關于檔案利用工作的體會與思考

楊雪飛

（山東省膠州市檔案局 山東 膠州 266300）

關于檔案利用工作的體會與思考

楊雪飛

（山東省膠州市檔案局 山東 膠州 266300）

檔案資源是社會信息的一部分，也是社會的寶貴財富，在經濟飛速發展的當今社會，檔案信息資源的開發利用對我國現代化建設有著非常大的意義。本文通過分析目前我國檔案信息資源利用存在的主要問題，并根據檔案資源的具體特點提出合理的建議，以供廣大讀者參考。

檔案資源；檔案利用；檔案管理

一、目前檔案資源利用存在的問題

（一）檔案資源利用工作重視不夠

某些部門的管理層認為單位的檔案資源利用不能帶來直接的經濟利益、社會效益等，所以往往將單位的檔案資源利用工作與單位的發展規劃相分離，沒有對其給予足夠的重視。由于這種在思想觀念上沒有重視，導致單位檔案利用在實際工作中經常出現沒有足夠支持的局面，更缺乏比較全面系統的規劃，有些上級的規定無法落實到位，整個檔案資源利用工作不能積極展開，嚴重影響了工作效率。

檔案資源在利用過程中產生的效益往往需要很長的周期，也需要使用檔案資源的各個部門加大投入力度，但是由于檔案資源的回報周期過長，導致很多部門都沒有耐心，也無法在檔案資源利用上耗費太長的時間和精力，所以檔案資源利用工作不能很好地開展。

（二）檔案資源利用體制不健全

雖然目前我國大多單位的檔案資源利用都是以檔案法為主要目標，但是在實際工作中還沒有完全規范化操作，有些管理制度不符合法制管理、科學管理的規定，并且制度建設的進程比較緩慢。比如在起草公文時，有些檔案管理人員對用紙、用筆時沒有按照檔案管理的規定，經常使用一些不耐久的工具，導致公文上的字跡很快就會模糊，影響了檔案的正常利用。造成這樣的原因就是沒有比較健全的體制規定，導致后期的檔案利用工作經常出現差錯。

另外一方面，由于檔案資源利用體制不健全，導致檔案利用工作只是被動服務，僅僅局限于對檔案的整體和保管，或者是對檔案進行分類和組合，從而方面檔案利用者在使用時比較方便，但是這種工作狀態限制了檔案利用程度，被動的檔案服務并沒有給利用者帶來比較滿意的服務。同時，檔案信息資源在編制過程中也是依靠大事記、文件匯編等，而這種開發方式具有嚴重的滯后性，導致檔案利用工作處于落后局面。

（三）檔案資源利用設施建設不足

由于各部門的檔案資源利用工作無法給單位帶來直接的經濟利益和社會效益，所以各部門在對檔案資格管理的資金投入方面比較少，檔案資源利用的基礎設施建設就會出現了不足的局面。比如在工作中會出現資金、場地、人員的不足，并且有些設施比較老化，這樣就會促使單位檔案的資源利用只能應付，很容易造成檔案資源的流失，無法提高管理水平。另外一方面，計算機是檔案資源利用比較重要的設備，而有些部門在這方面沒有投入足夠的資金，導致檔案信息化利用無法展開。

（四）檔案資源利用隊伍綜合素質不高

目前我國各部門的檔案資源利用人員大多是兼職人員，檔案專業人才很少，整個檔案管理隊伍建設不健全。由于兼職人員不是檔案專業出身，沒有相應的專業知識和職業技能，在工作中不能規范化操作，經常出現隨意性行為，這樣就會促使檔案資源利用的不規范。

另外一方面，各單位檔案管理人員有部分是領導家屬，他們往往沒有比較高的學歷，對計算機等現代技術比較陌生，無法實現檔案資源的現代化、信息化管理，再加上他們的年齡比較大，管理意識比較落后，有些人還認識檔案管理只是對卷宗的保管，缺乏比較先進的管理觀念。

受體制的影響，我檔案資源利用引進人才比較困難，一些檔案管理技術比較全面、綜合素質比較高的專業人才無法從事高校檔案資源利用，導致整個隊伍建設出現困難。

（五）檔案資源利用信息化進程緩慢

隨著科學技術的發展，大量的信息化、現代化技術慢慢進入檔案資源利用中，檔案資源利用也在朝著信息化管理的方向發展。但是部門高校的檔案資源利用沒有應用高校數據庫、校園網絡等手段，整個收集工作處于比較滯后的狀態，這樣就會促使成形的檔案資料長期處于休眠狀態，沒有發揮自身的優勢。雖然我國大多部門都采用了計算機技術來輔助檔案資源利用，但是在操作中沒有實現聯網，主要操作方式仍然以單機為主，這樣提高的檔案資源就比較有效，整個管理水平比較低，嚴重影響了檔案共享利用率，沒有實現檔案資源利用網絡化，更沒有實現真正的信息化管理。

（六）檔案資源利用率比較低

檔案通過文字、圖表、聲音等各種形式來記錄國家機構、社會組織和個人的實踐活動，但是在實際利用中卻存在利用率低的問題。首先，檔案有其機密性和專門性，檔案保存的目的在于為形成者日后查閱，但是對于那些外部來說卻沒有特別大的需求。很多檔案都是各種特定部門形成的，和一般普及型信息不同，所以在傳播上受到了限制，再加上有些檔案存在國家機密和個人隱私等內容，都有不同等級的保密期限，所以在使用者上有了很多限制。另外一方面，檔案信息的傳播也有一定局限性，雖然有些部門使用了現代化信息技術，但是檔案依然以比較傳統的方式保存和管理，這樣就導致先進的計算機技術也不能解決檔案傳播慢的問題。

二、解決檔案資源利用問題的主要對策

（一）提高對檔案資源利用工作的重視

首先各單位應該提高對自身檔案資源利用的重視程度，把檔案資源利用看作部門管理工作的重要內容，并且要劃入單位的整體發展規劃之中，加大對檔案資源利用的支持力度，加大資金投入和人才建設。為了更好地提高對單位檔案資源利用工作的認識，各單位應該在檔案資源利用的負責人選撥上給予重視，檔案管理的負責人應該成為單位中層干部，從而在組織上對檔案管理給予充分的認識。

對檔案資源利用的充分認識就是營造良好的工作氛圍，這樣也可以調動檔案工作人員的積極性，為檔案管理工作提供很好的基礎。所以高校檔案資源利用的成功主要在于單位領導的重視，這樣可以帶動整個部門對檔案資源利用的重視，為檔案資源利用與時俱進、開拓創新創造條件。

（二）加強檔案資源利用制度建設

加強檔案資源利用制度建設是從制度上給予檔案資源利用一定的保障，主要是因為檔案管理工作涉及的部門比較多，工作比較繁雜，這樣就需要檔案管理部門人員在工作時要堅持一定的原則，建立完善的工作機制就是這方面的保障。首先應該在檔案資源利用的各個流程，即收集、整理、保管等環節加強制度建設，在具體制度上對檔案管理工作給予規定，保證每個流程都按照規定操作；其次要加強檔案管理信息化的制度建設，這主要是為了適應檔案管理信息化、數字化、網絡化發展的方向。

（三）提高檔案資源利用隊伍的綜合素質

提高檔案資源利用隊伍的綜合素質是從根本上提高檔案管理的水平，他們素質的高低對檔案管理水平有著決定作用。首先應該加大對檔案資源利用人員的培訓，保證他們具備相應的專業知識和職業技能，能夠勝任信息化管理；其次要引進檔案管理專業人才，特別是計算機水平比較高的人才，提高整個隊伍建設。提高檔案資源利用隊伍建設不是短期的任務，它需要長期對管理人員培訓，并且要根據時代的發展、科技的變化，不斷調整培訓內容和培訓方式，保證他們切實適應時代的要求。

（四）加快檔案資源利用信息化進程

檔案資源利用信息化是時代發展的必然，也是提高檔案管理水平的主要途徑，主要工作包括：第一，加快信息化基礎設施建設，包括檔案館的庫房、館藏、檢索工具等方面的建設，提高計算機網絡技術在檔案資源利用方面的運用；第二，促進信息資源建設，要加大利用現代信息技術處理各種檔案和文件，并且在存儲時可以選用數字化操作，進一步方面使用者的查詢；第三，加快檔案資源的社會貢獻，這樣就需要對檔案資源合理配置和開發，在使用時采用多種形式，保證用戶所需信息可以及時查到；第四，推進多媒體數據庫建設，主要是加強檔案資源的數字化管理技術，在資源查詢時努力做到全文信息查詢，提高檔案服務質量和效率。

結論：通過以上分析可以看出，目前我國檔案資源利用中存在的問題主要包括檔案資源利用工作重視不夠、檔案資源利用體制不健全、檔案資源利用設施建設不足、檔案資源利用隊伍綜合素質不高等內容，而解決這些問題可以從提高對檔案資源利用工作的重視、加強檔案資源利用制度建設、提高檔案資源利用隊伍的綜合素質、加快檔案資源利用信息化進程等方面入手，從而提高檔案資源利用率，為廣大人民群眾服務。

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[2]李財富.關于檔案利用工作若干問題的思考 [J].檔案天地，1997，03:18-20.

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[4]陳文靜.關于檔案利用工作中信息倫理問題的研究[J].黑龍江史志，2014，13:169.

楊雪飛（1974年7月-）女；籍貫：山東省青島市膠州市；職稱：館員；研究方向：檔案；畢業院校：吉林省延邊大學。