題。時間上的大大縮短使得學校辦事的工作效率能夠得到較大的提高。另外，在實現檔案管理的數字化以前，查詢檔案一般都借助于紙質檔案來進行查詢，現在就可以從紙質檔案和電子檔案兩方面來查詢相關問題。可見，學校工作效率的提高需要檔案管理的數字化。

三、加強檔案管理與提高工作效率二者相得益彰、相互促進

1.在進行學校檔案管理的過程中，最為重要就是信息資源的管理，由于檔案管理在學校管理過程中的地位日漸凸顯，因此強化管理力度，是非常必要的。學校管理與學校工作效率提高，是學校發展歷程中重要的兩個方面，學校管理人員需要將這兩方面有機的結合在一起，使其相互促進，共同為學校的發展提供動力。同時，相關工作人員要在強化檔案管理的環節中，不斷開發學校信息資源，借助先進的管理工具，采用多元化的管理方法，從而更好地為學校教學以及科研工作服務。需要明確的一點是，加強學校檔案管理，首先就要從認識、了解檔案工作開始，只有對檔案管理工作有了全面，正確的認識，才能夠實現其工作質量的提高，學校還應該擴大宣傳，為檔案工作的順利開展，構建更加優良的環境。

2.建立、健全學校檔案的管理制度。加強學校檔案的管理必須依賴一系列管理制度的健全和完善，學校要根據檔案專業主管機關的規定，結合學校特點和檔案管理發展狀況，制定切實可行的規章制度，保證學校工作的順利運行。

3.加強學校檔案管理隊伍建設。現代管理學認為，在組織資源中，人是最關鍵、最重要、最活躍的因素。同樣，要搞好學校檔案工作也必須有一支結構合理、素質精良的管理隊伍。從以上三個方面加強學校檔案管理的建設，能夠確保為學校提供更優質的服務，提高學校整體工作效率。

4.提高學校工作效率，需要學校檔案管理提供全面、迅速、便捷的資料和服務，需要學校科學有效的措施，要提高人力資源以及學校資金的使用率，同時做好檔案歸納與分類也是非常重要的，工作人員在檔案歸納分類之后，做好整理，為日后查詢和使用資料做準備。提高學校工作效率，將檔案的搜集整理以及統計編輯工作做好，才能夠滿足新形勢下，學校對于檔案管理工作的要求，同時，這些工作也面臨著更多的不確定因素，如檔案所占用庫房空間將極大地節省，檔案管理的工作量減輕，學校管理將更方便，工作效率也自然而然地得到極大的提高。

四、結束語

學校檔案記載著需要發展歷程以及各項成就，也能夠使學校核心文化得以更好的傳播和發揚。明確學校檔案與學校工作效率兩者的關系，強化檔案管理，建立完善的工作交織網絡，推進學校檔案管理工作的信息化，標準化與數字化，能夠合理的借鑒國外先進的技術，最大限度的發揮學校檔案的功能，可以提高經濟收益與社會收益的雙豐收，在新的形勢下，學校檔案工作也必要面臨著更多的挑戰與機遇，在這個挑戰與機遇并存的時代，從實際出發，做到具體問題，具體分析，這樣才能夠受到事半功倍的效果，并最終推動我國學校的管理工作效率提到一個新高度。

[1]蔡穎,黃頻英.高校檔案歸檔臺賬規范管理的研究對策[J].辦公室業務.2011(S1)

[2]秦乃剛.淺析新時期如何做好學校檔案管理工作[J].網絡財富. 2010(22)