淺析基層檔案數字化建設

李靜

（建三江管理局就業服務中心 黑龍江 佳木斯 154000）

淺析基層檔案數字化建設

李靜

（建三江管理局就業服務中心 黑龍江 佳木斯 154000）

信息時代檔案工作的主題是檔案信息化建設，而檔案信息化建設中一個重要的內容則是檔案數字化建設。檔案數字化建設可以說是檔案管理過程中一場深刻的革命，因此當今時代檔案數字化建設的研究具有十分重要的意義。

基層檔案；數字化建設；分析

檔案數字化理論的研究始于以美國為代表的西方發達國家，而隨著信息技術與網絡技術的飛速發展，檔案數字化理論的研究已經逐步波及到發展中國家。現今國內對檔案數字化工作的建設還剛起步，并處在探索與論證階段，對檔案數字化建設的研究主要集中在數字檔案館建設、以及一些專門檔案的數字化建設。

現階段國內從傳統檔案管理模式到數字檔案管理模式的過渡性研究中，側重點不夠明顯，稀缺具有現實指導意義的理論，大多停留在概念性的探索。為了更好的應對我國檔案數字化建設的需要，適應現代信息技術的挑戰，指導檔案部門進行檔案數字化建設，本對檔案數字化建設中若干問題進行了探討。

一、檔案數字化的內涵

（一）什么是檔案數字化

檔案數字化是一種綜合性的信息記錄技術，是一種利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術來記錄信息的一種技術手段。所謂的數字化就是用0和1兩位數字編碼來表達一切信息，既是將要記錄的所有信息全都是變成數字信號。由此可見，數字化是就信息而言的，那么檔案數字化也就是檔案信息化，是將紙質文件、以及聲音圖像文件等傳統介質的文件，系統的組織成具有有序結構的檔案信息庫。

（二）檔案資源如何數字化整理

檔案資源數字化整理包括使用數字技術將館藏各種檔案數字化和接收歸檔的電子檔案兩個方面；這是檔案數字化的基礎。其基本途徑一是檔案館把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成三次文獻信息，并以數字化方式輸入計算機上網；二是將各種傳統介質的檔案也將會有選擇性地轉化為二進制數字代碼形式存儲起來，以數字化形式存在。

（三）檔案數字化的優點

傳統的檔案信息經過數字化處理后，提高了計算機檢索速度；節省了檔案的存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件(特別是珍貴檔案)由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強檔案信息資源的開發與利用，更能為檔案館開展特色服務創造條件。

二、檔案數字化的建設

（一）吐舊納新，更新觀念

如今在絕大多數檔案工作人員心中，已經把傳統的檔案管理模式形成了的一種習慣。在思想觀念上對數字化的推行上既不熱心也缺乏激情。在基層檔案部門中工作人員當面對相對有限的檔案庫藏和相對固定的服務對象時，傳統的管理模式仍然好用、管用，日常工作還能做到熟門熟路，那自然覺得沒有棄熟從生、自找不適來推行數字化的必要，對一些老的檔案工作者來講，要把看得見、摸得著的檔案資料變成無形的數字信息來儲存，會在心理上感到不踏買，把數字檔案建設看成是一項費時費力、更缺乏實際意義的“趕時髦”，從而本能地產生抵觸情緒。要消除這種現象，最好的辦法就是讓他們親眼看到數字化成果在實際應用中的卓越表現和優異特點，從心底里真正的認識這個新事物，認可這種新作法。

（二）爭取經費，從“小”到“大”

相對于單位的各項職能和工作分工，基層檔案工作往往處于從屬和次要的地位。在經費分配上，基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向，導致檔案數字化建設硬件投的資金不足，致使基層檔案數字化工作起步艱難。基層檔案數字化要積極爭取經費，把錢用到“刀刃”上，從小規模到大規模，優先開展利用率最高、人民群眾最需要的檔案，一部分、一部分地進行，循序漸進，一年接著一年干，一茬領導接著一茬領導干，不要中斷，持續進行。

（三）內生外引，合力共建

人才是檔案數字化建設的根本，網絡設計和硬件配置需要專業的人才，設備維護和軟件開發需要專業的人才，數據庫的建立和數字檔案的管理同樣需要專業的人才。目前，這方面的人才基層檔案部門非常缺乏，沒有這樣的人才作為基礎，數字化建設就無法從規劃變為現買。我們應充分運用本單位人員和外請人員兩種力量，解決專業人才缺乏的問題。其次，應加強檔案工作者知識結構更新。鼓勵檔案行業從業人員加強學習，不僅要精通檔案業務知識，而且要熟悉計算機、數據庫、網絡通訊等知識，努力培養能夠勝任新時期檔案工作的復合型人才。第三，要充分運用各種有效的激勵手段來調動人員積極性，提高數字化速度和工作效率。

（四）把握重點，民生優先

在推進室藏檔案數字化的過程中，將紙質室藏轉變成數字室藏是一項耗時費力的艱巨工程，很多單位重視數字化設施的建設而輕視數字檔案內容的建設，以致空有數字化系統而無數字檔案內容。數字檔案室建設必須“內容為王”，著重數字內容的積累，著重傳統載體檔案數字化。基層檔案數字化要從過去以技術為主導向以服務為主導轉變，從注重應用信息技術向注重檔案內容信息轉變，建設以服務為主導的檔案信息化體系。我們應本著“利用為重、民生優先”的原則，將“珍貴檔案、民生檔案、利用率高的檔案”優先數字化，把社會急需、群眾急需的檔案優先數字化，努力在較短時間買現數字化工作的高價值、高利用率。

（五）遵循規范，標準同行

檔案數字化建設的最終目標是建立數字檔案館，數字檔案館是在眾多數字檔案室的基礎上形成的。沒有基層檔案的數字化，就沒有構建數字檔案館的基礎信息；不在標準化的規范體系框架下構建基層檔案數字室，即使材料豐富也難以形成全國互聯的高質量的數字檔案館。截止目前，我國相關指導性文件和標準規范出臺相對滯后，檔案信息化標準體系、數字檔案館(室)建設標準體系不夠健全。基層檔案部門在當前的情況下，首先應當緊密跟蹤標準化建設的進程和動態，建立健全自身的檔案數字化建設方案，努力使自身的數字化建設與標準化建設的進程相合拍，數字化建設與標準化建設的發展同步；其次是加強與同行的橫向交流與溝通，主動與本區域數字網絡相接軌。

三、結語

檔案數字化建設是一項復雜的、龐大的系統工程，也是一項長期的、艱巨的戰略任務。就目前形勢來看，在以計算機為核心的信息技術條件下，形成的各種數字文件將是未來數字化檔案資源的主體。數字化檔案資源不僅是檔案信息化建設的基礎和前提，也是建設數字檔案館的基礎和前提。所以通過檔案數字化建設，最終發展結果是要建設數字檔案館，只有這樣，才能為經濟建設和社會發展更好地服務，才能促進中國數字檔案事業的飛速發展。

[1]向立文.檔案數字化建設中若干問題的研究[D].南湘大學，2014;

[2]黃彩珍.論基層檔案數字化建設[J].檔案天地，2014.