論述政府檔案信息的資源管理

姜艷芹

（中共黑龍江省農墾建三江管理局委員會黨校 黑龍江 佳木斯 154000）

論述政府檔案信息的資源管理

姜艷芹

（中共黑龍江省農墾建三江管理局委員會黨校 黑龍江 佳木斯 154000）

檔案信息管理在當下的信息社會中所發揮的作用越來越大，對于政府來說，檔案信息管理更為重要，無論是對于政府的日常運行，還是對于社會的發展來說其作用都是不可忽視的。因此，對于政府檔案信息資源管理的研究是十分有必要的。本文主要闡述了政府檔案信息資源管理的產生，分析了政府檔案信息資源管理的現狀，并對政府檔案資源管理的措施進行了一定的探索，旨在為提高我國政府檔案信息資源管理的水平而提供一些有價值的參考意見。

政府；檔案信息；資源管理；現狀

檔案信息作為政府的一項重要資源，在當今的社會中發揮著巨大的資源。然而，在意識到這一重要性的同時，如何提高政府檔案信息的資源管理成為了檔案管理領域研究的一個重點問題。我國相關領域雖然在政府檔案信息的資源管理方面進行了一定的研究，并且其研究應用在實踐中也取得了很大的成就，但是隨著我國社會的發展以及政府職能的轉變，現有的對政府檔案信息資源管理的研究已經不能滿足發展的需要。因此，在今后的發展中，要加強對政府檔案信息資源管理的研究，并且在研究的過程中逐漸將對政府檔案信息資源管理的研究納入到該領域研究的一個重要課題，從而促進政府在政府檔案信息資源管理方面的提高。

一、政府檔案信息資源管理的產生

政府檔案信息資源管理是社會經濟發展的產物，隨著國家的出現而出現。國家出現以后，在進行行政管理的過程中，便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達一系列的信息，記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源。例如國家在制定法律、政策的過程之中，會產生多種多樣的文字記錄以及檔案資料。

在早期，紙張多充當文字記錄的載體，隨著科技的日益發展，光盤、軟盤等大容量儲存介質得到廣泛的應用，逐漸成為信息記錄的載體。隨著政府職能的不斷演變，管理活動越來越多，致使政府檔案信息資源越來越多，政府檔案信息資源管理逐漸成為政府部門的負擔。為了快速高效地對政府檔案信息資源進行管理，有效地降低政府檔案信息資源管理的成本，美國制定了一系列的信息管理法規，成立了專門機構對政府檔案信息資源管理進行監管。美國的政府檔案信息資源管理以法律為支撐，對于檔案信息資源管理過程中出現的任何問題，都會通過法律來解決。美國的這些舉措在促進了政府檔案信息資源管理迅速發展的同時，也成為政府檔案信息資源管理的開端，為此后政府檔案信息資源管理的發展奠定了基礎。

二、政府檔案信息資源管理的現狀

伴隨著政府職能的轉變，政府管理范圍的增大，政府作為信息主體的同時也成為信息資源管理的主體，因此政府在信息社會化過程中發揮著越來越重要的作用。為了適應信息時代的到來，政府檔案資源管理運用通訊技術、信息技術等手段進行信息化，使得傳統的信息檔案管理得以改造，極大地提高了政府檔案資源管理的效率，最大程度上滿足了社會發展的需要。美國等國家最早提出了社會信息化，發展中國家為了經濟快速發展的需要，也把加快信息化作為社會建設的重點。政府檔案資源管理信息化的過程是對政府機構進行信息技術改造，對政府檔案信息進行規范化、數據化處理的過程，這對政府檔案資源的管理有著很大的作用。

三、政府檔案資源管理的措施

由上述可知，政府檔案信息管理是在社會、經濟的發展過程中逐漸產生的，并且政府檔案管理信息的產生符合社會發展的自然規律，是社會發展所需要的。但是，隨著我國社會的不斷發展與進步，政府職能的不斷轉變，當下政府的政府檔案信息資源管理雖然有了一定的發展，但是，我們在承認發展的同時，也必須要承認當下的管理還存在著一定的欠缺，所以，加強政府檔案資源的管理是十分有必要的。筆者在此對加強政府檔案信息資源管理進行了一定的探索，希望能夠為政府在該方面的提高而獻計獻策。

（一）電子政務環境下的政府檔案信息資源管理

政府的檔案信息資源管理主要是與政府有關的計劃、預算、組織、指導、培訓和控制活動記錄的管理。隨著計算機網絡系統在政府工作中的廣泛應用,導致了信息載體發生了革命性的變化,傳統紙質文獻在政府中所占的比重越來越小,而電子信息則占越來越重要的地位,電子檔案也隨之逐漸增多。因此,加強對電子檔案信息資源的管理已經上升到政府信息工作的重點。據統計,目前各級政府部門大約集聚了全社會信息資源總量的百分之八十,這些信息還常常比一般的信息資源更有價值,質量和可信度也較高。因此,如何加強管理、綜合開發利用這些資源,已經成為各級政府工作的當務之急。但是我國政府的信息資源管理水平比較低,這將會影響檔案的有效開發與利用。

（二）將檔案管理工作做強、做細

在建設電子政務的過程中，各級政府部門應該設立專門的檔案信息資源管理機構，以保證政府檔案信息資源管理工作的有效進行。有關檔案部門要做好政府檔案信息化建設，構建統一的信息資源管理平臺，通過檔案信息資源的共享交換平臺來進行管理活動。政府檔案信息化建設是推動我國電子政務建設的重要內容，充分利用計算機技術，把政府檔案信息按照相關的規范標準進行數字化處理，加快政府檔案信息化建設，推動各級政府部門之間的有效溝通，實現政府檔案資源共享，方便相關資源的查詢檢索，降低信息管理成本，提高政府檔案資源管理的效率。要正確處理好政府檔案信息資源利用和保密之間的關系。要按照相關的規定，對相關的文件進行甄別，哪些文件可以公開，哪些文件不可以公開，應在什么時候公開。加強政府檔案信息資源管理的法制化建設。如今，對政府信息公開的呼聲越來越高，為了保證公民的知情權，各級政府都做了很多嘗試，其中定期的新聞發布會是主要的形式。加強政府檔案信息資源管理的法制化建設可以從法律方面對政府檔案信息資源管理給予保證。加強政府檔案息資源管理人員隊伍建設。

四、結語

綜上所述，隨著社會的發展與變化，政府檔案信息的資源管理勢必也要跟隨時代的潮流而進行一下改變和更新，從而使得政府無論是在服務的領域上，還是在服務的方式和質量上都能得到大幅度的提升。所以，在今后的政府檔案信息資源管理中，要積極的探索發展的新方式、新方法，進而為我國社會的發展做出更大的貢獻。

[1]屈培紅.淺談當前檔案信息資源管理[J].檔案管理，2010（03）

[2]陳惠霞.孟祥喜.苑偉民生檔案信息資源管理體系建設研究[J].蘭臺世界，2010（06）