淺談交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設

呂儉男

（齊齊哈爾市嫩江公路大橋管理處 黑龍江 嫩江 161400）

淺談交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設

呂儉男

（齊齊哈爾市嫩江公路大橋管理處 黑龍江 嫩江 161400）

人事檔案涵蓋內容諸多，是用人單位員工調動錄用的依據，其管理工作就更為復雜重要，對交通運輸部門來講更是如此。傳統的檔案錄入以落后于時下的科技發展，信息化建設管理成為了主流，深入探討學習其實現過程，真正實現信息數字化的普及，對檔案管理工作意義重大。

交通運輸部門；人事檔案；信息化

一、交通運輸部門人事檔案管理的現狀

人事檔案涵蓋了經歷材料，學歷證明，獎罰證明等眾多重要資料，在管理過程中以安全保密為首要任務。交通運輸部門人員組成復雜，對檔案管理要做到分類準確，錄入及時。領導了解職員最有效客觀的途徑就是查閱檔案，根據記載敘述合理安排員工在適合的崗位工作，提高工作效率同時幫助員工實現自身價值。當今社會發展迅速，各部門管理方式都順應市場經濟需求做出轉變，可人事檔案管理工作還沿用舊體制觀念，停滯原地沒有創新。舊理念下的工作流程費時費力，工作效率又不明顯，只注重保管安全，在查找分類過程都顯得繁瑣笨重。建設檔案管理數字化信息化，對提升團隊整體素質起著重要作用，實現這一建設沒救必須在舊體制上進行改革創新。

二、人事檔案信息化建設的優點分析

（一）檔案信息化過程

通過掃描設備的拍攝將紙質的檔案信息包括圖片傳輸至計算機中，在對其進行處理，將模糊歪曲的檔案文件糾偏處理，至理想效果。再對卷宗信息進行統一錄庫，完場后由工作人員進行校對，確保無漏掃跳掃及錄入不準確問題后，將處理錄入文件兩個文件夾合成數據庫，轉換成PDF格式，完成后再次檢查文件數目，確保無誤后將數據掛入單位人事檔案管理軟件。需要進行查閱打印時無需再查找卷宗，只需在計算機上按年號名字輸入搜索即可，方便快捷，個別需要調動的檔案也可通過電腦直接傳輸。

（二）與辦公自動化之間實現資源的共享。

先進技術的應用使辦公桌更加簡明，各類計劃報表的堆放都由電腦存錄代替。傳統管理方式下檔案查閱都需要工作人員自行傳送，浪費時間效率也不高。資料信息化錄入后，這一過程就簡便了很多。利用交換機形成局域網絡，將各辦公室電腦相連，只需要運行相應編號就可查閱該計算機文件，高效的同時更不用擔心由外網進入的病毒對數據損害。

（三）信息化能夠實現檔案的快速檢索。

檢索一直是檔案共組中非常重要的一項工作內容，采用傳統的工作方式時，當我們需要某一份檔案時，必須依靠管理人員在卷宗上進行人工查找，這種工作方式不僅費力，而且效率也是偏低的。利用信息化技術，進行索引建設，能夠快速精準的完成對檔案的查找，不僅僅可以對某個特定的檔案進行定位，而且能夠對一類或是多類檔案進行查找。只需要選擇模糊或者精確的方式就能夠查找到自己想要的檔案，這種檢索方式價值更高。

（四）減少二次信息添加的時間，提高工作效率

人事檔案并不是收集以后就完全不變的，隨著職工在工作崗位上的不同變化、不同的成績，檔案內容也會不斷的增加，也就是二次信息的添加。傳統模式下的二次信息添加與重新收集一次檔案所耗費的工作時間幾乎相同，工作效率低，不具有實效性。在實現信息化管理以后，管理者可以直接利用信息設備完成內容的添加，減少二次信息添加的時間，提高工作效率。

三、人事檔案管理的信息化建設分析

（一）建立健全管理制度是信息化建設的基礎

無規矩不成方圓，在檔案管理的信息化建設工作上，這一原則同樣適用。要保證各項工作的協調開展，首先必須有一個明確的、可依賴的、具有權威性的制度保障。規章制度，即是保證一項工作順利開展的依據，同時在當前也被認為是評價一項工作質量的重要標準。交通運輸部門也應當針對這項工作制定具體的規范制度，并將其嚴格的貫徹落實。制度的建立，總是與具體的工作相適應，具體到檔案管理工作上，這些制度應該包括：《收集整理制度》，明確收集的范圍和要求，確保檔案內容及時、完整、真實，能夠全面地反映一個人的情況；《安全保密制度》，保障人事檔案的安全，延長檔案的使用壽命；《調用轉遞制度》，明確調用的方式和方法，強調傳遞的流程和要求，以保證人事檔案的安全性和真實性。

（二）重視專業人才隊伍的培養建設

檔案管理工作實現信息化發展，不僅需要具備專業的檔案管理知識，而且需要掌握一定的科學操作技術。人事檔案的重要性決定了這項工作的開展具有嚴肅性，并不是隨意為之。工作流程、數據采集方法、軟件的選擇、安全維護等工作都必須按規定進行。如果工作人員僅僅具備檔案管理的知識，而不具備信息操作能力和技術，那么信息化管理同樣是難以實現的。要真正的實現信息化建設，部門內部必須重視專業人才的培養，培養具有檔案管理知識與信息技術知識的復合型人才。并且，由于這項工作的特殊性，在選拔人才的過程中還必須重視作風、思想、態度等方面的鑒別，只有較高的思想素質與道德水平、責任意識才能確保這些員工掌握了專業技能以后是將其全心全意的用于其本職工作，不會出現泄露檔案資料、個人信息的情況。

（三）加強信息系統的規劃建設

人事檔案的信息化建設并不是孤立的，要想其真正的發揮信息化建設的價值和作用，必須在部門內部形成一個有效的信息系統。信息化的實現，是多個不同的模塊與不同的網絡架構交互作用的結果，其中既要涉及到多媒體技術，數據庫技術，還包括信息網絡安全技術。信息化建設其實就是將這些技術與設備系統整合的過程，具體來看：一方面要建設好人事檔案數據庫系統，實現檔案資料的信息化管理。利用計算機、掃描儀、照相機、錄像機等現代設備和現代技術，將傳統的檔案資料實現數字化、電子化，將紙質檔案資料包含的信息，輸入到文字信息數據庫；通過人事檔案數據庫系統的建立，及時收集、整理、歸檔個人各方面的最新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性、準確性、全面性，實現人力資源的信息化管理。另一方面要加強管理系統的網絡化的建設，實現檔案材料的資源共享。利用網絡技術創新人事檔案工作的管理模式，通過統一的信息系統和標準規范的軟件，搭建便捷、安全的網絡平臺，實現檔案資料的資源共享，最大限度的提供優質高效的人事檔案信息服務。

四、小結

信息化是提高檔案管理工作效率的有效途徑，不斷的學習先進技術，應用在實際工作中，是每一從事人事資源檔案管理人員的使命。形成完整的檔案信息網絡，提高整個黨建的工作效率，使黨建管理工作朝著科學化發展，才能更好地適應時代發展的需要。

[1]李瑋，溫婉稀.論人事檔案管理信息化和社會化[J].科技資訊，2011(18).

[2]崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].價值工程，2011(24).